Внесение наличных в кассу организации в программе 1С

Деньги в кассу приходуют одним документом — Банк и касса → Касса → Кассовые документы, кнопка Поступление. Это приходный кассовый ордер (ПКО) по счёту 50.01. Весь расчёт сводится к одному выбору: указать правильный вид операции, и программа сама подставит кредитовый счёт в проводке — 62, 71, 51 или 75.

Разница между сценариями именно в этом счёте. Розничная выручка идёт с 90-го или 62.Р, остаток подотчётных — с 71-го, наличные из банка — с 51-го, взнос учредителя — с 75-го или 66-го. Дебет у всех один: 50.01 «Касса организации». Ниже — как оформить каждый случай и чем потом проверить остаток.

Приходный кассовый ордер: где создать и что заполнить

Все поступления наличных в кассу оформляются ПКО. Открывается он в разделе Банк и касса → Кассовые документы — в этом журнале лежат и приходные, и расходные ордера. Кнопка Поступление создаёт новый приходный ордер.

Обязательные реквизиты:

• 💰 Вид операции — главный переключатель вверху формы. От него зависит проводка.
• 🏢 Контрагент / подотчётное лицо — от кого деньги. Поле меняется в зависимости от вида операции.
• 📄 Сумма и счёт учёта (50.01 — основная касса, 50.02 — операционная касса обособленного подразделения).
• 🖊 Основание и Приложение — что печатается в бумажном ордере по форме КО-1.

После проведения ПКО попадает в кассовую книгу. Задним числом проводить кассовые документы нельзя: нарушается нумерация и остаток на конец дня. Один день — одна сквозная нумерация ордеров.

Видов операции в ПКО несколько, и выбор определяет кредитовый счёт:

• Оплата от покупателя — наличные от клиента по отгрузке, Дт 50.01 Кт 62.01;
• Розничная выручка — приход из неавтоматизированной точки, Кт 90.01.1;
• Возврат от подотчётного лица — остаток аванса, Кт 71.01;
• Получение наличных в банке — снятие с расчётного счёта, Кт 51;
• Расчёты по кредитам и займам — заём, Кт 66 или 67;
• Прочий приход — всё остальное, счёт кредита задаёте вручную.

Чаще всего путаница возникает между «оплатой от покупателя» и «розничной выручкой». Первое — когда есть конкретный договор и покупатель-контрагент, второе — безличная выручка магазина за день.

Поступление розничной выручки из торговой точки

Как приходуется выручка, зависит от того, автоматизирована точка или нет.

Автоматизированная торговая точка (АТТ) — продажи пробиваются через онлайн-кассу и фиксируются в программе. Выручку приходует документ Продажи → Отчёты о розничных продажах, который закрывает смену ККТ. Отдельный ПКО создавать не нужно — отчёт сам формирует проводки:

• Дт 50.01 Кт 62.Р — наличная выручка в кассу;
• Дт 62.Р Кт 90.01.1 — признание розничной выручки.

Неавтоматизированная точка (НТТ) — учёт ведётся по инвентаризации, продажи поштучно не фиксируются. Здесь выручку заносят вручную через ПКО с видом операции Розничная выручка. Проводка: Дт 50.01 Кт 90.01.1 (или через 62.Р — зависит от настройки счёта учёта розницы).

Если магазин принимает оплату картой, эквайринговая часть в наличную кассу не попадает: она идёт на счёт 57 «Переводы в пути», а затем на расчётный счёт. В кассу приходуют только наличную часть выручки.

Возврат неизрасходованных подотчётных сумм

Сотрудник взял деньги под отчёт, отчитался авансовым отчётом, часть осталась — остаток он возвращает в кассу. Оформляется это ПКО с видом операции Возврат от подотчётного лица.

Порядок:

1. Сначала проведите Авансовый отчёт — он покажет перерасход или остаток по работнику.
2. Создайте ПКО Поступление, вид операции Возврат от подотчётного лица.
3. В поле Подотчётное лицо выберите сотрудника, укажите сумму остатка.
4. Проведите. Проводка: Дт 50.01 Кт 71.01.

После возврата сальдо по счёту 71.01 по этому сотруднику должно закрыться в ноль (если он отчитался полностью). Проверить удобно отчётом Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71.01 с отбором по работнику.

Снятие наличных со счёта в банке в кассу

Деньги с расчётного счёта в кассу заносят по денежному чеку из чековой книжки, а в программе оформляют ПКО с видом операции Получение наличных в банке.

