Оформление командировки сотрудника в 1С: от приказа до авансового отчёта

Командировку в 1С оформляют в два приёма: расчёт среднего заработка за дни поездки — в зарплатной программе (документ Командировка в 1С:ЗУП 3.1 или в 1С:Бухгалтерии, если зарплата ведётся в ней), а учёт денег и расходов — через выдачу подотчёт и Авансовый отчёт в 1С:Бухгалтерии 3.0. Суточные в пределах 700 ₽ в день по России и 2500 ₽ за границей не облагаются НДФЛ и взносами, сверх — облагаются.

Ниже — где какой документ лежит, какие суммы попадают в расходы, как программа считает средний заработок и НДФЛ со сверхнормативных суточных, какие проводки формируются и на чём чаще всего спотыкаются.

Что в каком документе: роли ЗУП и Бухгалтерии

За командировку отвечают два независимых участка. Их легко перепутать и завести всё в одном документе — тогда либо не посчитается средний заработок, либо не закроется подотчёт.

• Средний заработок за дни командировки — это начисление сотруднику. За время командировки по ст. 167 ТК РФ сохраняется средний заработок, а не оклад. Считает его документ Командировка в зарплатном блоке.
• Деньги и расходы (аванс, суточные, билеты, гостиница) — это расчёты с подотчётным лицом. Их закрывает Авансовый отчёт в бухгалтерской программе.

Если учёт раздельный (ЗУП + Бухгалтерия), начисление делают в ЗУП, а подотчёт и авансовый отчёт — в Бухгалтерии. Если зарплата ведётся прямо в 1С:Бухгалтерии, оба документа доступны в ней.

Приказ о командировке и расчёт среднего заработка

Начните с документа Командировка. В 1С:ЗУП 3.1 это Зарплата → Командировки → Создать.

1. Выберите сотрудника и укажите даты начала и окончания поездки. Программа сама посчитает число дней.
2. На закладке расчёта проверьте период для среднего заработка — по умолчанию это 12 календарных месяцев перед месяцем начала командировки. Из расчёта автоматически исключаются отпускные, больничные и предыдущие командировки.
3. Программа выведет средний дневной заработок и сумму начисления за дни поездки. Это и есть оплата командировки — она пойдёт на счета затрат проводкой Дт 20 (26, 44) Кт 70.

Несколько моментов, которые влияют на сумму среднего заработка:

• Премии за расчётный период 1С включает в средний заработок по своим правилам: годовые — в полной сумме, ежемесячные — по одной за каждый показатель. Если премия начислена позже, пересчитайте документ Командировка.
• Повышение оклада в расчётном периоде программа учитывает через коэффициент индексации — проверьте, что он подтянулся.
• Если в расчётном периоде сотрудник не имел заработка (только устроился), средний считается от оклада за месяц командировки.

Если командировка захватывает выходные или сотрудник в эти дни фактически работал, отметьте работу в выходные — иначе эти дни оплатятся неверно: за рабочие дни по графику сохраняется средний заработок, а за отработанные выходные полагается оплата как за работу в выходной день. Удостоверение о командировке с 2015 года не обязательно; достаточно приказа и документов о проезде и проживании.

Выдача аванса и суточные подотчётнику

До поездки сотруднику выдают аванс: суточные плюс примерную сумму на билеты и гостиницу. Деньги проводят как выдачу подотчёт.

• Наличными — Банк и касса → Расходные кассовые ордера, вид операции Выдача подотчётному лицу.
• На карту — Банк и касса → Платёжные поручения (или списание с расчётного счёта) с тем же видом операции.

Любой из этих документов формирует проводку Дт 71.01 Кт 50.01 (касса) или Дт 71.01 Кт 51 (расчётный счёт). Счёт 71 — расчёты с подотчётными лицами, долг сотрудника перед организацией.

Основанием для выдачи служит либо приказ о командировке, либо заявление сотрудника с визой руководителя. С 2017 года выдавать подотчёт при наличии непогашенного остатка по предыдущему авансу разрешено — но на практике прежний долг лучше закрыть, иначе счёт 71 превратится в «кашу» из незакрытых поездок, и собрать по ней авансовый отчёт будет сложно.

Нормы суточных и когда они облагаются

Размер суточных организация устанавливает сама — в положении о командировках. Но для налогов важны лимиты из НК РФ:

Если в компании суточные выше лимита, с разницы удерживают НДФЛ и начисляют взносы. 1С делает это автоматически, когда вы проведёте авансовый отчёт с суточными сверх нормы: программа посчитает облагаемую часть и доначислит налог ближайшей зарплатой.

