Как вести учёт затрат в 1С Бухгалтерии 3.0: от справочников до себестоимости

Затраты в 1С Бухгалтерии 3.0 собирают на счетах 20, 23, 25, 26 и 44, а настраивают учёт в трёх местах: в Главное → Учётная политика, в справочнике Справочники → Статьи затрат и в справочнике Справочники → Номенклатурные группы. Прямые расходы падают на счёт 20 по номенклатурным группам, косвенные — на 25 и 26, и в конце периода всё это распределяется и списывается регламентной операцией Операции → Закрытие месяца.

Ниже — рабочий порядок: что настроить до первого документа, какими документами вводить расходы, как они распределяются между видами деятельности, как работают расходы будущих периодов, что происходит при закрытии месяца и какими отчётами всё проверить. Пути меню даны для типовой 1С:Бухгалтерии 3.0.

С чего начать: счета, статьи затрат и номенклатурные группы

Прежде чем проводить первый документ, нужно договориться с программой, куда и в каком разрезе складывать расходы.

Счета затрат. В плане счетов 1С за затраты отвечают:

• 💰 20 — основное производство (прямые расходы на продукцию, работы, услуги);
• 🔧 23 — вспомогательные производства (котельная, ремонтный цех, транспортный участок);
• 🏭 25 — общепроизводственные расходы (косвенные, но связанные с производством);
• 🏢 26 — общехозяйственные (управленческие) расходы;
• 🛒 44 — расходы на продажу (коммерческие: реклама, доставка, зарплата отдела продаж).

Справочник «Статьи затрат». Каждая сумма расхода привязывается к статье. У статьи есть ключевой реквизит — вид расхода для налогового учёта (материальные расходы, оплата труда, амортизация, прочие и т. д.). От него зависит, как расход отразится в декларации по налогу на прибыль. Неверный вид расхода в статье — самая частая причина расхождений БУ и НУ, поэтому заполняйте его осознанно, а не «лишь бы было».

Номенклатурные группы. Это разрез аналитики счёта 20: по сути, направления, по которым считается себестоимость (например, «Столярные изделия», «Монтажные работы», «Услуги по ремонту»). Прямые затраты на производство всегда собираются по номенклатурным группам — без них себестоимость посчитать не получится.

Подразделения. Учёт по подразделениям включается флажком в Главное → Функциональность (закладка с настройками затрат) или появляется автоматически, если подразделений в базе больше одного. Он нужен, когда расходы надо видеть по цехам, участкам или отделам.

Как настроить учётную политику под затраты

Способ списания косвенных расходов задаётся в Главное → Учётная политика. Здесь два принципиальных момента.

Общехозяйственные расходы (счёт 26). По ФСБУ 5/2019 управленческие расходы не включаются в себестоимость запасов. В типовой 1С это реализовано так: счёт 26 в конце месяца списывается напрямую на 90.08 «Управленческие расходы» (метод «директ-костинг»). То есть управленческие затраты признаются расходом периода целиком, а не сидят в стоимости продукции.

Общепроизводственные расходы (счёт 25). Их распределяют на счёт 20 между номенклатурными группами. База распределения выбирается в учётной политике:

Если организация оказывает только услуги и не держит запасы готовой продукции, в учётной политике можно включить списание прямых затрат по счёту 20 без учёта выручки — тогда 20-й счёт закрывается полностью независимо от того, была ли по номенклатурной группе реализация.

Какими документами вводят затраты

Расходы в 1С не вбивают проводками вручную — их формируют первичные документы. Основные:

1. Требование-накладная (Склад → Требования-накладные) — списание материалов в производство: Дт 20.01 Кт 10.01.
2. Поступление (акты, накладные) → Услуги (Покупки → Поступление) — услуги сторонних организаций: аренда, связь, подрядчики. Счёт затрат (20, 25, 26, 44) и статью указывают прямо в строке табличной части.
3. Начисление зарплаты (Зарплата и кадры → Все начисления) — зарплата и страховые взносы распределяются на счета затрат по настройке способов отражения в учёте: Дт 20.01 (25, 26, 44) Кт 70 и Кт 69.
4. Авансовый отчёт (Банк и касса → Авансовые отчёты) — хозяйственные и командировочные расходы подотчётников.
5. Амортизация ОС и НМА — начисляется автоматически при закрытии месяца: Дт 20 (25, 26, 44) Кт 02.

Счёт и статью затрат документ запоминает по контрагенту и номенклатуре, поэтому после первого ввода последующие заполняются быстрее.

Как распределить затраты между видами деятельности

Когда компания совмещает несколько видов деятельности или налоговых режимов (например, ИП на патенте и ОСНО, либо облагаемые и не облагаемые НДС операции), часть расходов нельзя однозначно отнести к одному направлению. Такие затраты распределяют.

