Вложения в 1С 8.3: где хранятся файлы, как добавить, править и не потерять их
Содержание
Чтобы вложить файл в 1С, откройте нужный документ или карточку справочника и нажмите кнопку со скрепкой на командной панели формы. Откроется список присоединённых файлов: нажмите Добавить, выберите файл с диска или просто перетащите его мышью из проводника в это окно. После записи файл привязан к документу и виден всем, у кого есть права на этот документ.
Так работают все типовые конфигурации на Библиотеке стандартных подсистем (БСП): Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, КА, ERP, УНФ. Механизм общий для платформы 8.3, отличаются только мелочи оформления. Есть три способа прикрепить вложение: вручную через скрепку, перетаскиванием и сохранением печатной формы прямо в документ. Первый подходит для договоров и писем, второй удобен для пачки сканов, третий — когда нужно зафиксировать, что именно ушло контрагенту.
Что настроить до первого вложения
Прикреплять файлы можно «из коробки», но администратору стоит заранее решить, где они будут храниться. От этого зависит размер базы, скорость резервного копирования и то, что вы восстановите после сбоя.
Настройки лежат в разделе Администрирование → Общие настройки, в группе про работу с файлами. Там четыре важных параметра:
- 📦 Место хранения. По умолчанию файлы пишутся прямо в информационную базу. Флажок хранения в томах на диске переносит новые вложения в каталоги на сервере или в сетевой папке.
- 📏 Максимальный размер файла. Всё, что больше, программа не примет. Значение задаётся в мегабайтах.
- 🚫 Запрещённые расширения. Список типов, которые нельзя загрузить. В типовой поставке туда уже включены исполняемые файлы и скрипты.
- 🔎 Полнотекстовый поиск. Если он включён, 1С индексирует текст вложений поддерживаемых форматов, и договор можно найти по фразе из его содержимого.
База или тома: что выбрать
| Вариант | Когда подходит | Минусы |
|---|---|---|
| В информационной базе | Файловая база, мало вложений, один администратор | База растёт, выгрузка .dt становится тяжёлой |
| В томах на диске | Клиент-сервер, много сканов, база от десятков гигабайт | Каталоги тома нужно копировать отдельно от базы |
Практичный ориентир: если пользователи прикрепляют сканы ко всем входящим документам, через год-два вложения начинают весить больше, чем сами учётные данные. В такой базе тома окупаются сразу.
Как создать том хранения
- В тех же общих настройках установите флажок хранения файлов в томах.
- Откройте ссылку на список томов и создайте новый.
- Укажите наименование, полный путь для Windows (и для Linux, если сервер 1С работает на нём) и максимальный размер тома.
- Запишите карточку. Новые вложения пойдут в этот том, старые останутся там, где лежали.
В клиент-серверной базе файл в том записывает не пользователь, а рабочий процесс сервера 1С. Путь должен быть доступен учётной записи, под которой запущена служба агента сервера (по умолчанию USR1CV8), с правами на чтение и запись. Сетевой диск, подключённый буквой у пользователя, сервер не увидит — указывайте UNC-путь вида \\fileserver\1c_files\buh.
Как прикрепить файл к документу: пошагово
Разберём на примере поступления товаров и услуг в Бухгалтерии 3.0. В других документах и справочниках порядок тот же.
- Откройте документ. Если он новый, сначала запишите его: к незаписанному объекту файл привязать нельзя, программа попросит записать документ.
- Нажмите кнопку со скрепкой на командной панели. Если её не видно, загляните в меню
Ещё— на узкой форме часть кнопок прячется туда. - В открывшемся списке файлов нажмите
Добавитьи выберите вариант: файл с диска, из шаблона или со сканера. - Укажите файл в стандартном окне выбора. Чтобы взять сразу несколько, выделите их с зажатой
Ctrl. - Проверьте карточку файла: при необходимости поправьте наименование и добавьте описание, например «Подписанный скан, оригинал в папке 2-14».
- Закройте список. Возле скрепки в форме документа появится счётчик или изменится значок — так видно, что вложения есть.
💡 Самый быстрый путь — перетаскивание. Откройте список присоединённых файлов и перетяните в него один или несколько файлов из проводника. Окно выбора при этом не нужно.
Вложение со сканера
Пункт «со сканера» работает, если на компьютере установлена компонента сканирования 1С и драйвер сканера с поддержкой TWAIN. При первом запуске программа сама предложит установить компоненту. В настройках сканирования задают разрешение, цветность и формат результата: для первички обычно хватает 200–300 dpi в оттенках серого и многостраничного PDF.
Печатная форма как вложение
Этот приём многие пропускают. Сформируйте печатную форму документа (счёт, акт, ТОРГ-12), нажмите в окне печати кнопку сохранения и выберите не сохранение на диск, а присоединение к документу. Укажите формат — PDF подходит лучше всего. Печатная форма ляжет в список файлов того документа, из которого её сформировали.
Так удобно фиксировать, какая версия счёта ушла клиенту. Если документ потом поправят, в базе останется PDF с исходными суммами.
Редактирование вложенных файлов и их версии
Присоединённый файл можно не только смотреть, но и править прямо из 1С. Механизм устроен как в системах документооборота: файл берут на редактирование, и пока он занят, другой пользователь не сможет записать в него свои правки.