Шаги:

1. Снимите деньги в банке по чеку (или через корпоративную карту в банкомате — тогда банк спишет сумму со счёта).
2. В 1С создайте ПКО Поступление, вид операции Получение наличных в банке.
3. Укажите Банковский счёт, с которого сняты деньги, и сумму.
4. Проведите. Проводка: Дт 50.01 Кт 51.

Встречный документ по банку (Списание с расчётного счёта) формировать отдельно не нужно, если вы грузите выписку из клиент-банка: в выписке снятие наличных уже отражено по тому же счёту 51. Главное — чтобы одна и та же сумма не прошла дважды: один раз по кассе, второй раз по банковской выписке с тем же счётом 51.

Снятие и внесение наличных банк проводит по 51-му счёту симметрично, поэтому разнесённые суммы в итоге должны дать корректное сальдо и по кассе, и по расчётному счёту.

Взнос учредителя: вклад в капитал или заём

«Внести деньги от учредителя» — это два разных по сути события, и проводки у них разные.

Для вклада в уставный капитал выбирайте вид операции Прочий приход и в поле счёта кредита укажите 75.01 с привязкой к учредителю. Для займа — вид Расчёты по кредитам и займам, тогда программа подставит счёт 66 (краткосрочный заём) или 67 (долгосрочный) и попросит указать договор займа.

Если учредитель вносит заём, с которого позже планируется возврат, обязательно оформляйте письменный договор займа — без него налоговая может переквалифицировать поступление в выручку.

Отдельно про предельную сумму. Между двумя организациями или с участием ИП наличные расчёты по одному договору ограничены суммой 100 000 ₽ — это касается оплаты товаров, займов и их возврата. Расчёты с обычными физическими лицами (в том числе с учредителем-гражданином, вносящим деньги как физлицо) под этот предел не попадают. Поэтому вклад в капитал или заём от учредителя-физлица можно внести наличными любой суммой, а вот заём от учредителя-ИП или другой компании — только в пределах лимита по договору.

Работа с ККМ и сменой кассира

Наличные, которые принимает кассир через онлайн-кассу (ККТ), сначала проходят через фискальный накопитель, и только потом попадают в бухгалтерскую кассу организации.

Цепочка такая:

1. Кассир открывает смену на ККТ (в рабочем месте кассира — РМК, или прямо на аппарате).
2. Пробивает чеки на каждую продажу — деньги фиксируются в фискальном накопителе.
3. В конце смены закрывает смену, аппарат печатает отчёт о закрытии (Z-отчёт).
4. В 1С на основании смены формируется Отчёт о розничных продажах — он и приходует выручку в кассу проводкой Дт 50.01 Кт 62.Р.

РМК открывается из раздела Продажи → Розничные продажи (ККМ) при подключённом оборудовании. Если касса работает в офлайн-режиме без интеграции, выручку заносят вручную отчётом о розничных продажах по данным Z-отчёта.

Бухгалтерская «касса 50» и «касса ККТ» — не одно и то же. Сумма в фискальном накопителе на конец смены должна совпадать с суммой, которую отчёт о розничных продажах занёс на счёт 50. Расхождение — повод искать непробитый возврат или ручной чек.

Контроль остатка и инвентаризация кассы

Остаток в кассе на любую дату проверяют тремя отчётами в разделе Банк и касса:

• 📘 Кассовая книга (КО-4) — обязательный регистр, показывает приход, расход и остаток по дням. Формируется за день или период.
• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50 — приход, расход и конечное сальдо за период.
• 🔎 Карточка счёта 50 — все движения построчно, если нужно найти конкретный ордер.

Сальдо по счёту 50 на конец дня — это и есть сумма наличных, которая должна лежать в кассе физически.

Лимит остатка кассы. Сверх установленного лимита держать наличные в кассе нельзя — излишек сдают в банк. Но субъекты малого предпринимательства и ИП вправе лимит не устанавливать и хранить любую сумму. Если организация к малому бизнесу не относится, лимит рассчитывают по правилам порядка ведения кассовых операций и оформляют приказом.

Инвентаризация кассы. Проводится перед годовой отчётностью и при смене кассира. Фактический остаток пересчитывают и сравнивают с данными учёта (счёт 50), результат оформляют актом ИНВ-15. Расхождения проводят ручной операцией:

• излишек — Дт 50.01 Кт 91.01 «Прочие доходы»;
• недостача — Дт 94 Кт 50.01, затем списание на виновное лицо (Дт 73.02 Кт 94) или в расходы (Дт 91.02 Кт 94).

Отдельного документа «Инвентаризация кассы» в типовой конфигурации нет — расхождение заносят документом Операция (бухгалтерская справка) с указанными проводками.

Частые вопросы