Заводим контрагента в 1С:Бухгалтерии: от ИНН до договора и счёта

Новый контрагент в 1С:Бухгалтерии 3.0 заводится в справочнике Справочники → Контрагенты: кнопка Создать, затем вид контрагента, ИНН, наименование и реквизиты. Если подключён сервис 1С:Контрагент, большую часть карточки заполнит автоподстановка по ИНН — вручную останется проверить КПП и адрес.

Ниже — как внести контрагента так, чтобы потом не переделывать: корректно выбрать вид, подтянуть реквизиты из ЕГРЮЛ, завести договор с нужными счетами расчётов, добавить банковский счёт и не запутаться с обособленными подразделениями. Разберём и подводные камни — задвоение карточек, неверный КПП, пустые счета учёта.

Что проверить до создания карточки

Прежде чем жать Создать, убедитесь, что контрагента ещё нет в базе. Это главная причина дублей: один менеджер завёл поставщика по полному названию, другой — по сокращённому, и расчёты расползлись на две карточки.

Откройте справочник Справочники → Контрагенты и в строке поиска над списком введите ИНН. Ищите именно по ИНН, а не по названию — названия пишут по-разному, а ИНН уникален. Если контрагент нашёлся — работайте с существующей карточкой.

Второй шаг — проверка самого контрагента. При подключённом сервисе 1С:Контрагент программа показывает статус в ЕГРЮЛ/ЕГРИП прямо в карточке: действующая организация, в процессе ликвидации или исключена. Там же видно, не внесён ли руководитель в реестр дисквалифицированных лиц. Это не формальность: расходы по сделке с «брошенной» фирмой инспекция снимает в первую очередь.

Создаём карточку контрагента пошагово

Порядок заполнения в БП 3.0:

1. Справочники → Контрагенты → Создать.
2. Выберите вид контрагента. Это важнее всего — от него зависят поля и учёт:
   • 👤 Юридическое лицо — для ООО, АО и прочих организаций.
   • 🧍 Физическое лицо — для расчётов с гражданином (не сотрудником).
   • 🏢 Обособленное подразделение — филиал или подразделение, выставляющее документы со своим КПП (о нём ниже).
   • 🏛 Государственный орган — ИФНС, фонды, суды, приставы.
3. Введите ИНН. При подключённом 1С:Контрагенте программа сама подставит наименование, КПП, ОГРН, юридический адрес и ФИО руководителя из ЕГРЮЛ.
4. Проверьте КПП. У организации с несколькими площадками их несколько — в карточку головного контрагента ставьте КПП по месту регистрации.
5. Заполните Наименование — короткое рабочее название для списков и выбора в документах. Полное наименование идёт в печатные формы (счета, акты, счета-фактуры), поэтому пишите его как в уставе.
6. Добавьте контакты — телефон и адрес электронной почты. Их не обязательно заполнять, но они пригодятся для счетов, писем и первичной настройки обмена документами.
7. Укажите группу справочника, если ведёте структуру папок (поле Входит в группу).
8. Нажмите Записать и закрыть.

Создать контрагента можно и прямо из документа, не заходя в справочник: в поле Контрагент любого документа (поступление, реализация, платёжка) начните вводить ИНН или название и нажмите Создать — откроется та же карточка, а после записи контрагент сразу подставится в документ. Удобно, когда заводите поставщика по ходу ввода накладной.

Если сервис 1С:Контрагент не подключён, те же поля заполняются вручную. ИНН программа всё равно проверит на контрольную сумму — неверный номер она подсветит и не даст записать.

Про адреса. На карточке их несколько — юридический, фактический, почтовый. Юридический при автозаполнении подтягивается из ЕГРЮЛ и идёт в печатные формы; фактический заполняйте, если доставка или переписка идут по другому адресу. Для большинства контрагентов достаточно юридического — остальные поля оставляйте пустыми, они не обязательные.

Отдельно о государственных органах. Для ИФНС, фондов, судов и приставов выбирайте вид Государственный орган — тогда в карточке появляются поля для кода органа и реквизитов, которые нужны при формировании платёжек в бюджет. Расчёты с бюджетом обычно ведут на счёте 68 или 69, но саму карточку органа всё равно удобно держать в справочнике контрагентов, чтобы подставлять получателя в платёжные поручения.

Договоры и условия расчётов

Без договора контрагент — это просто справочная запись. Расчёты в 1С ведутся в разрезе контрагент + договор, поэтому договор нужен почти всегда.

