Обособленное подразделение в ЗУП 3.1: КПП, ОКТМО, сотрудники и отчёты по филиалу

Чтобы добавить обособленное подразделение в 1С ЗУП 3.1 , откройте Настройка → Подразделения, создайте подразделение, отметьте флажок «Обособленное подразделение» и выберите для него регистрацию в налоговом органе с КПП и ОКТМО филиала. После этого переведите сотрудников документом «Кадровый перевод» — с даты перевода НДФЛ по ним пойдёт в 6-НДФЛ под новым КПП и ОКТМО.

Так вносят обычное обособленное подразделение, которое не выделено на отдельный баланс. Если у филиала свой расчётный счёт и он сам начисляет зарплату, в ЗУП его заводят иначе — отдельной записью в справочнике «Организации». Оба варианта разобраны ниже.

Что выяснить до того, как добавлять подразделение в ЗУП

Ошибки с обособленными подразделениями почти всегда начинаются до программы: бухгалтер заводит филиал, не зная его КПП или статуса. Соберите данные заранее.

📌 Что нужно на руках:

• 🏢 КПП обособленного подразделения. Его присваивает инспекция после сообщения о создании ОП. Сообщить о создании нужно в течение месяца (ст. 23 НК РФ). Пока КПП нет, вносить регистрацию рано.
• 🗺️ Код ОКТМО по адресу филиала. Восемь или одиннадцать знаков — берите тот, что указан в уведомлении о постановке на учёт.
• 🏛️ Код налогового органа, где ОП стоит на учёте. Четыре цифры.
• 📅 Дату начала работы сотрудников в филиале. С этой даты оформляете перевод или приём.
• 💳 Статус по балансу. Есть ли у ОП свой счёт и начисляет ли оно выплаты людям само.

Последний пункт определяет весь дальнейший порядок. Уточните его у главного бухгалтера или по приказу о создании филиала.

Создаём обособленное подразделение в справочнике подразделений

Порядок для ЗУП 3.1 в интерфейсе «Такси». Права нужны на редактирование справочника подразделений — обычно они есть у роли кадровика и у администратора.

Шаг 1. Откройте справочник

1. Перейдите в Настройка → Подразделения.
2. Вверху списка выберите организацию, если в базе их несколько. Подразделения в ЗУП привязаны к конкретной организации.
3. Нажмите «Создать».

Если филиал входит в структуру крупного отдела, сначала выделите в списке вышестоящее подразделение. Тогда новое создастся сразу внутри него.

Шаг 2. Заполните основные поля

• ✏️ Наименование — так, как оно будет в кадровых документах и приказах. Например, «Филиал в г. Казань» или «ОП Казань».
• 🧩 Вышестоящее подразделение — если филиал входит в какое-то подразделение. Для самостоятельного филиала оставьте пустым.
• ☑️ Флажок «Обособленное подразделение» — главный признак. Без него программа считает подразделение обычным отделом головной организации.

Как только флажок установлен, в карточке становится доступным поле регистрации в налоговом органе. О нём — в следующем разделе.

Шаг 3. Внутренняя структура филиала

У филиала часто есть свои отделы: склад, торговый зал, бухгалтерия. Создайте их как подчинённые подразделения внутри ОП. Флажок «Обособленное подразделение» им ставить не нужно — они относятся к ОП как к вышестоящему, и НДФЛ по их сотрудникам идёт по регистрации филиала.

Шаг 4. Штатное расписание

Если в Настройка → Кадровый учёт включено ведение штатного расписания, без позиций в новом подразделении перевести людей не получится. Создайте документ изменения штатного расписания в разделе Кадры → Штатное расписание и добавьте позиции для филиала: должность, количество ставок, оклад.

Регистрация в налоговом органе: КПП, ОКТМО и код инспекции

Регистрация — это отдельный справочник, где хранится связка «код инспекции + КПП + ОКТМО». Именно по ней ЗУП раскладывает НДФЛ и формирует 6-НДФЛ отдельно по каждому ОП.

Как создать регистрацию

1. В карточке подразделения откройте выбор в поле регистрации в налоговом органе.
2. Если подходящей записи нет — нажмите «Создать».
3. Заполните поля:

4. Запишите регистрацию и выберите её в карточке подразделения.
5. Нажмите «Записать и закрыть».

Пятая–шестая цифры КПП у обособленного подразделения обычно отличаются от головных: у организации по месту нахождения там «01», у филиала — другие значения по классификатору причин постановки на учёт. Если в карточке ОП стоит КПП с «01» и тем же номером, что у головной, — проверьте уведомление ещё раз.

