Как перенести кадры, отпуска и расчёты в новую базу ЗУП 3.1 без ошибок

Ввод начальных остатков в 1С 8.3 ЗУП по сотрудникам делают в четыре слоя: сначала кадровое состояние на дату начала учёта (документ «Начальная штатная расстановка»), затем остатки отпусков, потом заработок прошлых периодов для расчёта средних и в конце — финансовые остатки: долги по зарплате, доходы и НДФЛ, базы по взносам с начала года. Если старая база — ЗУП 2.5 или Бухгалтерия 3.0, большую часть данных переносит помощник начальной настройки, и вручную остаётся только сверка.

Ниже порядок, при котором первый же расчёт зарплаты в новой базе совпадает с тем, что посчитала бы старая программа. Главная мысль: каждый документ остатков отвечает на свой вопрос, и пропуск любого из них всплывает позже — в отпускных, больничном или НДФЛ за декабрь.

Подготовка: дата начала учёта и регистрация в налоговой

До ввода сотрудников нужно три решения. Ошибки в них потом приходится исправлять перепроведением всех документов остатков.

Дата начала учёта

Это первый месяц, который зарплата считается уже в ЗУП 3.1. Документы остатков датируются предыдущим днём или месяцем, чтобы данные легли «до» первого расчёта.

Организация и регистрация в налоговом органе

В Настройка → Организации заполните карточку: ИНН, КПП, ОКТМО и регистрацию в налоговом органе. Для каждого обособленного подразделения со своим КПП нужна своя регистрация.

Это не формальность. Доходы и НДФЛ в ЗУП 3.1 учитываются в разрезе регистраций в налоговом органе. Если подразделение заведено без своей регистрации, перенесённые доходы лягут на головную организацию, и расчёт 6-НДФЛ разойдётся по КПП и ОКТМО.

Настройки учёта

Перед вводом сотрудников проверьте:

• 📌 Настройка → Расчет зарплаты — какие механизмы включены: больничные, отпуска по уходу, премии, удержания;
• 📌 Настройка → Кадровый учет — ведётся ли штатное расписание. Если да, сначала введите его: без позиций штатного расписания начальная штатная расстановка не заполнится;
• 📌 справочник видов начислений — плановые начисления (оклад, надбавки) должны существовать до того, как вы назначите их сотрудникам.

Ввод начальных остатков по сотрудникам: штатная расстановка

Сначала заведите физических лиц и сотрудников в Кадры → Сотрудники. Карточку сотрудника заполняют без кадровых документов: ни «Приём на работу», ни «Перевод» за прошлые периоды не создают.

Кадровое состояние фиксирует документ «Начальная штатная расстановка». Если его нет в меню создания, откройте через Все функции → Документы. Команду «Все функции» включают в Сервис и настройки → Параметры.

Что заполняется в документе

1. Организация и дата — последний день перед началом учёта.
2. Сотрудник — по одной строке на каждого, включая внешних совместителей.
3. Дата приёма — реальная дата приёма в организацию, а не дата перехода. От неё программа считает рабочий год для отпусков.
4. Подразделение и должность (или позиция штатного расписания).
5. Вид занятости: основное место, внутреннее или внешнее совместительство.
6. График работы и количество ставок.
7. Плановые начисления с размерами: оклад, надбавки, доплаты.

Данные, которые хранятся в карточке

Часть сведений документ не содержит — их вносят в карточку сотрудника:

• 🧾 страховой стаж для больничных — в разделе стажей карточки;
• 🧾 заявления на стандартные вычеты по НДФЛ;
• 🧾 статус налогового резидента, если он отличается от обычного;
• 🧾 постоянные удержания: алименты, займы, профсоюзные взносы.

Стаж для больничных обязательно указывайте на дату начала учёта: без него процент оплаты пособия программа определит неверно.

Остатки отпусков и переходящие больничные

Остатки отпусков

Документ «Ввод начальных остатков отпусков» показывает, сколько дней ежегодного отпуска у сотрудника осталось на дату начала учёта. Его находят в разделе Кадры или через Все функции → Документы.

Пример. Сотрудник принят 15.03.2023, основной отпуск 28 дней. На 31.12.2025 у него неиспользовано 9 дней за рабочий год 15.03.2025–14.03.2026. В документ попадает остаток 9 дней по виду «Основной отпуск» с указанием рабочего года.

• 🗓 Вводите остатки отдельно по каждому виду отпуска: основной, дополнительный за вредность, за ненормированный день.
• 🗓 Если за прошлые рабочие годы есть «хвосты», вводите их отдельными строками по своим рабочим годам.
• 🗓 Отрицательный остаток (отгуляли авансом) тоже вводится — со знаком минус.

Переходящие больничные и отпуска

Больничный, начатый до даты начала учёта и закончившийся после, — самый частый источник задвоений. Дни до перехода уже оплачены в старой программе.

