Включаем задачи и поручения сотрудникам в 1С
Содержание
Задачи и поручения сотрудникам включаются функциональной опцией в разделе Администрирование — но только в тех конфигурациях, где есть механизм совместной работы: 1С:ERP, Комплексная автоматизация, 1С:Документооборот, 1С:Управление нашей фирмой. После включения появляются списки «Мои задачи» и «Задачи мне», а поручения можно адресовать конкретному исполнителю, ставить срок и контролировать исполнение.
Прежде чем искать нужную галочку, стоит понять: словом «задачи» в 1С называют две совершенно разные вещи. От того, что именно вам нужно, зависит и путь настройки, и то, есть ли этот механизм в вашей базе вообще.
Что в 1С называют задачами
Под «задачами» скрываются два независимых механизма, и путают их постоянно.
- «Задачи организации» — это налоговый календарь. Напоминания о сроках сдачи отчётности и уплаты налогов, которые программа показывает на начальной странице бухгалтерских конфигураций (1С:Бухгалтерия 3.0). Это список дел самой организации, а не поручения людям.
- «Бизнес-процессы и задачи» — поручения сотрудникам. Руководитель или ответственный ставит задачу конкретному исполнителю, указывает срок и предмет, а система отслеживает выполнение. Это и есть управление бизнес-процессами, о котором чаще всего спрашивают.
Намерение «настроить права, планирование и контроль исполнения поручений» — это второй механизм. На нём и сосредоточимся, а про налоговый календарь скажу отдельно: его включать почти не нужно, он работает сразу.
Что проверить перед включением
Механизм поручений встроен не во все конфигурации. Если в вашей базе его нет, никакая галочка не появится — и это не ошибка настройки, а особенность редакции.
Где задачи и поручения есть «из коробки»:
- 📂 1С:Документооборот — самый развитый механизм: карты маршрутов, согласование, типовые процессы.
- 🏭 1С:ERP и Комплексная автоматизация — поручения, задачи по проектам и документам.
- 🏢 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) — поручения и напоминания для небольших компаний.
В 1С:Бухгалтерии 3.0 полноценных поручений сотрудникам нет — там живёт только налоговый календарь «Задачи организации». Если вам нужно именно раздавать поручения людям, бухгалтерская база для этого не предназначена.
Перед включением убедитесь в трёх вещах. Прав обычного пользователя для активации опции не хватит — нужен администратор.
Если не уверены, что за конфигурация и редакция перед вами, откройте Главное → О программе (или аналогичный пункт в меню «О программе»). Там видно и название конфигурации, и номер редакции.
Как включить подсистему задач
Включение сводится к одной функциональной опции. Разберём по шагам.
- Войдите в базу под пользователем с правами администратора.
- Откройте раздел
Администрирование. В 1С:ERP и Комплексной автоматизации этот раздел называетсяНСИ и администрирование. - Найдите группу настроек, отвечающую за совместную работу и органайзер. В разных конфигурациях она подписана по-разному — ориентируйтесь на слова «совместная работа», «органайзер», «бизнес-процессы».
- Включите флаг, который активирует задачи и поручения, и сохраните настройки.
Раздел верхнего уровня, с которого начинается путь, в разных конфигурациях называется по-своему:
| Конфигурация | Раздел настроек |
|---|---|
| 1С:ERP, Комплексная автоматизация | НСИ и администрирование |
| 1С:Документооборот | Настройка и администрирование |
| 1С:Управление нашей фирмой | Администрирование |
После сохранения в интерфейсе появляются списки Мои задачи (что поручено мне) и, для руководителей, Задачи от меня или аналогичный список по контролю. Перезаходить в программу обычно не нужно — изменения применяются сразу. Если списки не появились, проверьте, что опция действительно сохранилась, и что у текущего пользователя есть право на работу с задачами — одной функциональной опции без прав недостаточно.
Функциональные опции меняют состав интерфейса для всех пользователей базы, а не только для вас. Включайте задачи осознанно: лишние включённые подсистемы перегружают меню рядовым сотрудникам.
Отдельно про налоговый календарь: в 1С:Бухгалтерии «Задачи организации» формируются автоматически по данным об организации и её системе налогообложения. Если список пуст — проверьте, что в карточке организации указаны система налогообложения и признаки (НДС, сотрудники, имущество). От этих признаков зависит набор напоминаний.
У такой задачи свой жизненный цикл. Пока срок не наступил, она ждёт; по мере приближения даты поднимается в списке; после просрочки подсвечивается. Когда отчёт сдан или налог уплачен, задачу отмечают выполненной — и календарь сам создаёт следующую за новый период. Руками дублировать записи не нужно: календарь ведёт цепочку сроков по каждому налогу и виду отчётности за вас.
Настройка прав: кто ставит и кто исполняет
Задачи бесполезны без правильных прав. Здесь два уровня.
Доступ к самому механизму. Право работать с поручениями выдаётся через профили групп доступа (Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа — точный путь зависит от конфигурации). Исполнителю достаточно профиля, разрешающего видеть и выполнять свои задачи. Постановщику нужен профиль с правом создавать поручения и видеть чужие.
Адресация задач. Поручение адресуется либо конкретному пользователю, либо роли исполнителей — например, «Бухгалтер-расчётчик» или «Снабжение». Если адресовать задачу роли, её увидят все сотрудники с этой ролью, и взять в работу может любой. Это удобно, когда неважно, кто именно выполнит.
Для адресации по ролям и подразделениям сотрудники должны быть привязаны к подразделениям, а роли исполнителей — заполнены. Пустая адресация — главная причина, по которой задача «повисает» и её никто не видит.
