Новый сотрудник в базе 1С: учётная запись, права и пароль

Чтобы добавить пользователя в 1С 8.3, откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, нажмите Создать, заполните имя для входа, задайте пароль и включите сотрудника в группы доступа. Делать это нужно в пользовательском режиме (1С:Предприятие), а не в Конфигураторе: так программа сразу свяжет учётную запись со справочником и выдаст права через профили.

Путь одинаков для 1С:Бухгалтерии 3.0 и ЗУП 3.1. В УТ 11, КА 2 и ERP раздел называется НСИ и администрирование, дальше пункты те же. Всё, что ниже, работает на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси».

Что проверить до создания учётной записи

Добавлять и настраивать пользователей может только тот, у кого есть административные права. В типовых конфигурациях это участник группы доступа «Администраторы». Если раздела Настройки пользователей и прав в меню нет, значит, вы вошли не под администратором.

Перед стартом соберите:

• 👤 ФИО и должность сотрудника. В БП и ЗУП карточку удобно связать с физическим лицом: тогда в документах подставится ответственный, а сотрудник увидит себя в кадровых данных.
• 🔑 Имя для входа. Короткое и без пробелов: ivanova, Иванова_ОА. Его человек вводит в окне запуска.
• 🧩 Набор задач. Что сотрудник будет делать: только касса, вся бухгалтерия, зарплата, склад. От этого зависит выбор профиля.
• 🏢 Организации и склады, с которыми он работает, если в базе их несколько.
• 💻 Лицензии. Платформа считает не учётные записи, а одновременные сеансы. Завести можно сколько угодно пользователей, но войти одновременно смогут столько, сколько у вас клиентских лицензий.

Добавление пользователя в 1С 8.3 через раздел администрирования

Пути к списку пользователей в основных конфигурациях:

Порядок действий:

1. Откройте список пользователей и нажмите Создать.
2. Заполните Полное имя — так сотрудник будет виден в документах и отчётах.
3. В поле Физическое лицо выберите человека из справочника (в БП и ЗУП). Если его там нет, создайте прямо из поля.
4. Проверьте, что включён флажок Вход в программу разрешён. Без него запись сохранится, но войти по ней нельзя.
5. В блоке аутентификации укажите Имя для входа и нажмите Установить пароль. Пароль вводится дважды.
6. Решите, показывать ли пользователя в списке выбора при запуске. Для базы на 3–5 человек это удобно, для крупной — лишняя подсказка постороннему.
7. Нажмите Записать, затем откройте права: кнопка Права доступа в карточке или вкладка с группами доступа.
8. Отметьте нужные группы доступа и нажмите Записать и закрыть.

Быстрый приём для типовых сотрудников: выделите в списке похожего коллегу и скопируйте карточку (F9). Имя, пароль и физлицо придётся заполнить заново, а права в типовых конфигурациях на БСП обычно переносятся. Перед сохранением всё равно сверьте группы доступа.

Права пользователя: группы доступа и профили

Права в типовых конфигурациях выдаются не ролями напрямую, а через две сущности:

• 📦 Профиль группы доступа — набор ролей под задачу: «Бухгалтер», «Кассир», «Кадровик», «Менеджер по продажам». Поставляемые профили изменять нельзя, но можно скопировать и подправить копию.
• 👥 Группа доступа — профиль плюс список участников и, при необходимости, ограничения по данным. Пользователь получает сумму прав всех групп, в которые входит.

Примерная раскладка для небольшой бухгалтерии:

Точный перечень профилей зависит от конфигурации: откройте Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа и посмотрите, что поставляется в вашей базе. Если готового профиля не хватает, скопируйте ближайший, добавьте роли и создайте новую группу доступа с этим профилем.

Профиль «Администратор» выдавайте одному-двум людям. Администратор может создать себе любые права, удалить пользователей и поменять пароли коллег.

Ограничение доступа к организациям и складам

Когда в одной базе ведётся несколько фирм, сотруднику часто нужен доступ только к своей. Для этого в типовых конфигурациях есть ограничение доступа на уровне записей (RLS).

Как включить:

1. Откройте Настройки пользователей и прав.
2. Включите флажок Ограничивать доступ на уровне записей. Программа предупредит, что после этого может замедлиться работа, и запустит обновление служебных данных.
3. Откройте Группы доступа и создайте отдельную группу, например «Бухгалтер — ООО Север».
4. Выберите профиль, добавьте участников.
5. На вкладке ограничений для вида доступа Организации выберите режим «Разрешены выбранные» и укажите нужную фирму.
6. Запишите группу.

