Доверенность на получение ТМЦ в 1С Бухгалтерии 3.0: от справочников до печати М-2

Доверенность в 1С Бухгалтерии 3.0 вносят документом Покупки → Доверенности → Создать: указывают организацию, сотрудника, поставщика, срок действия и перечень ценностей, затем печатают форму М-2 или М-2а. Быстрее всего создать её на основании счёта поставщика — тогда товары подтянутся сами.

Ручной ввод нужен, когда счёта в базе нет или сотрудник едет за товаром «по месту». Создание из счёта удобнее, когда поставщик уже прислал счёт и вы его зарегистрировали. Результат в обоих случаях одинаковый — документ «Доверенность» и печатная форма для подписи руководителя.

1. Что заполнить в справочниках до создания доверенности

Пустые справочники — главная причина, по которой в напечатанной М-2 зияют пробелы. Проверьте четыре вещи заранее, и документ заполнится за минуту.

Организация и банковский счёт

В М-2 печатаются наименование организации, адрес и реквизиты банковского счёта. Откройте Главное → Организации, карточку своей организации:

• 🏢 полное наименование, ИНН, КПП, юридический адрес;
• 🏦 основной банковский счёт (ссылка «Банковские счета» в карточке);
• ✍️ подписи руководителя и главного бухгалтера — в разделе подписей карточки организации, с датой начала действия.

Если подписи не заданы, строки расшифровки подписей в форме останутся пустыми. Руководитель ставит подпись рукой, но расшифровка должна печататься.

Физическое лицо, которому выдают доверенность

Получателя выбирают из справочника физических лиц, а не из контрагентов. Путь: Справочники → Зарплата и кадры → Физические лица.

В карточке физлица заполните:

1. ФИО полностью — оно уходит в строку «Доверенность выдана».
2. Должность — через сотрудника организации (если человек оформлен в штате).
3. Документ, удостоверяющий личность: вид, серию, номер, кем и когда выдан.

Без паспортных данных форма М-2 недействительна по сути: поставщик сверяет их с паспортом при отгрузке. Программа документ распечатает, но склад поставщика товар не отпустит.

Поставщик и договор

Контрагент нужен в справочнике Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты. В доверенности указывают, от кого получать ценности, и документ-основание — счёт, договор или наряд. Если работаете по договору, заведите его в карточке контрагента заранее.

Номенклатура

Строки табличной части можно выбирать из справочника номенклатуры или вписывать текстом в поле содержания. Справочник удобнее: подтягивается единица измерения, а потом по той же позиции легко сверить поступление.

2. Создание доверенности в 1С: два способа

Способ 1. Новая доверенность вручную

1. Откройте Покупки → Доверенности.
2. Нажмите Создать.
3. Проверьте организацию: в базе с несколькими юрлицами программа подставит основную, а нужна может быть другая.
4. Номер присвоится при записи автоматически. Дату ставьте фактическую дату выдачи — от неё считается срок.
5. Заполните срок действия (поле «Действительна по» или аналог рядом с датой).
6. Выберите физическое лицо — получателя.
7. Выберите контрагента, от которого получать ценности, и при необходимости договор.
8. Укажите документ-основание: номер и дату счёта или договора. Эти данные идут в строку «На получение от … по …».
9. Перейдите к табличной части и заполните перечень ценностей (подробно — в следующем разделе).
10. Нажмите Записать, затем Печать.

Способ 2. Доверенность из счёта поставщика

1. Откройте Покупки → Счета от поставщиков.
2. Найдите счёт и откройте его или выделите в списке.
3. Нажмите Создать на основании и выберите «Доверенность».
4. Программа перенесёт поставщика, договор, ссылку на счёт и все строки товаров.
5. Останется выбрать физлицо, срок действия и записать документ.

Срок действия: что ставить

Гражданский кодекс не ограничивает срок доверенности сверху. Если срок не указан, она действует год со дня выдачи (ст. 186 ГК РФ). Для разовой поездки за товаром на практике ставят 5–15 дней — так меньше риск, что бланк используют повторно.

Без даты выдачи доверенность ничтожна. 1С не даст записать документ без даты, но при ручном заполнении бумажного бланка об этом забывают.

3. Как заполнить перечень ТМЦ в доверенности

Табличная часть «Товары» — это то, что поставщик отпустит по документу. Лишнее не отдадут, недостающее — тоже.