В 1С для этого у статьи затрат выбирают способ отнесения расхода. Прямые затраты сразу привязывают к нужной номенклатурной группе или подразделению. Косвенные, которые относятся сразу ко всем направлениям (аренда общего офиса, связь, бухгалтерия), собирают на отдельную статью и распределяют расчётным путём.

Чаще всего базой распределения служит выручка по каждому виду деятельности: чем больше направление заработало, тем большую долю общих расходов на себя берёт. Для раздельного учёта НДС по не облагаемым операциям действует правило «пяти процентов»: если доля расходов по необлагаемой деятельности не превышает 5 % от всех расходов, входной НДС можно принять к вычету полностью.

Как учитывать расходы будущих периодов (РБП)

Расходы будущих периодов — это затраты, которые оплачены сейчас, но относятся к нескольким будущим месяцам: страховые полисы, подписка, неисключительные права на ПО, некоторые лицензии. Их учитывают на счёте 97.

Порядок в 1С:

1. При поступлении услуги в документе Покупки → Поступление (акты, накладные) в строке указывают счёт затрат 97.21 и статью с видом «Расходы будущих периодов».
2. В карточке этой статьи задают параметры списания: сумму, способ признания (по месяцам или по календарным дням), дату начала и окончания, а также счёт и статью, куда расход будет списываться (26, 20 или 44).
3. Каждый месяц при закрытии периода регламентная операция «Списание расходов будущих периодов» переносит очередную часть суммы: Дт 26 (20, 44) Кт 97.21.

Проводка при поступлении: Дт 97.21 Кт 60.01. Дальше 1С сама равномерно разносит сумму по месяцам, вручную считать доли не нужно.

Что происходит при закрытии месяца

Главная операция для затрат — Операции → Закрытие месяца. Это не одна кнопка, а последовательность регламентных операций, которые нужно выполнять по порядку и строго после того, как проведены все первичные документы месяца.

Что программа делает по затратам:

• начисляет амортизацию ОС и НМА;
• списывает расходы будущих периодов;
• корректирует стоимость списанных материалов (пересчёт по средней за месяц);
• распределяет общепроизводственные расходы (25 → 20);
• закрывает счета 20, 23, 25, 26, 44 и формирует себестоимость;
• списывает управленческие расходы (26 → 90.08) и коммерческие (44 → 90.07).

После выполнения закрытия себестоимость готовой продукции отражается проводкой Дт 43 Кт 20.01, а при реализации списывается на 90.02. Если закрытие прошло с ошибкой, 1С подсветит проблемную операцию красным и напишет, что мешает — обычно это незакрытый счёт 20 из-за отсутствия выручки или базы распределения.

Какими отчётами проверить учёт затрат

Чтобы убедиться, что затраты собраны и распределены правильно, используют стандартные и специальные отчёты.

Стандартные отчёты (Отчёты → Стандартные отчёты):

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 20, 25, 26 — показывает обороты и остатки в разрезе номенклатурных групп, статей и подразделений. После закрытия месяца на счетах 25, 26 остатка быть не должно.
• Анализ счёта — откуда пришли и куда ушли суммы по конкретному счёту затрат.
• Карточка счёта — детальная расшифровка до каждого документа.

Справки-расчёты (Операции → Справки-расчёты или по кнопке внутри «Закрытия месяца»):

• 📊 Калькуляция себестоимости — из чего сложилась себестоимость каждой номенклатурной группы;
• 📊 Распределение косвенных расходов — как разошлись суммы со счетов 25 и 26;
• 📊 Себестоимость выпущенной продукции — плановая и фактическая, с отклонением.

Как автоматизировать рутину в учёте затрат

Большую часть ручной работы 1С снимает штатными средствами — важно их настроить один раз:

• Способы отражения зарплаты и амортизации в учёте задают один раз, и дальше суммы сами падают на нужные счета затрат.
• Шаблоны статей и счетов запоминаются по контрагенту и номенклатуре: повторный ввод документа подставляет их автоматически.
• Типовые операции (Операции → Типовые операции) удобны для регулярных ручных расходов с одинаковой структурой проводок.
• Загрузка из банка и ЭДО избавляет от ручного ввода поступлений: документы приходят с заполненными суммами, остаётся проверить счёт и статью.
• Регламентное закрытие месяца можно запускать по расписанию, а контроль ошибок брать из той же формы закрытия.

Чем аккуратнее настроены справочники и способы отражения, тем меньше ручного труда остаётся бухгалтеру: 1С сама соберёт, распределит и спишет затраты, а человеку останется проверить итог по отчётам.

Частые вопросы по учёту затрат в 1С