Откройте карточку контрагента и перейдите по ссылке Договоры в верхней части формы. Кнопка Создать — новый договор. Ключевое поле — Вид договора, оно определяет, по какому счёту и в какую сторону пойдут расчёты:

На форме договора проверьте:

• Срок оплаты — число дней; по нему строятся отчёты по просроченной задолженности.
• Способ зачёта авансов — автоматически, по документу или не зачитывать. Для большинства расчётов оставьте Автоматически.
• Вид расчётов — если ведёте взаиморасчёты отдельными статьями, иначе не заполняется.

Счета расчётов (60.01, 62.01 и т. д.) по умолчанию 1С подставляет сама. Если по конкретному контрагенту нужны другие счета — они задаются регистром Счета учёта расчётов с контрагентами (ссылка в разделе Справочники или из карточки договора). Задавать счёт прямо в договоре не нужно.

Если расчёты с контрагентом идут в иностранной валюте, укажите валюту в поле Расчёты → Цены и валюта на форме договора. От этого зависит, в какой валюте программа будет вести взаиморасчёты и считать курсовые разницы. Для рублёвых договоров поле оставляют по умолчанию (руб.). Один контрагент может иметь несколько договоров в разных валютах — заводите отдельный договор под каждую.

Банковские счета контрагента

Чтобы платить контрагенту с расчётного счёта и выгружать платёжки в банк-клиент, добавьте его реквизиты. Из карточки контрагента перейдите по ссылке Банковские счета → Создать.

Порядок простой:

1. Введите БИК банка. По БИК программа сама подтянет наименование банка, его корреспондентский счёт и город.
2. Впишите номер расчётного счёта контрагента (20 цифр).
3. При необходимости укажите текст, который пойдёт в назначение платежа или в поле получателя.

БИК берётся из классификатора банков. Он обновляется автоматически, если подключена интернет-поддержка (Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы); иначе классификатор загружают вручную из файла БИК.

Для контрагента-физлица вместо расчётного счёта часто указывают карту или лицевой счёт — тот же справочник банковских счетов, просто другой номер.

Как завести обособленное подразделение

Филиал или обособленное подразделение, которое выставляет документы со своим КПП, в 1С заводят отдельной карточкой с видом Обособленное подразделение.

Отличия от обычной карточки:

• ИНН наследуется от головной организации (он единый у юрлица).
• КПП — свой, по месту нахождения подразделения.
• Появляется поле Головной контрагент — выберите основную карточку организации.

Так в счетах-фактурах и актах подставятся правильные ИНН/КПП подразделения, а в оборотке вы увидите и головную организацию, и её подразделения связанными записями. Это особенно важно для входящих счетов-фактур: если поставщик отгружает со своего обособленного подразделения, КПП в документе должен совпадать с тем, что указан в его карточке, иначе декларация по НДС не сойдётся при сверке с ФНС.

Расчёты при этом можно вести как по головной карточке, так и по подразделению — смотря как построены договоры и документы.

Обратная ситуация — обособленное подразделение у вашей организации. Это уже не карточка контрагента , а настройка в справочнике Организации: там заводится подразделение со своим КПП, и его реквизиты программа подставляет в исходящие документы. Не путайте: карточка контрагента описывает чужую сторону сделки, справочник организаций — вашу.

Группы, папки и аналитика по контрагенту

Когда контрагентов становится больше сотни, плоский список неудобен. Справочник поддерживает группы (папки): Создать группу, затем перетаскивайте или задавайте группу в карточке через поле Входит в группу.

Логика группировки — под вашу работу, например:

• 📦 Поставщики
• 🛒 Покупатели
• 🏦 Банки и бюджет
• 🔁 Прочие (подотчёт, займы, аренда)

Группы — это только удобство навигации; на проводки они не влияют.

А вот на учёт влияет то, что контрагент сам по себе является аналитикой (субконто) на счетах расчётов — 60, 62, 76. Вместе с ним субконто обычно идут договор и документ расчётов. Поэтому:

• В оборотно-сальдовой ведомости по счёту 60 или 62 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) вы видите сальдо по каждому контрагенту и договору.
• Чтобы свернуть долг и аванс по одному контрагенту, они должны идти по одной карточке и по правильно настроенному зачёту авансов в договоре.

Отсюда практический вывод: один реальный контрагент — одна карточка. Дубли ломают именно аналитику: половина долга висит на одной записи, половина — на другой, и сальдо не читается.

Ошибки при заполнении, из-за которых потом переделывают

Отдельно про удаление. Карточку с проводками 1С напрямую удалить не даст — только пометить на удаление, а затем удалить через Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов, если на неё нет ссылок. Это защита от потери данных, не ошибка.

Частые вопросы