Размен в ККМ и пополнение операционной кассы в «Управлении нашей фирмой»

Чтобы в 1С внести деньги в кассу ККМ (размен на начало смены), в 1С:УНФ откройте рабочее место кассира, убедитесь, что смена открыта, и выполните команду внесения: введите сумму, и касса напечатает служебный чек внесения. Если деньги приходят в операционную кассу (с расчётного счёта, от учредителя, из кассы ККМ), создайте документ «Поступление в кассу» в разделе Деньги и выберите вид операции по смыслу.

Главное — не перепутать две кассы. В УНФ есть операционная касса (справочник «Кассы», сейф бухгалтерии) и касса ККМ (справочник «Кассы ККМ», денежный ящик у кассового аппарата). Размен в ящик — это перемещение денег между ними, а не новый доход.

Что проверить до первой операции внесения

Внесение не пройдёт или запишется не туда, если не готовы три вещи: справочники, оборудование и права кассира.

Справочники

• 💼 Кассы — хотя бы одна операционная касса организации с валютой рублей.
• 🧾 Кассы ККМ — элемент на каждый кассовый аппарат. В карточке указывают организацию, подключённое фискальное устройство и склад (розничную точку), за которым закреплена касса.
• 📂 Статьи движения денежных средств — нужна статья для внутреннего перемещения наличных, иначе отчёт о ДДС покажет размен как поступление.

Оборудование

Фискальный регистратор подключают через справочник «Подключаемое оборудование» — проще всего найти его через поиск по командам в верхней панели программы. Для устройства установите драйвер производителя (АТОЛ, Штрих-М и другие) и нажмите «Проверить устройство» в карточке экземпляра оборудования.

Права кассира

Кассир должен видеть свою кассу ККМ и иметь доступ к рабочему месту кассира. Если у пользователя ограничен доступ по организациям, а касса ККМ оформлена на другую организацию, команда внесения будет недоступна или выдаст ошибку прав.

Внесение размена в кассу ККМ через рабочее место кассира

Это основной сценарий для магазинов, кафе и сервисов с наличной выручкой. Утром в денежный ящик кладут, например, 5 000 ₽ мелкими купюрами, чтобы было из чего давать сдачу.

Порядок действий

1. Откройте раздел Продажи и запустите рабочее место кассира (РМК).
2. Выберите кассу ККМ, если их несколько.
3. Откройте смену. Многие драйверы делают это автоматически при первой операции, но надёжнее открыть смену отдельной командой и дождаться отчёта об открытии.
4. Найдите в панели РМК команду внесения денежных средств (рядом с ней — команда выемки).
5. Введите сумму: 5000. Комментарий напишите коротко, например «Размен на смену».
6. Подтвердите. Касса напечатает служебный документ «Внесение».
7. Положите наличные в ящик и подшейте чек к отчёту смены.

Что происходит в учёте

После внесения проверьте журнал денежных документов в разделе Деньги. В зависимости от релиза программа:

• 🔄 либо сама создаёт документ перемещения из операционной кассы в кассу ККМ;
• 🖨 либо только печатает чек на ККТ, а движение денег надо оформить документом вручную.

Во втором случае создайте «Расход из кассы» с видом операции, связанным с передачей денег в кассу ККМ: в поле получателя укажите кассу ККМ, сумму — ту же 5 000 ₽.

Приход наличных в операционную кассу: виды операций

Второй сценарий — деньги приходят в «большую» кассу организации. Документ один — «Поступление в кассу» (приходный кассовый ордер , форма КО-1). Разница только в виде операции и аналитике.

Как создать документ

1. Откройте Деньги и перейдите в список документов поступления в кассу.
2. Нажмите «Создать».
3. Выберите вид операции — от него зависит набор полей ниже.
4. Укажите организацию, кассу, сумму и статью ДДС.
5. Заполните «Принято от», «Основание» и «Приложение» — эти поля попадут в печатную форму ПКО.
6. Нажмите «Провести и закрыть» и распечатайте ордер с квитанцией для того, кто сдал деньги.

Какой вид операции выбрать

Названия видов в разных релизах УНФ немного отличаются, но набор по смыслу один и тот же.

Взнос учредителя или заём

Это частый случай у ИП и небольших ООО: денег на счёте нет, а заплатить аренду нужно. Учредитель приносит 50 000 ₽ наличными.

