Настройка префиксов кодов и номеров документов в 1С
Содержание
Префикс в 1С
включается в двух разных местах, и это зависит от того, какой именно префикс вам нужен. Префикс организации задаётся в карточке организации (Главное → Организации), а префикс информационной базы — в настройках синхронизации данных (Администрирование → Синхронизация данных). Оба значения подставляются в номера документов и коды справочников автоматически, слева от порядкового номера.
Нужно это, когда в одной базе ведётся учёт по нескольким юрлицам или когда базы связаны обменом — распределённая информационная база (РИБ), двусторонняя синхронизация, обмен с управленческой базой. Без префиксов номера в разных организациях или узлах начинают пересекаться: два документа получают 000000001, и потом их не различить ни в отчётах, ни при загрузке.
Ниже — как настроить оба типа префикса в типовых конфигурациях на платформе 8.3 (интерфейс «Такси»), как он влияет на нумерацию и что делать, если номера уже задвоились.
Два вида префикса: организации и базы
Прежде чем что-то включать, определитесь, какая задача перед вами. От этого зависит, куда идти.
| Что нужно | Какой префикс | Где задаётся |
|---|---|---|
| Разделить нумерацию юрлиц в одной базе | Префикс организации | Карточка организации |
| Развести номера между узлами обмена / РИБ | Префикс информационной базы | Настройки синхронизации |
| И то, и другое | Оба сразу | Оба места |
Итоговый номер документа складывается из обоих префиксов и порядкового номера. Схема такая:
[префикс ИБ][префикс организации]-[порядковый номер]
Например, при префиксе базы ЦБ и префиксе организации ТД документ получит номер вида ЦБТД-000000001. Если префикс базы не задан, останется только ТД-000000001. Код справочника (контрагенты, номенклатура) собирается по тому же принципу.
Префиксы в типовых решениях на базе библиотеки стандартных подсистем (БП 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, ERP, КА) работают одинаково — это общий механизм префиксации объектов. Разница только в путях меню до нужной формы.
Важно не путать два понятия. Префикс организации — это реквизит справочника организаций, он живёт внутри базы и ни на что за её пределами не влияет. Префикс информационной базы — это общая настройка всей базы, он один на всю базу и участвует только в обмене данными. Можно обойтись одним из них, можно использовать оба вместе.
Когда поле префикса появляется в карточке организации
Отдельного переключателя «включить префиксы» в типовой конфигурации нет — механизм встроен. Но поле «Префикс» в карточке организации показывается не всегда: оно появляется, когда в базе разрешён учёт по нескольким организациям.
В 1С:Бухгалтерии 3.0 это делается так:
- Откройте
Главное → Функциональность. - Перейдите на закладку
Организации. - Включите флажок
Несколько организаций.
После этого в карточке каждой организации станет доступно поле для ввода префикса. Пока учёт ведётся по одной организации, поле скрыто, потому что разделять нечего.
В УТ 11 и ERP учёт по нескольким организациям включается похоже — в разделе НСИ и администрирование, в настройках сведений о предприятии, флажком Несколько организаций. В ЗУП 3.1 многоюрлицовый учёт включается в настройках предприятия; если поля префикса в карточке нет, в первую очередь проверьте, разрешён ли учёт по нескольким организациям — без него префикс скрыт так же, как в Бухгалтерии.
Префикс организации стоит продумать заранее — до того, как в базе появятся первые документы. Если задать его позже, старые документы сохранят прежние номера, а новые пойдут уже с префиксом. База станет «разнородной» по нумерации.
Как задать префикс организации по шагам
Когда учёт по нескольким организациям включён, настройка занимает минуту.
- Откройте список организаций:
- в БП 3.0 —
Главное → Организации; - в ЗУП 3.1 —
Настройка → Организации; - в УТ 11 / ERP —
НСИ и администрирование → Сведения о предприятии → Организации.
- в БП 3.0 —
- Откройте карточку нужного юрлица.
- Найдите поле
Префикс(обычно рядом с наименованием или на основной закладке). - Введите 2 символа — буквы или цифры. Чаще используют инициалы или аббревиатуру:
ТД,ОП,01. - Запишите карточку.
Длина в два знака — ограничение типового механизма: в стандартную длину кода и номера заложено ровно столько. Делать префиксы длиннее не получится, да и не нужно: двух символов хватает, чтобы развести даже десяток юрлиц.
Префикс должен быть уникальным внутри базы. Если двум организациям задать одинаковые два символа, смысл теряется — номера снова начнут совпадать.
Префикс информационной базы для РИБ и обмена
Префикс организации разводит юрлиц внутри одной базы. А вот когда баз несколько и они обмениваются данными, вступает в игру второй уровень — префикс информационной базы. Он отвечает за то, чтобы документ, созданный в филиале, не столкнулся по номеру с документом из центрального офиса.
Чтобы задать его в БП 3.0:
- Откройте
Администрирование → Синхронизация данных. - Включите флажок
Синхронизация данных(если ещё не включён). - В поле
Префикс информационной базывведите 2 символа.
Поле становится доступным только после включения синхронизации — до этого обмена нет, и разделять базы незачем.
