Оформление ежегодного отпуска сотрудника в ЗУП 3.1

Ежегодный отпуск в 1С:ЗУП 8.3 вносят одним документом — он лежит в разделе Зарплата → Отпуска (тот же журнал продублирован в Кадры → Отпуска). Один документ сразу делает три вещи: фиксирует период отсутствия, считает отпускные по среднему заработку и готовит приказ Т-6. Отдельно начислять ничего не нужно.

Ниже — порядок от проверки данных сотрудника до отражения отпуска в табеле и закрытии месяца. Пути меню даны для конфигурации «Зарплата и управление персоналом» редакции 3.1 в интерфейсе «Такси».

Что проверить до ввода отпуска

Большинство ошибок с отпускными возникает не в самом документе, а до него — из-за неполных данных за расчётный период. Поэтому до создания отпуска стоит сверить несколько вещей.

Расчётный период — это 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. ЗУП берёт из них все начисления, которые входят в средний заработок. Если за эти 12 месяцев в базе чего-то не хватает, средний посчитается неверно.

Где создать документ и как заполнить шапку

Откройте Зарплата → Отпуска и нажмите Создать → Отпуск. Откроется форма документа «Отпуск».

Заполните шапку:

1. Организация — подставляется, если она в базе одна.
2. Сотрудник — после выбора ЗУП сам подтянет подразделение и должность из кадровых данных.
3. Месяц — месяц начисления отпускных. Обычно это месяц, в котором отпуск начинается.
4. Дата документа — день оформления приказа.

На вкладке «Основной отпуск» поставьте флажок ежегодного оплачиваемого отпуска и укажите период — даты «с» и «по». Число календарных дней ЗУП посчитает автоматически; праздничные дни из статьи 112 ТК РФ в отпуск не входят и количество дней не увеличивают — программа учитывает это сама.

Если сотруднику положены дополнительные дни (за вредность, ненормированный день, северный стаж), добавьте их на той же форме отдельной строкой дополнительного отпуска. Отпуск без сохранения оплаты и учебный отпуск оформляются другими видами документа, с ними основной отпуск не смешивают.

Откуда берётся остаток дней и при чём тут график отпусков

На форме отпуска ЗУП показывает подсказку с остатком — сколько дней основного отпуска накоплено на дату начала. Если подсказка расходится с вашим кадровым учётом, причина почти всегда в том, что не введён приём, перевод или прошлый отпуск.

Полную картину по всем сотрудникам даёт отчёт «Остатки отпусков» — он в Кадры → Кадровые отчёты. В нём видно, сколько дней заработано, использовано и осталось на выбранную дату.

Отпуска удобно планировать через документ «График отпусков» (Кадры → График отпусков, печатная форма Т-7). Когда подходит запланированная дата, отпуск можно создать прямо из графика — тогда период подставится из плана, и его останется только подтвердить.

О начале отпуска сотрудника предупреждают под роспись не позднее чем за две недели (ст. 123 ТК РФ). Уведомление составляют отдельно от приказа — типовой печатной формы для него ЗУП не даёт, поэтому обычно используют свой бланк организации.

Как считаются отпускные: средний заработок и пример

Отпускные = средний дневной заработок × число календарных дней отпуска. Порядок расчёта среднего задан не программой, а Постановлением Правительства № 922 и статьёй 139 ТК РФ — ЗУП только применяет формулу.

Средний дневной заработок считается так:

База за 12 месяцев ÷ 12 ÷ 29,3

где 29,3 — среднемесячное число календарных дней. Если какой-то месяц отработан не полностью (был больничный, прошлый отпуск, командировка), ЗУП пересчитает по нему количество дней пропорционально — это он тоже делает сам.

Посмотреть и проверить расчёт можно, нажав на кнопку рядом с суммой среднего заработка (пиктограмма с карандашом) — откроется форма с помесячной базой и полученным средним. Там видно, из каких начислений сложилась сумма.

Пример. Оклад 50 000 ₽, расчётный период отработан полностью, отпуск 14 дней.

Если в расчётном периоде были премии, повышение оклада или нестандартные начисления, итоговая сумма у вас будет другой — но логику ЗУП сохранит ту же.

Отдельно стоит разобрать не полностью отработанный месяц. Допустим, в одном из двенадцати месяцев сотрудник болел 10 календарных дней. Тогда по этому месяцу ЗУП возьмёт не 29,3, а пропорциональную величину: 29,3 ÷ число дней месяца × число отработанных календарных дней. Начисления за больничный в базу среднего при этом не входят. Всё это программа считает автоматически — вручную корректировать коэффициент не нужно, но важно, чтобы больничный был введён в базу до расчёта отпуска.

