Замена паспорта сотрудника в ЗУП 3.1 без потери истории документов

Чтобы поменять паспортные данные в 1С 8.3 ЗУП, откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники), нажмите на ссылку с паспортными данными и добавьте новую запись в историю документов с датой выдачи нового паспорта. Старую запись не исправляйте: она нужна для отчётов за прошлые периоды.

Типичная ситуация: сотруднице исполнилось 45 лет, или она вышла замуж и сменила фамилию. Она приносит новый паспорт, кадровик открывает карточку и перебивает серию и номер прямо поверх старых. Через полгода выясняется, что уточнённый расчёт по взносам за прошлый квартал ушёл уже с новым паспортом, а в архивных справках стоят данные, которых на ту дату не было. Изменить паспортные данные сотрудника в 1С 8.3 ЗУП без таких последствий несложно, если соблюдать порядок.

Что проверить до того, как менять паспортные данные

Паспорт в ЗУП 3.1 принадлежит не сотруднику, а физическому лицу. Если человек оформлен в нескольких организациях базы или работает по внутреннему совместительству, все его «сотрудники» ссылаются на одно физлицо. Поменяете паспорт один раз — данные обновятся везде.

Перед изменением соберите:

• 📄 Копию нового паспорта — разворот с фото и страницу с регистрацией, если адрес тоже сменился.
• 📅 Дату выдачи — с неё начнёт действовать новая запись.
• 🔢 Код подразделения и точное наименование органа, выдавшего паспорт, — переписывайте символ в символ.
• ✍️ Причину замены — от неё зависит, нужно ли менять ещё и ФИО.

Проверьте, кто ещё работает с карточкой. Если база сетевая и кадровик параллельно редактирует того же человека, при записи один из вас получит сообщение о блокировке объекта.

Когда паспорт меняют и что ещё может поменяться

Паспорт гражданина РФ после 20 и 45 лет остаётся действительным ещё 90 дней — так установлено Положением о паспорте. Если сотрудник принёс новый документ позже, в 1С всё равно ставьте фактическую дату выдачи.

Пошагово: как поменять паспортные данные в 1С 8.3 ЗУП

Действия одинаковы для ЗУП 3.1 и ЗУП КОРП. Права нужны кадровые — с ролью только расчётчика ссылка может открываться на просмотр.

Шаг 1. Откройте карточку сотрудника

1. Перейдите в раздел Кадры → Сотрудники.
2. Найдите человека через строку поиска над списком.
3. Откройте карточку двойным щелчком.

На вкладке с основными сведениями есть блок с личными данными. Паспорт показан там одной строкой-гиперссылкой: вид документа, серия, номер, дата выдачи.

Шаг 2. Откройте историю документов

Нажмите на эту ссылку. Откроется форма со списком документов, удостоверяющих личность, — там видны все паспорта, которые когда-либо вводили для этого физлица, с датами.

Именно здесь и проходит граница между правильным и неправильным способом:

• ❌ Неправильно — открыть существующую строку и перебить в ней серию и номер.
• ✅ Правильно — нажать Добавить и завести новую строку.

Шаг 3. Заполните новую запись

Флажок важен. Документов у физлица может быть несколько: паспорт, загранпаспорт, военный билет. Но удостоверяющим личность в отчётах считается только один — тот, у которого стоит этот признак на нужную дату. При вводе нового паспорта с флажком старый автоматически перестаёт быть основным с этой даты.

Шаг 4. Запишите и проверьте карточку

Нажмите ОК в форме документа, затем Записать и закрыть в карточке сотрудника. Откройте карточку снова: в ссылке должен отображаться новый паспорт.

Если запись не сохраняется

Бывает, что 1С не даёт записать карточку. Причины обычно простые:

• 🔒 Карточку открыл другой пользователь. Программа сообщит о блокировке объекта. Дождитесь, пока коллега закроет форму, и повторите запись.
• 🚫 Не хватает прав. Ссылка открывается, но поля недоступны для правки. Нужна кадровая роль — её выдаёт администратор базы в настройках пользователей.
• 📆 Две записи на одну дату. История не принимает два документа одного вида с одинаковым периодом. Если старую запись когда-то ввели той же датой, поправьте дату новой по паспорту.
• 🔤 Ошибка формата. Серия с буквами или номер из пяти цифр — программа подсветит поле. Сверьте с оригиналом.

Если вместе с паспортом сменилась фамилия

Сначала поменяйте ФИО, потом паспорт. В карточке сотрудника рядом с фамилией есть ссылка на историю изменения ФИО. Добавьте в неё новую строку с датой смены фамилии — обычно это дата регистрации брака из свидетельства.

