Скан, договор или акт в карточке документа 1С: все способы прикрепить файл
Содержание
Чтобы вложить документ в 1С, откройте нужный документ (реализацию, поступление, акт) и нажмите кнопку со скрепкой в его командной панели. Откроется список присоединённых файлов: там выберите Создать → Файл с диска, укажите скан или PDF, и файл сохранится в базе вместе с документом.
Так устроены все типовые конфигурации на Библиотеке стандартных подсистем: Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, Управление торговлей 11, УНФ, ERP. Механизм общий для платформы 8.3, поэтому порядок действий почти не зависит от конфигурации. Отличаются только разделы, где лежат сами документы. Если сканов десятки, скрепка не единственный путь: файлы можно перетащить мышью, а печатную форму сохранить во вложения одной кнопкой.
Скрепка в форме документа: основной способ
Кнопка со скрепкой есть в форме почти любого документа и справочника типовой конфигурации. Рядом с ней обычно стоит счётчик: «Файлы (2)» значит, что к документу уже прикреплено два файла.
Пошагово
- Откройте документ. Если он новый, сначала запишите его кнопкой
Записать: к незаписанному объекту файл не привязать, программа попросит записать документ. - Нажмите скрепку. Откроется форма «Присоединённые файлы» с отбором по этому документу.
- В командной панели нажмите
Создатьи выберите вариант:- 📁
Файл с диска— обычный выбор файла в проводнике; - 🖨️
Со сканера— сканирование прямо в базу (нужен установленный драйвер сканера и компонента сканирования, программа предложит её поставить); - 📄
Из шаблона— новый файл по заготовке, например пустой бланк Word.
- 📁
- Выберите файл и нажмите
Открыть. Он появится в списке. - При желании откройте карточку файла и заполните «Описание»: «Скан подписанного акта», «Договор, редакция от 15.03».
Можно выбрать сразу несколько файлов в окне проводника: зажмите Ctrl и отметьте нужные. Они загрузятся одним действием.
Что можно делать с вложением дальше
| Действие | Как | Зачем |
|---|---|---|
| Просмотреть | двойной щелчок по файлу | откроется в программе, связанной с расширением (PDF — в просмотрщике) |
| Сохранить на компьютер | команда сохранения в меню Ещё | отправить файл контрагенту или аудитору |
| Редактировать | команда «Редактировать» | файл «занимается» вами, правки сохраняются обратно в базу |
| Закончить редактирование | команда «Закончить редактирование» | новая версия попадает в базу, файл освобождается для других |
| Пометить на удаление | Delete или команда пометки | файл удалится при удалении помеченных объектов |
Редактирование работает по схеме «занял → поправил → освободил». Пока файл занят, коллега видит, кто его держит, и не может сохранить свою правку поверх.
Перетаскивание файлов мышью
Если файлов много, быстрее перетащить их из проводника. Откройте список присоединённых файлов документа (та же скрепка), выделите в проводнике один или несколько файлов и перетащите их прямо в таблицу списка. Программа загрузит их и привяжет к документу.
Что важно знать:
- ✅ Работает в тонком клиенте под Windows и в веб-клиенте в современных браузерах.
- ✅ Можно тащить сразу пачку файлов: 10 сканов закрывающих за месяц загрузятся за один заход.
- ⚠️ Папки целиком не загружаются как структура: перетаскивайте сами файлы.
- ⚠️ Перетаскивать нужно именно в список файлов. Если бросить файл на табличную часть товаров или на шапку документа, ничего не произойдёт.
Удобный порядок для бухгалтера на закрытии месяца: откройте проводник с папкой сканов рядом с окном 1С, затем по очереди открывайте документы и перетаскивайте нужный скан в их список файлов. На документ уходит 5–10 секунд.
Вложение из списка документов и из печатной формы
Открывать каждый документ не всегда обязательно.
Из списка (журнала) документов
В списках документов — например, Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) в Бухгалтерии 3.0 — скрепка обычно тоже есть в командной панели или в меню Ещё. Выделите строку документа и нажмите её: откроется список файлов именно этого документа.
Чтобы видеть, к каким документам уже что-то приложено, настройте в списке колонку с признаком наличия файлов, если конфигурация её даёт (Ещё → Изменить форму). Так проще найти «голые» акты без сканов перед проверкой.
Печатную форму — прямо в документ
Это приём, который мало кто использует, хотя он экономит время. Если нужно хранить в документе ровно ту накладную или счёт, что вы отправили покупателю:
- Откройте документ и нажмите
Печать, выберите форму. - В окне печатной формы нажмите кнопку сохранения (дискета).
- В окне сохранения выберите формат (PDF удобнее всего) и вариант «присоединить к документу» вместо сохранения на компьютер.
- Нажмите
Сохранить.
Файл сразу окажется во вложениях документа с понятным именем. Это удобно для истории: если потом документ исправят, у вас останется копия формы в том виде, в каком её получил контрагент.
Вложения в облачной 1С: 1С:Фреш и 1С:Линк
1С:Фреш и другие сервисы в модели сервиса
В облаке вы работаете через веб-клиент или тонкий клиент, подключённый к базе по интернету. Механизм тот же: скрепка, Создать → Файл с диска, перетаскивание.
Отличия, которые чувствуются на практике:
- 🌐 В браузере выбор файла идёт через стандартное окно браузера. Для открытия файлов на редактирование и сохранения правок обратно браузер попросит поставить расширение для работы с файлами 1С. Без него просмотр и загрузка работают, а «Редактировать → Закончить редактирование» — нет.
