Работа с плательщиками НПД в 1С 8.3: от контрагента до оплаты

Самозанятый в 1С — это обычный контрагент-физлицо или ИП на НПД, а не сотрудник. Платить ему можно без удержания НДФЛ и без страховых взносов, и единственный обязательный документ для признания расхода — чек из приложения «Мой налог».

Отдельной «кнопки для самозанятых» в конфигурации нет. Чтобы начать работу, достаточно правильно завести контрагента , выбрать подходящий вид договора и оформить поступление услуг как обычно — без счёта-фактуры и без входного НДС. Разница с договором ГПХ на физлицо только в одном: по выплатам самозанятому у вас не возникает ни зарплатных налогов, ни отчётности по ним.

Ниже — порядок действий в 1С:Бухгалтерии 8.3 (БП 3.0, интерфейс «Такси»). В ЗУП 3.1 и УТ 11 логика та же: самозанятый проходит как поставщик услуг, а не как физлицо на зарплатном контуре.

Что проверить до начала работы с самозанятым

Прежде чем заводить контрагента и платить, закройте два юридических вопроса — иначе расход не признают, а налоговая переквалифицирует отношения в трудовые.

🔹 Статус НПД на дату сделки. Самозанятым считается тот, кто состоит на учёте как плательщик налога на профессиональный доход. Если человек снялся с учёта или слетел с режима — выплата ему приравнивается к доходу обычного физлица со всеми удержаниями.

🔹 Он не был вашим работником последние 2 года. По ФЗ-422 доходы по сделкам с бывшим работодателем не попадают под НПД в течение двух лет после увольнения. Заплатите такому «самозанятому» — получите доначисление НДФЛ и взносов.

🔹 Лимит дохода 2,4 млн рублей в год. Как только годовой доход самозанятого превышает эту сумму, он теряет статус. На ваши выплаты после потери статуса льгота уже не действует.

Самозанятый, физлицо по ГПХ или ИП — разница для учёта

Прежде чем выбирать вид договора и счета, определитесь, кем на самом деле является ваш исполнитель. От этого зависит, возникают ли у вас обязанности налогового агента.

Главная развилка: с обычным физлицом по гражданско-правовому договору вы — налоговый агент и начисляете зарплатные налоги, а с самозанятым и с ИП таких обязанностей нет. Поэтому самозанятого нельзя заводить через зарплатный контур: там 1С автоматически попытается рассчитать НДФЛ и взносы, которых быть не должно.

Если исполнитель — ИП, который к тому же применяет НПД, он всё равно проходит у вас как поставщик-ИП. Для вашего учёта разница только в том, что в карточке контрагента выбирается вид «Индивидуальный предприниматель».

Как проверить, что контрагент действительно на НПД

Проверка статуса — это не формальность, а защита ваших расходов. Делать её нужно на каждую дату выплаты, а не однократно при заключении договора.

Самый надёжный способ — сервис ФНС «Проверить статус налогоплательщика НПД» на сайте npd.nalog.ru. Вводите ИНН самозанятого и дату, на которую нужна проверка. Сервис покажет, стоял ли человек на учёте в режиме НПД в этот день, — ответ сводится к «да, является плательщиком НПД» или «нет». Этого достаточно, чтобы подтвердить право на льготу по конкретной выплате.

В свежих релизах 1С:Бухгалтерии появилась встроенная проверка статуса самозанятого — она обращается к сервису ФНС прямо из карточки контрагента или из документа оплаты. Если в вашем релизе такой кнопки нет, пользуйтесь сайтом ФНС и сохраняйте результат проверки (скриншот или выгрузку) вместе с чеком.

Заводим самозанятого в справочнике контрагентов

Карточку создаём в разделе Справочники → Контрагенты (кнопка «Создать»). Поля заполняем так, чтобы 1С не считала выплаты зарплатой.

1. Вид контрагента. Выбираете «Физическое лицо», если самозанятый работает как обычный гражданин, или «Индивидуальный предприниматель», если он ИП, совмещающий предпринимательство с НПД.
2. ИНН. Указываете ИНН физлица — именно по нему проверяется статус НПД и формируются чеки. Если подключён сервис 1С:Контрагент, по ИНН подтянутся реквизиты и проверится корректность номера.
3. Банковские реквизиты. Чаще всего самозанятому платят на карту — заносите номер счёта и банк в карточку, чтобы подставлялись в платёжку автоматически.

Не используйте для самозанятого справочники «Сотрудники» и «Физические лица» зарплатного блока. Он проходит только как контрагент — так в учёте не возникнет связи с начислениями зарплаты, НДФЛ и взносов.

Если самозанятых несколько, заведите для них отдельную группу (папку) в справочнике контрагентов. Это ускорит поиск, позволит быстро отфильтровать расчёты именно с плательщиками НПД и построить по ним отдельную оборотку. ИНН в карточке заполняйте всегда — без него не проверить статус и не идентифицировать человека в чеках.