Как отредактировать файл без потери изменений
- В списке файлов выделите нужный и нажмите
Редактировать. Файл помечается как занятый вами. - 1С скачивает копию в ваш рабочий каталог на компьютере и открывает её в программе по умолчанию: Word, Excel, просмотрщике PDF.
- Внесите правки и сохраните файл в самой программе — обычным
Ctrl+S. - Вернитесь в 1С и нажмите
Закончить редактирование. Только в этот момент изменённый файл попадает в базу, а блокировка снимается.
Если закрыть Word и забыть про «Закончить редактирование», правки останутся только на вашем компьютере. Коллеги будут видеть старую версию, а файл — висеть занятым.
Промежуточный вариант — команда сохранения изменений без освобождения файла: новая версия уходит в базу, но файл остаётся за вами. Удобно, когда правите большой договор в несколько подходов.
Как работает версионность
В карточке файла есть флажок хранения версий. Если он включён, каждое завершение редактирования создаёт новую версию, а старые остаются доступны в списке версий карточки. Любую из них можно открыть, сохранить на диск или сделать текущей.
| Ситуация | Хранить версии? |
|---|---|
| Договор с несколькими кругами согласования | Да |
| Регламент или шаблон, который периодически обновляют | Да |
| Скан первички, который не меняется | Нет, лишний объём |
| Фото товара, которое заменяют целиком | Обычно нет |
Версии хранятся там же, где и сам файл. Договор на 15 МБ с десятью версиями займёт около 150 МБ в базе или в томе. Включайте версионность осознанно, а не на всех файлах подряд.
Массовая загрузка и групповые действия с вложениями
Перетаскивание и множественный выбор закрывают задачу «много файлов к одному документу». Задача «по файлу к каждому из сотни документов» в типовых конфигурациях штатной кнопки не имеет.
Что можно сделать без программиста:
- 📂 Несколько файлов к одному объекту. Выделите их в окне выбора с
CtrlилиShiftлибо перетащите группой. - 🖨️ Пакет печатных форм. Выделите в журнале несколько документов, сформируйте печать и сохраните результат через окно сохранения печатной формы. Так за один проход получают PDF по всем выделенным документам.
- ✉️ Отправка вложений. Из списка файлов вложение можно отправить по почте, если в программе настроена учётная запись электронной почты.
- 💾 Выгрузка на диск. Команда сохранения в списке файлов копирует выбранный файл в указанную папку.
Для действительно массовой привязки, например сотен сканов, названных по номерам документов, пишут обработку. Она ищет документ по номеру и дате из имени файла и создаёт присоединённый файл через программный интерфейс БСП. Это работа на несколько часов для программиста 1С, и такую обработку подключают как внешнюю, без правки конфигурации.
Перед массовой загрузкой в рабочую базу прогоните обработку на копии. Ошибка в разборе имени файла привяжет сканы не к тем документам, а чистить сотни вложений вручную долго.
Если файл не прикрепляется
Ошибки с вложениями почти всегда сводятся к настройкам, правам или доступу к тому. Ниже — частые симптомы и проверка для каждого.
Отдельный случай — файл открывается, но правки «пропадают». Причина почти всегда одна: пользователь сохранил документ в Word, но не нажал в 1С завершение редактирования. Найдите его копию в рабочем каталоге на компьютере, путь к нему виден в персональных настройках работы с файлами.
Права, безопасность и резервные копии вложений
Вложения наследуют доступ от владельца. Если пользователь не видит документ, он не увидит и файлы к нему. Права на добавление и изменение файлов настраивают в профилях групп доступа: можно дать бухгалтеру просмотр сканов, но запретить их удаление.
Что ещё стоит сделать администратору:
- 🔐 Электронная подпись. Если в программе настроена подпись, файл в списке можно подписать или зашифровать. Подписанный скан нельзя тихо подменить: подпись перестанет проходить проверку.
- 🧹 Пометка на удаление. Удалённые пользователем вложения сначала только помечаются. Физически они исчезнут после удаления помеченных объектов.
- 📁 Права на каталог тома. Доступ к папке на сервере оставьте только служебной учётной записи 1С и администраторам. Иначе любой сотрудник откроет сканы в обход прав 1С.
Главная ловушка резервного копирования
Выгрузка информационной базы в .dt и резервная копия СУБД не содержат файлы, которые лежат в томах на диске. В базе хранятся только ссылки на них. Если после сбоя восстановить базу из копии без каталогов тома, все вложения будут открываться с ошибкой.
Правильная схема:
- Копируйте базу и каталоги томов в одно и то же окно времени, например ночью одним заданием.
- Храните копии вместе и с одинаковой датой в имени.
- Раз в квартал проверяйте восстановление на тестовом сервере: открывайте пару случайных вложений.
Для файловых баз, где всё хранится внутри, копия файла 1Cv8.1CD содержит и вложения. Зато такой файл быстро растёт: при больших объёмах сканов файловую базу
стоит переводить на тома или на клиент-серверный вариант.
Перенос вложений из базы в тома
Включение томов не переносит уже загруженные файлы. В актуальных релизах БСП в настройках работы с файлами есть команда переноса файлов из информационной базы в тома. Запускайте её в нерабочее время: перенос тысяч файлов нагружает сервер и растягивается на часы, а пользователи в это время получают задержки при открытии вложений.