В распределённой информационной базе (РИБ) префикс задаётся для каждого узла отдельно: центральный узел получает один префикс, каждый периферийный — свой. Тогда документ ЦБ-... из центра и Ф1-... из первого филиала никогда не пересекутся, даже если их порядковые номера совпадают.
Пример схемы. Сеть из трёх баз: центральный офис и два филиала. Разумное распределение префиксов — центр ЦО, первый филиал Ф1, второй Ф2. Если внутри филиала несколько юрлиц, добавляется ещё и префикс организации. Документ, созданный во втором филиале по организации с префиксом ТД, получит номер вида Ф2ТД-000000001 и останется уникальным на весь обмен.
Обмен между разными конфигурациями — скажем, между Бухгалтерией и ЗУП — требует того же. У каждой базы должен быть свой префикс информационной базы, иначе элементы, перенесённые из зарплатной базы в бухгалтерскую, рискуют столкнуться по коду с местными. Два символа на базу решают вопрос и в этом случае.
Планируйте префиксы баз централизованно. Удобно вести простой реестр: какой префикс закреплён за каким узлом. Это избавит от путаницы, когда филиалов станет больше трёх, и убережёт от главной ошибки обмена — двух баз с одинаковым префиксом.
Как префикс попадает в коды и номера
Префикс не нужно вписывать вручную в каждый документ — он подставляется автоматически.
При создании нового документа 1С берёт последний номер по этой организации (и базе), прибавляет единицу и приклеивает слева оба префикса. То же самое с кодами элементов справочников: новый контрагент или номенклатура получают код с префиксом текущей базы.
Коды справочников подчиняются тем же правилам. Контрагент, заведённый в базе с префиксом ЦО, получит код вида ЦО-00000001. В обмене это критично: если бы коды в двух базах совпали, механизм синхронизации мог бы принять два разных элемента за один и слить их в одну карточку. Префикс как раз и страхует от такой склейки.
Автонумерация работает, пока поле номера оставлено пустым. Если нужно задать номер вручную:
- Откройте документ и нажмите в поле номера кнопку выбора (или снимите автонумерацию в самом поле).
- Введите нужное значение. Префикс при ручном вводе придётся дописать самому — программа не добавит его к набранному вами номеру.
Ручная правка номера сбивает сквозную нумерацию: следующий автоматический номер программа отсчитает от последнего, и в последовательности появится разрыв. Вручную меняйте номер только при явной необходимости — например, при переносе остатков.
Периодичность нумерации (каждый год с единицы или сквозная) настраивается на уровне конфигурации и к префиксу отношения не имеет. Префикс остаётся постоянным независимо от того, обнуляется счётчик в новом году или нет.
Из-за этого иногда возникает ложная тревога. В январе нового года счётчик у многих видов документов начинается заново, и бухгалтер видит номер ТД-000000001 — такой же, как год назад. Это не сбой и не потеря префикса: год в номере не хранится, документы разных лет различаются датой, а префикс одинаков для всех. Сам префикс не меняется ни в новом периоде, ни при закрытии года — он привязан к организации и базе, а не ко времени.
Что делать с конфликтами нумерации
Самая частая причина обращения к префиксам — номера уже задвоились или загрузка обмена ругается на дубли. Разберём типовые ситуации.
Групповое изменение реквизитов (раздел Администрирование). Меняйте номера партиями и только после резервной копии: перенумерация затрагивает проведённые документы и может повлиять на печатные формы и взаиморасчёты.Перед массовой перенумерацией или сменой префикса в рабочей базе сделайте резервную копию. Операция затрагивает уже проведённые документы, и откатить её по одному будет долго.
Если конфликт возник именно в обмене, не трогайте номера вручную в периферийной базе — исправьте префикс базы и дайте механизму синхронизации разойтись самому. Ручная правка в узле РИБ почти всегда порождает новые расхождения.
Прежде чем что-то менять, посмотрите текущие значения. Префикс организации виден в карточке организации, префикс базы — в настройках синхронизации данных. Часто оказывается, что одно из полей просто осталось пустым: в этом случае достаточно его заполнить, не прибегая к перенумерации. Полная перенумерация задним числом нужна редко — обычно хватает развести префиксы и оставить старые документы как есть.
Префиксы в облачных версиях 1С
В облачном сервисе (модель 1С:Фреш и аналоги) префиксы настраиваются точно так же, как в локальной базе: префикс организации — в карточке организации, префикс базы — в настройках синхронизации. Механизм один и тот же, отдельного «облачного» режима для префиксов нет.
Разница одна, но важная: в облаке нет доступа к Конфигуратору. Поэтому всё, что в коробочной версии иногда делают через конфигурацию (например, нестандартная длина кода), в облаке недоступно — работаете только штатными настройками в режиме «1С:Предприятие». На практике типовых двух символов хватает, и это ограничение почти не мешает.
Если в облаке у вас несколько приложений, которые обмениваются данными, относитесь к каждому приложению как к отдельной информационной базе и задавайте ему свой префикс базы — логика та же, что и для локальных узлов обмена.
Проверить, какой префикс присвоен облачной базе, можно там же, где он задаётся, — в настройках синхронизации данных. Если синхронизация ещё не настроена, полей вы не увидите: для одиночного приложения без обмена это нормально и ничего включать не нужно.