Договор и условия расчётов

Договор заводим на вкладке «Договоры» в карточке контрагента или сразу из документа поступления. Для самозанятого подходит вид договора «С поставщиком» — вы покупаете у него услуги или работы.

В самом договоре с самозанятым (бумажном или электронном) обязательно зафиксируйте:

• что исполнитель применяет НПД и обязан выдавать чек из приложения «Мой налог» на каждую оплату;
• обязанность сообщить вам о снятии с учёта как плательщика НПД;
• предмет — конкретные услуги или работы, без признаков трудовой функции (режим труда, рабочее место, подчинение), иначе отношения признают трудовыми.

Оформляем поступление услуг и чек «Мой налог»

Факт оказания услуги отражаем документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Услуги».

Порядок заполнения:

1. Контрагент и договор — выбираете заведённого самозанятого и договор с поставщиком.
2. Номенклатура — указываете услугу или работу. Если это материалы или товары от самозанятого, выбираете соответствующий вид операции с товарной частью.
3. Счёт учёта затрат — подставляется в зависимости от того, куда относятся расходы: 26, 44, 20 или 91.02.
4. НДС — ставка «Без НДС». Самозанятый счёт-фактуру не выставляет и НДС не предъявляет, поэтому счёт 19 не задействуется.

Основанием для записи в расходы служит чек из приложения «Мой налог». Самозанятый формирует его при получении оплаты и передаёт вам (на email, в мессенджер или ссылкой). Акт можно составить дополнительно — он удобен для детализации, но для НПД не обязателен.

Если платите самозанятому аванс, порядок такой: сначала перечисляете предоплату, самозанятый выдаёт чек на полученную сумму, а услугу закрываете поступлением позже. В 1С аванс пройдёт по счёту 60.02, а при оформлении поступления программа автоматически зачтёт его в счёт задолженности. Чек на аванс так же обязателен, как и чек при оплате за выполненную работу.

Проводки и отражение в отчётности

Главное отличие расчётов с самозанятым — в проводках нет ни НДФЛ (счёт 68.01), ни взносов (счёт 69). Есть только расход и оплата поставщику.

Входного НДС нет, поэтому записи по счёту 19 и книге покупок не формируются. Если платите самозанятому через подотчётное лицо, оплата пройдёт проводкой Дт 60.01 Кт 71.01.

Саму оплату удобно готовить документом Банк и касса → Платёжные поручения. При перечислении самозанятому обратите внимание на два поля:

• Назначение платежа — укажите, что это оплата за конкретные услуги или работы по договору, и что сумма НДС не облагается. Чёткое назначение платежа помогает и банку, и при разборе с налоговой: видно, что это расчёт с поставщиком, а не выплата зарплаты.
• Счёт получателя — реквизиты из карточки контрагента. При оплате на карту физлица указывается номер карты или счёта, привязанного к ней.

После выписки банка платёж закрывает задолженность по счёту 60.01, и в оборотке по контрагенту остаток обнуляется.

Теперь про отчётность — здесь чаще всего и возникает путаница:

• 6-НДФЛ — выплаты самозанятому не отражаются. Вы не налоговый агент, НДФЛ не удерживаете.
• РСВ и персонифицированные сведения — самозанятый в них не попадает. Объекта обложения страховыми взносами нет.
• Расходы для прибыли или УСН — учитываете на основании чека; при УСН «доходы минус расходы» услуги самозанятого уменьшают налоговую базу по общим правилам главы 25 и статьи 346.16 НК РФ.

Для внутреннего контроля расчётов смотрите оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60 в разрезе контрагента: Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Так видно остаток задолженности и все выплаты конкретному самозанятому.

Типичные ошибки при работе с самозанятыми

Эти ошибки обходятся дороже всего — именно на них налоговая снимает расходы и доначисляет налоги.

🔸 Платят без чека. Банковская выписка и акт сами по себе расход не подтверждают. Нет чека из «Мой налог» — нет расхода.

🔸 Проверяют статус один раз. Самозанятый мог сняться с учёта или превысить лимит 2,4 млн рублей. Выплата после потери статуса превращается в доход физлица, и вы задним числом становитесь налоговым агентом.

🔸 Оформляют как сотрудника. Заносят самозанятого в кадровый учёт, начисляют ему «зарплату» — это прямой путь к переквалификации в трудовые отношения.

🔸 Работают с бывшим работником. Нанимают уволенного сотрудника как самозанятого раньше, чем через 2 года. Льгота НПД на такие доходы не распространяется.

🔸 Ставят НДС. Указывают в поступлении ставку НДС и пытаются принять его к вычету. У самозанятого НДС нет в принципе.

Частые вопросы