Какие виды ограничений бывают, зависит от конфигурации:

Список доступных видов лучше смотреть в самом профиле: на его вкладке ограничений перечислено всё, что поддерживает ваша редакция.

Ограничение на уровне записей заметно нагружает запросы. В файловой базе на 3–5 человек это почти незаметно, в базе на десятки пользователей и миллионы документов отчёты могут формироваться дольше. Включайте RLS, когда он действительно нужен, а не «на всякий случай».

Пользователи в режиме Конфигуратора

В Конфигураторе есть свой список: Администрирование → Пользователи. Это список пользователей информационной базы на уровне платформы. Пользоваться им для типовых конфигураций стоит в трёх случаях:

• 🔧 базу нельзя открыть в режиме 1С:Предприятие, а войти нужно;
• 🆘 администратор забыл пароль, и надо сбросить его другому пользователю с правами;
• 🧪 нетиповая или самописная конфигурация без подсистемы управления пользователями.

В карточке пользователя Конфигуратора две вкладки:

• Основные — имя, полное имя, аутентификация 1С:Предприятия и пароль, аутентификация операционной системы, флажок показа в списке выбора.
• Прочие — роли, основной интерфейс, язык и режим запуска.

Если создать пользователя только в Конфигураторе, в справочнике «Пользователи» типовой конфигурации его не будет. Программа покажет его как пользователя информационной базы без связи со справочником. Связать можно из списка пользователей в режиме Предприятия — найдите там команду, показывающую пользователей ИБ, и сопоставьте запись с элементом справочника.

Первому пользователю, созданному в Конфигураторе, назначьте роли Полные права и Администратор системы. Без них вы рискуете остаться без доступа к администрированию базы.

Пароли и способ входа

У каждого пользователя может быть два способа входа, и их можно сочетать:

Для входа через ОС в карточке включают соответствующий флажок и указывают пользователя Windows в формате \\ДОМЕН\логин. Если при этом оставить включённой и аутентификацию 1С, сотрудник сможет войти обоими способами.

Требования к паролям в типовых конфигурациях задаются в Настройки пользователей и прав → Настройки входа. Что там обычно настраивают:

• 🔢 минимальную длину пароля — от 8 символов;
• 🔀 требование сложности: буквы разного регистра, цифры, спецсимволы;
• ⏳ максимальный срок действия пароля, например 90 дней;
• 🚫 запрет повторять несколько последних паролей;
• 💤 автоматический запрет входа, если человек долго не заходил в программу.

В карточке пользователя можно потребовать сменить пароль при первом входе. Используйте это всегда, когда пароль задаёт администратор: так пароль будет знать только сам сотрудник.

Когда сотрудник увольняется, учётную запись не удаляйте. Снимите флажок Вход в программу разрешён или отметьте пользователя как недействительного. Так в журнале регистрации и документах сохранится его имя, а войти он уже не сможет.

Как проверить права нового пользователя до выхода на работу

Настроенные права лучше проверить заранее, а не в первый рабочий день сотрудника. Самый надёжный способ — зайти в базу под его учётной записью.

1. Задайте пользователю временный пароль и включите требование сменить его при первом входе.
2. Запустите второй сеанс 1С и войдите под новым именем. Если лицензий впритык, сделайте это, когда кто-то из коллег вышел из программы.
3. Пройдите по разделам, с которыми он будет работать: откройте список документов, создайте черновик, сформируйте один-два отчёта.
4. Если в базе несколько организаций и включено ограничение, проверьте, что в списках видна только своя фирма.
5. Удалите черновик, если он не нужен, и закройте сеанс.

Второй способ — отчёт о правах. В карточке пользователя или в списке групп доступа есть команда, которая показывает итоговые права по объектам: на какие справочники и документы есть чтение, изменение, добавление. Найдите её в командной панели карточки. Отчёт удобен, когда надо ответить на вопрос «почему он видит зарплатные документы» без входа под чужим именем.

Что смотреть в первую очередь:

• 💰 доступ к зарплате и кадровым данным — это персональные данные, их видят только те, кому положено;
• 🏦 доступ к банку и кассе — кто может провести платёж или выдачу денег;
• ⚙️ доступ к настройкам учётной политики и параметрам учёта — его оставляют главному бухгалтеру и администратору.

Частые ошибки при добавлении пользователей

Частые вопросы