Приказ на отпуск и записка-расчёт

После проведения документа печатные формы доступны по кнопке «Печать»:

• 📄 Приказ на отпуск (Т-6) — его подписывает руководитель, с ним под роспись знакомят сотрудника.
• 🧾 Записка-расчёт (Т-60) — показывает, как сложилась сумма отпускных; её прикладывают к расчёту для бухгалтерии.

Унифицированные формы Т-6 и Т-60 с 2013 года не обязательны — организация вправе утвердить свои бланки. Но формы из 1С этим требованиям соответствуют, и менять их обычно незачем. С приказом сотрудника знакомят под роспись: поставьте дату ознакомления в самой форме Т-6 перед печатью или дайте расписаться на распечатанном бланке.

Выплата отпускных: сроки и порядок

Отпускные по статье 136 ТК РФ выплачивают не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Это главный срок, из-за нарушения которого чаще всего приходят штрафы, поэтому планируйте выплату заранее.

В документе отпуска поле «Выплата» определяет, когда перечислить деньги. Для отпускных обычно выбирают значение, означающее выплату в межрасчётный период, — то есть отдельно от аванса и зарплаты.

Сама выплата делается ведомостью: Выплаты → Ведомости в банк (или в кассу, или перечислением на счета — смотря как платите). В ведомости нажмите подбор и выберите проведённый отпуск — сумма подтянется автоматически.

Ведомость создаётся отдельно под каждый способ выплаты: если часть сотрудников получает деньги на карту, а часть — в кассе, понадобятся две ведомости. При выплате через зарплатный проект ведомость в банк формирует файл для отправки в банк-клиент.

По НДФЛ действует такой порядок:

• налог удерживается в день выплаты отпускных;
• срок перечисления в бюджет зависит от даты выплаты и определяется по правилам единого налогового платежа — ЗУП подставит его сам при формировании уведомления;
• в расчётном листке отпускные и удержанный с них налог видны отдельной строкой.

Отпуск в табеле и при закрытии месяца

Проведённый отпуск сам попадает в табель — дни отмечаются кодом ОТ (дополнительный оплачиваемый отпуск — кодом ОД). Отдельно отмечать отсутствие в табеле не нужно.

Когда в конце месяца вы формируете «Начисление зарплаты и взносов», ЗУП уже знает про отпуск и начислит оклад только за фактически отработанные дни — дни отпуска из оклада исключаются, двойной оплаты не возникает. Поэтому важно провести отпуск до расчёта зарплаты за месяц, а не после.

Чтобы суммы отпускных ушли в бухгалтерию с нужными счетами затрат, в конце месяца формируется документ «Отражение зарплаты в бухучёте». Проводки по отпускным он собирает по тем же правилам, что и по основной зарплате: начисление относится на счёт затрат подразделения, НДФЛ и взносы — на свои счета.

Если сотрудник заболел во время отпуска, по статье 124 ТК РФ отпуск продлевается или переносится на дни болезни. В ЗУП это оформляют не правкой проведённого отпуска, а отдельными документами: больничный вводят как обычно, а на оставшиеся дни создают новый документ отпуска либо корректируют период по согласованию с сотрудником. Пересчитывать уже выплаченные отпускные при простом продлении на те же дни не требуется — средний заработок остаётся прежним.

Что проверить, если цифры не сходятся

Несколько ситуаций, которые встречаются при вводе отпуска чаще всего, и их причины — не повтор шагов, а именно разбор сбоев:

• 🔸 Средний заработок получился нулевым или заниженным. В расчётном периоде нет проведённых начислений — например, зарплата за прошлые месяцы введена, но документы не проведены. Проверьте начисления по сотруднику за все 12 месяцев.
• 🔸 Отпускные не подтягиваются в ведомость при подборе. Документ отпуска не проведён либо в поле «Выплата» выбран не межрасчётный период, а выплата с зарплатой — тогда сумма уйдёт вместе с зарплатой за месяц, а не отдельной ведомостью.
• 🔸 За месяц отпуска оклад начислен полностью, хотя человек отдыхал. Отпуск провели уже после расчёта зарплаты за месяц. Перепроведите «Начисление зарплаты и взносов» — после этого оклад пересчитается только за отработанные дни.
• 🔸 Число дней отпуска не совпадает с заявлением. Скорее всего, в период попал нерабочий праздничный день: он в календарные дни отпуска не входит, и ЗУП исключает его автоматически.

Отдельная частая причина расхождений по остатку — незаведённые кадровые события (приём, перевод). Их проще всего поймать через отчёт «Остатки отпусков».

Частые вопросы