Старая фамилия останется в истории. Документы и отчёты за прошлые месяцы будут печататься со старой фамилией, новые — с новой. Сразу после этого внесите новый паспорт по шагам выше.

Не переименовывайте сотрудника, перебивая фамилию в поле наименования справочника. Такая правка ломает историю ФИО, и при уточнении прошлых отчётов человек окажется в них под новой фамилией.

Что сделать после того, как изменили паспортные данные сотрудника

Сама по себе запись в 1С — половина дела. Новые данные должны дойти до тех, кто их использует.

Внутри организации:

• 🗂️ Внесите изменения в личную карточку работника по форме Т-2 — в бумажный экземпляр, если он ведётся.
• 🖨️ Если кадровые документы печатаются из 1С, проверьте, что новые приказы и справки идут уже с новым паспортом.

Внешние получатели:

• 🏦 Банк по зарплатному проекту. Банки обычно требуют сообщить новые паспортные данные держателя карты. Порядок — по договору: одни принимают файл из 1С, другие просят сотрудника прийти в отделение.
• 🪖 Военкомат — для военнообязанных, если организация ведёт воинский учёт. Сведения об изменении данных подаются в сроки, установленные правилами воинского учёта.
• 📑 Налоговая и СФР отдельно не уведомляются. Новый паспорт попадёт в ближайшие 6-НДФЛ и расчёт по страховым взносам, которые выгружаются из 1С.

ЗУП 2.5 и Бухгалтерия 3.0: где отличается

Логика везде одна — периодическая история документов физлица. Различаются пути.

ЗУП 2.5 работает на платформе 8.3, но интерфейс у неё старый. Новый паспорт там тоже вводится отдельной строкой истории с датой. Поддержка редакции 2.5 официально завершена, поэтому при первой возможности стоит перейти на 3.1.

Бухгалтерия 3.0. Если зарплату ведут в БП, а не в ЗУП, данные хранятся так же — по физлицу, с историей. Правило «новая запись, а не правка старой» действует и здесь.

Синхронизация ЗУП → БП. При настроенном обмене паспорт вводите только в ЗУП. Если поменять его в бухгалтерской базе, обмен может перезаписать правку или наоборот — затереть данные кадровика.

Как убедиться, что новый паспорт внесён правильно

Проверьте три места: историю документов, печатную форму и отчёт.

1. История документов. Откройте ссылку в карточке ещё раз. В списке должно быть минимум две строки, у новой — дата выдачи нового паспорта.
2. Печатная форма. Сформируйте любую кадровую форму с паспортом на текущую дату — например, личную карточку Т-2. Там должен быть новый документ.
3. Отчёт по сотрудникам. В разделе Кадры → Кадровые отчёты откройте отчёт со списком сотрудников и через настройки добавьте колонки с паспортными данными. Так видно сразу всех, у кого паспорт обновлён или не заполнен.

Если в отчёте по взносам контроль ругается на формат серии и номера, откройте запись ещё раз. Для паспорта гражданина РФ код вида документа в отчётности — 21. Серия — четыре цифры, номер — шесть. Латинские буквы вместо кириллических и двойные пробелы ФНС не пропустит.

Как обновить паспорта сразу у многих сотрудников

Поштучный ввод через карточку подходит, пока замен немного. Когда паспорта надо внести десяткам людей — например, после перехода из другой программы или при подключении новой организации, — есть три пути.

Вариант 1. Через список регистра

Документы физлиц хранятся в регистре сведений. Его можно открыть списком через меню Все функции. Если его нет, включите: главное меню → Сервис → Параметры → флажок «Отображать команду Все функции».

В списке регистра запись добавляется копированием строки с правкой полей — это быстрее, чем открывать каждую карточку. Но проверок здесь меньше, чем в карточке.

Вариант 2. Загрузка из файла внешней обработкой

Если данные есть в Excel, программист пишет обработку загрузки: она читает таблицу (табельный номер или СНИЛС, вид документа, серия, номер, дата выдачи, кем выдан, код подразделения) и создаёт новые записи истории. Сопоставлять людей лучше по СНИЛС — ФИО бывают одинаковыми.

Вариант 3. Сотрудник вносит данные сам

Если подключён сервис «1С:Кабинет сотрудника », работник может отправить новые личные данные из кабинета, а кадровик — проверить и принять их в базу. Ручного ввода меньше, но ответственность за проверку по оригиналу паспорта остаётся на кадровике.

Частые вопросы