Практичный порядок:

1. В новой базе создайте документ «Больничный лист» на весь период нетрудоспособности, чтобы табель и средний заработок были корректными.
2. Проверьте в документе сумму пособия за дни, уже оплаченные в старой программе.
3. Если программа начисляет их повторно, оплачиваемый в новой базе период ограничьте днями после даты начала учёта или уменьшите сумму до разницы.

С отпуском, который начался до перехода и продолжается после, логика та же: отпускные уже выплачены, а в новой базе важно отразить само отсутствие, чтобы не начислить оклад за эти дни.

Средний заработок для отпусков и пособий

Если новая база начинает учёт с нуля, при первом же отпуске средний заработок будет равен нулю или окажется сильно занижен. Данные прошлых периодов вводят документом «Данные для расчета среднего заработка».

Нужная глубина данных:

Как заполнять

1. Создайте документ, укажите организацию и сотрудника (или подберите список).
2. Для отпусков введите по месяцам заработок и отработанное время: дни при пятидневке или часы при суммированном учёте.
3. Для пособий введите заработок по годам, учитываемый для расчёта пособия по нетрудоспособности.
4. Отдельно отметьте месяцы, исключаемые из расчёта: больничные, отпуск по уходу за ребёнком.

Для сотрудников, принятых после начала расчётного периода, введите только фактические месяцы. Программа сама учтёт, что период неполный.

Финансовые остатки: долги по зарплате, НДФЛ и взносы

Это второй слой ввода начальных остатков в 1С 8.3 ЗУП по сотрудникам, и он касается денег, а не кадров.

Задолженность по зарплате

Если зарплату за последний месяц старой базы начислили, но не выплатили, долг нужно занести в новую. Иначе ведомость на выплату в ЗУП 3.1 эту сумму не увидит.

Для этого служит универсальный документ «Перенос данных» (Все функции → Документы). В нём выбирают нужный регистр — взаиморасчёты с сотрудниками — и вводят суммы к выплате по каждому сотруднику за месяц начисления.

Пример: за декабрь начислено 80 000 ₽, НДФЛ 10 400 ₽, аванс 30 000 ₽ выплачен. Остаток к выплате на 31.12: 80 000 − 10 400 − 30 000 = 39 600 ₽. Именно эту сумму вводите в остаток.

Доходы и НДФЛ с начала года

Если учёт начинается не с января, переносите доходы, вычеты, исчисленный и удержанный НДФЛ помесячно, с кодами доходов и в разрезе регистраций в налоговом органе. Без этого программа ошибётся:

• 💰 с лимитом стандартных вычетов на детей — нарастающий доход будет занижен;
• 💰 с прогрессивной шкалой НДФЛ — порог 2,4 млн ₽ дохода с начала года программа не увидит;
• 💰 с 6-НДФЛ за год — в отчёт попадут только месяцы из новой базы.

Пример: за январь–июнь сотрудник получил 2 100 000 ₽. В июле — 300 000 ₽, в августе — ещё 300 000 ₽. Нарастающим итогом на август 2 700 000 ₽, превышение порога 300 000 ₽ облагается по 15%. Если доходы до перехода не введены, новая база увидит в августе лишь 600 000 ₽ и удержит 13%. Недоудержание: 300 000 × 2% = 6 000 ₽.

Базы по страховым взносам

Тем же документом «Перенос данных» вводят облагаемую базу по взносам с начала года и исчисленные взносы. Без этого программа не поймёт, когда доход сотрудника превысил предельную величину базы, и продолжит начислять взносы по полному тарифу вместо пониженного.

Проверка введённых остатков в ЗУП 3.1

Перед первым расчётом зарплаты сверьте новую базу со старой. Удобно взять 5–10 сотрудников с разными ситуациями: совместитель, человек с больничным, принятый в середине года.

Последняя проверка — пробная. Создайте в новой базе документ «Отпуск» на 3–5 дней для сотрудника, у которого средний заработок вводился вручную, и сравните средний дневной заработок с расчётом старой программы. Совпало — данные введены верно. Документ после проверки удалите.

Частые ошибки при начальном заполнении

• ❌ Дата приёма равна дате перехода. Рабочий год для отпуска сдвигается, а стаж в организации обнуляется. В документе всегда реальная дата приёма.
• ❌ Кадровые документы «задним числом». Если вместо начальной штатной расстановки провести приёмы за прошлые годы, программа попробует рассчитывать по ним зарплату и строить историю, которой в базе нет.
• ❌ Документы остатков датированы первым днём учёта. Часть данных попадает в расчётный месяц, а не до него, и первый расчёт удваивает суммы.
• ❌ Не введены месяцы, исключаемые из среднего. Больничный в расчётном периоде, не отмеченный как исключаемый, занижает отпускные.
• ❌ Долг по зарплате введён «грязной» суммой — без вычета НДФЛ или аванса. Ведомость на выплату покажет лишнее.
• ❌ Удержания по исполнительным листам забыты. Перенос остатка долга по алиментам или исполнительному листу нужен, иначе программа не будет знать, сколько ещё удерживать.

Частые вопросы