Несколько подразделений в одном городе

Одну запись регистрации можно выбрать в нескольких подразделениях. Это удобно, когда в одном муниципальном образовании у вас два-три магазина, а по п. 7 ст. 226 НК РФ вы выбрали одно ответственное ОП для уплаты НДФЛ и сдачи 6-НДФЛ. Тогда все магазины ссылаются на регистрацию ответственного подразделения.

Как перевести сотрудников в обособленное подразделение

Само подразделение ничего не меняет в расчётах, пока в нём нет людей. Дальше два пути: принять новых работников или перевести тех, кто уже работает.

Новые сотрудники

Оформите обычный приём на работу: Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Создать → Прием на работу. В поле подразделения выберите филиал или его внутренний отдел. С даты приёма вся зарплата сотрудника относится к регистрации ОП.

Действующие сотрудники

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения.
2. Создайте документ «Кадровый перевод». Если переводите сразу группу — «Кадровый перевод списком».
3. Укажите дату перевода — первый день работы в филиале.
4. В поле подразделения выберите новое ОП или его отдел. Должность и оклад меняйте только если они действительно меняются.
5. Проведите документ и распечатайте приказ, если он нужен по вашему регламенту.

При переводе в середине месяца ЗУП делит начисления по дням: часть зарплаты до даты перевода остаётся на прежней регистрации, часть после — уходит на филиал. Пересчитывать что-то вручную не нужно.

Филиал в другом регионе и ОП на отдельном балансе

Районный коэффициент и северная надбавка

Если филиал открыт в районе Крайнего Севера или в местности с районным коэффициентом, его нужно указать в карточке подразделения. Коэффициент подразделения имеет приоритет над коэффициентом организации — так в одной организации головной офис считается без коэффициента, а филиал в Сургуте с ним.

Порядок такой:

1. Убедитесь, что в настройках расчёта зарплаты (Настройка → Расчет зарплаты) включено использование районного коэффициента и северной надбавки.
2. В карточке ОП заполните районный коэффициент, например 1,5 или 1,7.
3. Процент северной надбавки задаётся по сотруднику — он зависит от его стажа работы в таких районах, а не от подразделения.

Если коэффициент для региона установлен законом, а у вас в филиале ещё и свой, повышенный по коллективному договору, — в карточке, как правило, есть два значения: установленный государством и применяемый в организации. Заполняйте оба.

Обособленное подразделение на отдельном балансе

Когда у ОП свой расчётный счёт и оно само начисляет выплаты физлицам, в ЗУП его заводят как отдельную организацию:

1. Настройка → Организации → Создать.
2. Установите флажок «Обособленное подразделение» и укажите головную организацию.
3. Заполните КПП и ОКТМО филиала, ответственных лиц, коды для отчётности в СФР (до 2023 года — ФСС и ПФР).
4. Создайте внутри этой «организации» свою структуру в справочнике подразделений.

ИНН у такой записи берётся от головной организации, а КПП — свой. Расчёт по страховым взносам такое ОП сдаёт по своему месту нахождения (п. 7 ст. 431 НК РФ), поэтому в ЗУП оно должно быть отдельной организацией, а не просто отделом.

Если сотрудник переходит из головной организации в ОП на отдельном балансе, обычный кадровый перевод не подойдёт. В программе это две разные организации, и перевод между ними оформляют отдельным документом перевода в другую организацию из того же журнала кадровых документов. Для самого работника это остаётся переводом внутри одного работодателя.

Как проверить, что подразделение настроено правильно

Проверку стоит сделать сразу после первого расчёта зарплаты по филиалу, а не перед сдачей 6-НДФЛ.

Где смотреть цифры

• 📊 6-НДФЛ. Создайте отчёт в разделе Отчетность, справки → 1С-Отчетность, выберите организацию и регистрацию филиала. Заполните его — в отчёт должны попасть только люди филиала.
• 📋 Отчёты по НДФЛ в разделе Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам. В них есть группировка или отбор по регистрации в налоговом органе — удобно сравнить, сколько налога пришлось на каждый КПП.
• 👥 Список сотрудников с отбором по подразделению. Помогает поймать тех, кого забыли перевести.

Если в черновике отчёта по филиалу пусто, а люди точно переведены — почти всегда виновата регистрация: её не выбрали в карточке или выбрали у другого подразделения.

Ошибки при вводе обособленного подразделения и как их исправить

Последний пункт стоит повторить отдельно. Изменить поля существующей регистрации — самый быстрый способ испортить уже сданную отчётность: при переформировании прошлых периодов программа подставит новые реквизиты. Новый КПП — новая запись.

Частые вопросы