Авансовый отчёт по итогам поездки

Вернувшись, сотрудник сдаёт документы (билеты, чеки, счёт гостиницы) и в течение трёх рабочих дней отчитывается. Срок отсчитывается от дня возвращения из командировки — его стоит закрепить в положении о командировках, чтобы бухгалтерия не ждала чеки неделями. На основании документов заполняют Банк и касса → Авансовые отчёты → Создать.

1. В шапке укажите подотчётное лицо и склад (если выдавались ещё и материалы — обычно нет).
2. На закладке Авансы подберите расходный ордер или списание, которым выдавали деньги. Программа подтянет выданную сумму.
3. На закладке Прочее постройте расшифровку расходов построчно:
   • суточные — на счёт затрат (26, 44 или 20);
   • проезд и проживание — туда же, с выделением НДС, если есть счёт-фактура или БСО с выделенным налогом;
   • по каждой строке укажите документ расхода (билет, чек), сумму, ставку и сумму НДС.
4. Проведите документ. 1С сравнит выданный аванс с подтверждёнными расходами и покажет остаток или перерасход.

Если потрачено меньше — сотрудник возвращает разницу в кассу (Приходный кассовый ордер, вид Возврат от подотчётного лица). Если больше — организация доплачивает перерасход (расходный ордер).

Проводки по командировке: что сформируется

Собрав все документы вместе, вы увидите такую картину по счетам. Средний заработок — из документа Командировка, остальное — из выдачи денег и авансового отчёта.

Счёт затрат (20, 26 или 44) зависит от того, к какому подразделению и виду деятельности относится командировка. Производственная — чаще 20, управленческая — 26, у торговых организаций расходы на сбыт — 44.

Средний заработок и НДФЛ: на что смотреть в расчёте

Две суммы в командировке облагаются НДФЛ по-разному, и их легко спутать.

• Средний заработок за дни командировки облагается НДФЛ полностью, как обычная зарплата. Налог программа удерживает при выплате.
• Суточные облагаются НДФЛ только в части сверх 700 ₽ (по России) и 2500 ₽ (за границу) за день. Необлагаемая часть в расчёт налога не попадает.

1С считает облагаемую часть суточных на дату утверждения авансового отчёта. Поэтому важен порядок: сначала проводят авансовый отчёт, и только потом зарплатный документ видит сумму, с которой нужно доудержать НДФЛ.

Проверить, что налог рассчитан, можно отчётом Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Анализ НДФЛ — там видно и налог со среднего заработка, и доначисление со сверхнормативных суточных.

Дата удержания НДФЛ со сверхнормативных суточных — последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт. Это важно для отчётности 6-НДФЛ: если авансовый отчёт закрыли одним месяцем, а зарплату выплатили в следующем, доход и налог попадут в разные периоды. Поэтому авансовые отчёты по командировкам стараются проводить до закрытия месяца.

Загранкомандировка: отличия в учёте

Для поездки за границу порядок тот же, но добавляются валютные нюансы.

• Суточные за дни в пути и за рубежом считают по нормам компании; необлагаемый лимит — 2500 ₽ в день (пересчитывают в рубли по курсу на дату утверждения авансового отчёта).
• Расходы в валюте (гостиница, такси) пересчитывают в рубли по курсу ЦБ на дату авансового отчёта или по курсу обмена, если есть справка о покупке валюты.
• День пересечения границы при возвращении оплачивается уже по «российской» норме суточных.

В авансовом отчёте валютные строки заносят в рублёвом эквиваленте — 1С:Бухгалтерия хранит командировочные расходы в рублях. Если сотрудник покупал валюту сам и приложил справку обменного пункта, расходы берут по курсу из справки; если справки нет — по курсу ЦБ на дату утверждения отчёта.

Для загранкомандировок обязательны отметки о пересечении границы (по загранпаспорту или проездным документам) — именно по ним определяют, по какой норме считать суточные за каждый день поездки.

Частые ошибки и как их избежать

Коротко о том, что всплывает при проверке командировок и в чём причина.

Ещё одна типичная оплошность — забыть про взносы со сверхнормативных суточных. С 2017 года суточные сверх лимита облагаются страховыми взносами наравне с НДФЛ; 1С начисляет их автоматически, но только если авансовый отчёт проведён до закрытия месяца по зарплате.

Частые вопросы