• Если это заём — в документе укажите договор займа. Потом его возврат будет видно как расчёт с этим контрагентом.
• Если это вклад в капитал — отдельная статья и комментарий с реквизитами решения собственника.
• Если это ИП вносит свои деньги — это не доход и не заём, а пополнение кассы собственником. Статья ДДС — вклады собственника, не «выручка».

Не проводите взнос учредителя как поступление от покупателя — он попадёт в выручку и испортит финансовый результат в отчётах УНФ.

Чек на кассе при внесении: фискальный документ или нет

Здесь многие путаются. Внесение и выемка — это не расчёт с покупателем, поэтому кассовый чек по 54-ФЗ не формируется. Касса печатает служебный (нефискальный) документ, в ОФД он не уходит, фискальный признак у него не ставится.

Что это значит на практике:

• 📄 «чек внесения» нельзя выдать покупателю как подтверждение оплаты;
• 📊 сумма внесения учитывается в счётчиках наличных внутри ККТ — она войдёт в «наличные в кассе» в отчёте о закрытии смены;
• 🔒 при закрытой смене часть моделей не даёт сделать внесение — сначала откройте смену.

Отдельный кассовый чек с признаком «Приход» нужен, только если деньги — это оплата от клиента. Тогда это не внесение, а продажа или приём аванса, и пробивать её надо через РМК или документ «Чек ККМ».

Если ККТ не на связи

Бывает, что сумма нужна сейчас, а фискальный регистратор завис. Не создавайте внесение «задним числом» в ручном режиме, пока не убедились, что ККТ ничего не напечатала. Перезапустите РМК, проверьте устройство в карточке оборудования и только потом повторите команду.

Статьи ДДС и аналитика внесения

Документ проведётся и без продуманной аналитики. Но через месяц в отчётах будет каша. Три поля определяют, как внесение отразится в управленческой отчётности УНФ.

Статья движения денежных средств

Направление деятельности и подразделение

Если у вас несколько точек и включён учёт по направлениям деятельности, указывайте в документе то направление, к которому относится касса. Иначе отчёт «Доходы и расходы» по точкам покажет деньги не там, где они реально лежат.

Комментарий

Короткий комментарий («Размен 5000 на смену Иванова, 12.10») спасает при разборе недостачи. Через неделю никто не вспомнит, откуда в кассе взялись лишние деньги.

А как же проводки?

В УНФ нет регламентированного плана счетов бухгалтерского учёта. Программа ведёт управленческий учёт, а бухгалтерские проводки формируются в 1С:Бухгалтерии после обмена. Там приход наличных с расчётного счёта даст Дт 50.01 Кт 51, заём от учредителя — Дт 50.01 Кт 66.03, взнос в уставный капитал — Дт 50.01 Кт 75.01. Поэтому правильный вид операции в УНФ важен: по нему обмен подбирает счёт в Бухгалтерии.

Ошибки при внесении наличных и как их исправить

Сверка наличных: программа против денежного ящика

Внесение считается завершённым, когда три цифры совпали: деньги в ящике, счётчик ККТ и остаток в 1С.

Ежедневно — по кассе ККМ

1. Перед закрытием смены пересчитайте наличные в ящике.
2. Снимите отчёт без гашения (X-отчёт) — он покажет, сколько наличных ожидает касса, включая внесения и выемки.
3. Сравните с остатком кассы ККМ в программе.
4. Закройте смену. УНФ сформирует отчёт о розничных продажах, а выручка уйдёт в операционную кассу документом поступления из кассы ККМ.

Пример. Утром внесли 5 000 ₽, за день наличными продали на 38 400 ₽, вечером сделали выемку на инкассацию 40 000 ₽. В ящике должно остаться 5 000 + 38 400 − 40 000 = 3 400 ₽. Если пересчёт показал 3 400 ₽, а в программе 8 400 ₽ — значит, в 1С внесение задвоено на 5 000 ₽.

Еженедельно — по операционной кассе

• 📘 Сформируйте отчёт по денежным средствам в разделе Деньги за неделю с отбором по кассе.
• 🧾 Проверьте, что у каждого прихода есть распечатанный ПКО с подписью кассира.
• 🔁 Убедитесь, что сумма «перемещений» из банка в кассу равна сумме «снятий» в банковской выписке.

Что требует закон

Порядок оформления кассовых операций задаёт Указание Банка России № 3210-У. Юрлицо оформляет каждый приход в операционную кассу приходным кассовым ордером и ведёт кассовую книгу. ИП, который ведёт учёт доходов по налоговому законодательству, вправе ПКО и кассовую книгу не оформлять. Субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать лимит остатка кассы.

Частые вопросы