Разберём на примере. В отделе продаж есть роль «Менеджер» и роль «Руководитель отдела». Поручения по клиентам адресуют роли «Менеджер» — их видит вся группа, в работу берёт свободный. Руководителю отдела дают профиль, который позволяет видеть задачи всей группы и переназначать их. Тогда постановщик задачи не обязан помнить, кто именно сейчас свободен, — достаточно указать роль.
Руководителю обычно дают право видеть задачи своего подразделения и переназначать их. Рядовому сотруднику — только свои. Не выдавайте право видеть и снимать чужие задачи всем подряд: так теряется смысл контроля исполнения.
Создание поручений и их виды
Когда механизм включён, а права розданы, можно ставить задачи .
Чтобы создать поручение , в списке задач нажмите кнопку создания и заполните:
- Исполнитель — кому адресовано (пользователь или роль).
- Срок — до какой даты и времени нужно выполнить.
- Предмет — к чему относится задача: контрагент, договор, документ, проект. Предмет связывает поручение с объектом базы, и из карточки договора будет видно, какие по нему есть открытые дела.
- Описание — суть поручения понятным текстом.
Виды поручений различаются не отдельным справочником, а предметом и важностью:
| Признак | Для чего |
|---|---|
| Предмет = контрагент/договор | Работа с клиентом, звонок, подготовка документов |
| Предмет = документ | Проверить, согласовать, провести |
| Предмет = проект | Этапы и работы по проекту |
| Важность | Расставить приоритеты в списке исполнителя |
Поручения вручную и по маршруту
Есть два способа порождать задачи. Первый — вручную, как описано выше: человек создал поручение, адресовал исполнителю. Второй — автоматически, по карте маршрута бизнес-процесса.
Карта маршрута — это схема, по которой задачи раздаются сами. Она состоит из точек:
- Точка действия — порождает задачу исполнителю (согласовать, проверить, утвердить).
- Точка условия — ветвление: например, если сумма договора больше лимита, добавить согласование руководителя.
- Разделение и слияние — параллельные ветки, когда документ согласуют несколько человек одновременно, а процесс ждёт всех.
Например, при поступлении договора запускается процесс «Согласование»: сначала задача юристу, затем финансисту, а при крупной сумме дополнительно директору. Пока предыдущий не завершил свою задачу, следующий её не получит — это последовательное согласование; при параллельном все получают задачи сразу. Настройка карт маршрутов — отдельная большая тема, но работают они на том же включённом механизме задач и той же адресации по ролям.
Сроки, напоминания и календарь исполнителя
Планирование держится на сроке и напоминаниях.
У каждой задачи есть срок исполнения — дата и, при необходимости, время. Исполнитель видит свои задачи в списке Мои задачи, отсортированные по сроку: просроченные обычно подсвечиваются и уходят наверх.
Напоминания помогают не пропустить срок. К задаче можно привязать напоминание — программа покажет всплывающее сообщение в заданный момент. Напоминания собираются в общий список органайзера вместе с заметками и другими делами пользователя.
В конфигурациях с календарём (ERP, Документооборот) задачи с датами отображаются в виде календаря или планировщика — так проще увидеть загрузку на неделю и распределить работу равномерно. Если календаря в вашей редакции нет, роль планировщика играет список задач с сортировкой по сроку.
Полезно заранее договориться о правилах в команде:
- срок ставим реальный, а не «на сегодня»;
- важность отмечаем только у того, что действительно горит, иначе признак обесценивается;
- если задача зависит от другой, это проговариваем в описании — автоматической связи «ждёт выполнения другой задачи» в обычном поручении нет, она появляется только в карте маршрута.
Приучите сотрудников ставить реальный срок, а не «на сегодня» по умолчанию. Иначе список исполнителя превращается в сплошной просрочник, и приоритеты теряются.
Контроль исполнения и отчёты
Смысл поручений — довести их до результата. За это отвечает контроль.
Исполнитель, завершив работу, помечает задачу выполненной. Пока она не закрыта, поручение остаётся в списках и попадает в просроченные, если срок прошёл. Постановщик или руководитель видит статус в своём списке контроля.
Что доступно для контроля:
- Список невыполненных и просроченных — быстрый взгляд, что зависло.
- Переадресация — передать задачу другому исполнителю, если первый не справляется или в отпуске.
- Отчёты по исполнительской дисциплине (в ERP и Документообороте) — сколько задач выполнено в срок, сколько просрочено, в разрезе сотрудников и подразделений.
Такие отчёты ищите в разделе, где собрана аналитика по совместной работе, либо в общем списке отчётов конфигурации. Набор зависит от редакции: в Документообороте он богаче, в УНФ — проще.
Если задача поставлена ошибочно или потеряла актуальность, её не удаляют, а отменяют (помечают как неактуальную или прекращают). Так в истории остаётся след, что поручение было и чем закончилось.
Пара приёмов, которые упрощают контроль:
- Отбор по сроку и исполнителю. В списке задач включите отбор по просроченным и по конкретному сотруднику — получите готовый список для планёрки, без выгрузки в отдельный отчёт.
- Предмет вместо описания. Если привязывать поручение к документу или договору (предмет), то из карточки этого объекта видно все связанные задачи. Это удобнее, чем искать поручение по тексту описания.
- Роль на время отпуска. Когда исполнитель уходит в отпуск, его задачи проще переключить на роль, а не на конкретного человека: тогда их подхватит любой коллега с этой ролью, и работа не встанет.
Массовую переадресацию задач увольняющегося сотрудника делайте заранее и аккуратно: если просто отключить его учётную запись, открытые поручения останутся адресованы несуществующему пользователю и выпадут из поля зрения.