- 📦 Файлы хранятся внутри облачной базы. Выбрать хранение в томах на диске, как в своей базе, нельзя.
- 📶 Скорость загрузки упирается в ваш канал. Скан на 20 МБ по медленному интернету грузится заметно дольше, чем в локальной базе.
- 💾 Объём вложений входит в размер базы, а у тарифов облачных сервисов бывают ограничения по месту. Сканируйте документы в ч/б с разрешением 200–300 dpi: такой скан акта весит примерно 150–400 КБ, а цветной на 600 dpi — в разы больше.
1С:Линк
1С:Линк — это доступ через интернет к базе, которая стоит у вас на компьютере или сервере. С точки зрения вложений это обычная локальная база: работают все способы выше, а где хранятся файлы (в базе или в томах), решает ваш администратор.
Как загружать файлы кодом (для разработчиков)
Когда нужно массово привязать сотни сканов к документам — например, по номеру документа в имени файла — руками это долго. В конфигурациях на БСП для этого есть программный интерфейс модуля РаботаСФайлами. Код пишите в расширении конфигурации, а не в самой типовой: так он переживёт обновление.
Пример серверной процедуры, которая прикрепляет файл с диска сервера к документу:
&НаСервере
Процедура ПрикрепитьФайлКДокументу(ДокументСсылка, ПолноеИмяФайла)
ФайлНаДиске = Новый Файл(ПолноеИмяФайла);
Если Не ФайлНаДиске.Существует() Тогда
ВызватьИсключение СтрШаблон("Файл не найден: %1", ПолноеИмяФайла);
КонецЕсли;
ДвоичныеДанные = Новый ДвоичныеДанные(ПолноеИмяФайла);
АдресВХранилище = ПоместитьВоВременноеХранилище(ДвоичныеДанные, Новый УникальныйИдентификатор);
ПараметрыФайла = РаботаСФайлами.ПараметрыДобавленияФайла();
ПараметрыФайла.ВладелецФайлов = ДокументСсылка;
ПараметрыФайла.ИмяБезРасширения = ФайлНаДиске.ИмяБезРасширения;
ПараметрыФайла.РасширениеБезТочки = СтрЗаменить(ФайлНаДиске.Расширение, ".", "");
ПараметрыФайла.ВремяИзмененияУниверсальное = ФайлНаДиске.ПолучитьУниверсальноеВремяИзменения();
РаботаСФайлами.ДобавитьФайл(ПараметрыФайла, АдресВХранилище);
КонецПроцедуры
Пара тонкостей:
- 🧩 Путь
ПолноеИмяФайлауказывается на сервере: в клиент-серверной базе это диск сервера 1С, а не компьютер пользователя. Файл должен быть доступен пользователю, от имени которого работает служба сервера 1С. - 🧩 Тип документа должен входить в состав владельцев присоединённых файлов (это задаётся определяемым типом в БСП). У типовых документов это уже настроено; для своего нового документа в расширении тип нужно добавить, иначе вызов упадёт с ошибкой несоответствия типа.
- 🧩 Чтобы получить содержимое уже прикреплённого файла, используйте
РаботаСФайлами.ДвоичныеДанныеФайла(ПрисоединенныйФайл).
Массовую загрузку сначала прогоните на копии базы. Если ошибиться в сопоставлении «файл → документ», сотни сканов привяжутся не туда, и разбирать это придётся вручную.
Когда файл не прикрепляется: ошибки и решения
Администрирование → Общие настройки, группа работы с файлами.Ещё → Изменить форму.Где хранятся вложения и как их не потерять при резервном копировании
Это самый недооценённый раздел. Сканы — часто единственная электронная копия подписанных бумаг, и терять их больнее, чем сам документ.
Два варианта хранения
| Где хранятся | Что попадает в выгрузку .dt | Плюсы | Минусы |
|---|---|---|---|
| В информационной базе | всё, вместе с документами | одна копия = всё сразу | база быстро «толстеет», копии и обновления идут дольше |
| В томах на диске | только ссылки на файлы, без самих файлов | база лёгкая, файлы лежат в обычных папках | тома нужно копировать отдельно |
Вариант задаёт администратор в настройках работы с файлами (Администрирование → Общие настройки). Там же создаются тома и есть команда переноса уже загруженных файлов из базы в тома.
Если файлы хранятся в томах, выгрузка .dt не содержит вложений. Восстановили базу из .dt без папок томов — документы на месте, а сканы открываться не будут.
Как правильно делать копию
- Делайте резервную копию базы (.dt или средствами СУБД) и копию папок томов в одно время, лучше одним заданием.
- Храните копию томов там же, где копии базы, с той же глубиной: если база хранится 30 дней, тома тоже.
- При переносе базы на другой сервер сначала скопируйте папки томов, затем поправьте пути в карточках томов на новые.
- Раз в квартал проверяйте восстановление: разверните копию, откройте 2–3 старых документа и запустите их вложения.
В карточке тома можно задать максимальный размер. Когда том заполнится, файлы пойдут в следующий. Удобно делить тома по годам: архивные сразу кладутся на холодное хранение.
Если вложения пропали
- 🔍 Файл есть в списке, но не открывается — скорее всего, нет файла в томе. Проверьте путь тома и восстановите папку из резервной копии.
- 🔍 Файла нет даже в списке — его удалили через пометку на удаление и обработку удаления. Вернуть можно только из резервной копии базы.
- 🔍 После восстановления из старой копии новые сканы пропали — их загрузили позже даты копии. Найдите исходники на компьютерах сотрудников или в почте.