Колонки, которые заполняют:

• 📦 Номенклатура или содержание — наименование ценности. Если позиции нет в справочнике, впишите текст в поле содержания: в печатной форме он заменит название.
• 📏 Единица измерения — подставится из карточки номенклатуры, при текстовом вводе выберите вручную.
• 🔢 Количество — цифрами; в форме М-2 количество печатается ещё и прописью.

Пример: поставщик выставил счёт на 120 пачек бумаги и 4 картриджа. Забираете только бумагу — в доверенности оставляете одну строку «Бумага офисная А4, пачка, 120». Картриджи пойдут по второй доверенности, когда приедут на склад поставщика.

Обобщённый перечень

Иногда сотрудник едет за товаром, состав которого заранее неизвестен: «канцтовары по счёту № 315». В таком случае допустима одна строка с обобщённым названием и ссылкой на счёт. Поставщики часто принимают такой вариант, но вправе потребовать точный перечень — уточните заранее.

4. Печать доверенности по формам М-2 и М-2а

Из открытой доверенности или из списка нажмите Печать и выберите форму:

С 2013 года унифицированные формы не обязательны: организация вправе утвердить свою форму первичного документа (ст. 9 закона № 402-ФЗ). Но М-2 и М-2а по-прежнему понятны любому складу, поэтому их используют почти все.

Подписи и печать

По ГК РФ доверенность от имени организации подписывает руководитель или другое уполномоченное лицо (ст. 185.1). Печать организации не обязательна, если её использование не закреплено в уставе.

В форме М-2 есть место для подписи главного бухгалтера. Если в организации его нет, поле можно оставить пустым или в настройках подписей указать, кто исполняет эти обязанности.

На бланке расписывается и сам получатель — его образец подписи поставщик сверяет при отгрузке. Без этой подписи склад вправе отказать.

Настройка печатной формы

Если стандартный макет не устраивает (нужен логотип, иной порядок строк, отметка о должности), есть два пути:

1. Изменить макет — Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Найдите макет доверенности через поиск по списку, откройте и отредактируйте. Изменённый макет помечается в списке, его можно вернуть к стандартному.
2. Внешняя печатная форма — подключается в том же разделе через «Дополнительные отчёты и обработки». Подходит, когда нужна своя форма, утверждённая учётной политикой.

Комплект из нескольких доверенностей можно напечатать одним действием: выделите их в списке с зажатым Ctrl и нажмите Печать.

5. Учёт выданных доверенностей и контроль исполнения

Список Покупки → Доверенности фактически заменяет журнал выданных доверенностей. Чтобы он работал как журнал, настройте его.

Как превратить список в журнал

1. В списке откройте Ещё → Изменить форму и добавьте колонки срока действия, физлица и контрагента, если их нет.
2. Отфильтруйте по периоду (кнопка с выбором периода над списком).
3. Для выгрузки журнала в Excel используйте Ещё → Вывести список — откроется табличный документ, его сохраняют в нужном формате.

Для формы М-2а журнал обязателен по самой логике формы: корешка нет, и учёт выдачи держится только на нём. Минимальный набор граф — номер и дата, срок, кому выдана, поставщик, документ-основание, отметка об исполнении, подпись получателя.

Контроль исполнения

Доверенность считается исполненной, когда ценности получены и оприходованы. В 1С это поступление Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) по тому же поставщику и счёту.

Практичная схема контроля раз в неделю:

• 🔍 отфильтровать доверенности с истёкшим сроком;
• 📑 по каждой найти поступление от того же контрагента после даты выдачи;
• ✅ нет поступления — запросить у сотрудника отчёт или неиспользованный бланк;
• 🗂 неиспользованные доверенности вернуть в бухгалтерию и пометить в комментарии документа «не использована».

Чужая доверенность: когда товар отгружаете вы

Документ «Доверенность» в разделе покупок — только для доверенностей, которые выдаёт ваша организация. Если за товаром пришёл представитель покупателя, его доверенность у себя не регистрируют этим документом. Её номер, дату и ФИО получателя переносят в реквизиты накладной (ТОРГ-12 или УПД) в документе реализации, а оригинал подшивают к вашему экземпляру накладной.

6. Ошибки при оформлении доверенности в 1С и как их исправить

Ещё одна частая ситуация — доверенность оформлена не на ту организацию в базе с несколькими юрлицами. Исправить просто: смените организацию в документе до печати. Если бланк уже выдан и подписан, напечатайте новый под следующим номером, а старую доверенность пометьте как испорченную в комментарии.

7. Частые вопросы о доверенностях в 1С