Ввод отпуска в 1С: от графика до отпускных и отчётов

Отпуск вносят одним документом «Отпуск». В 1С:ЗУП 3.1 он лежит в разделе Зарплата → Отпуска, в 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 — в Зарплата и кадры → Отпуска. Документ сам возьмёт даты из графика, посчитает средний заработок за 12 месяцев и начислит отпускные. Дальше останется выплатить их не позднее чем за 3 календарных дня до начала отдыха.

Разберём весь путь: что проверить до ввода, как заполнить документ в ЗУП и в Бухгалтерии, как программа считает средний заработок, какие проводки формируются и куда отпуск попадёт в отчётности. Сразу договоримся: кадровые и зарплатные функции есть в ЗУП 3.1 и в БП 3.0 с модулем зарплаты; в УТ 11, Рознице и ERP без блока зарплаты документа «Отпуск» нет.

Что проверить до ввода отпуска

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе есть исходные данные. Иначе средний заработок посчитается неверно или отпускные начислятся не туда.

• 📅 График отпусков утверждён. В ЗУП он хранится в Зарплата → График отпусков (или Кадры). Документ «Отпуск» подтянет из него плановые даты, но вводить отпуск можно и без графика — вручную.
• 💰 Начисления за расчётный период проведены. Средний считается по фактическим начислениям за 12 месяцев до месяца отпуска. Если зарплата за какой-то месяц не проведена, сумма занизится.
• 🧮 Остаток дней отпуска корректен. В ЗУП его видно в Кадры → Отчёты по кадрам → Остатки отпусков. Если сотрудник принят в середине года или были отпуска без сохранения зарплаты, проверьте, что право на дни посчитано правильно.
• 🗓 Производственный календарь загружен на текущий год — от него зависит перенос дней и праздники внутри периода отпуска.

Документ «Отпуск» в 1С:ЗУП 3.1 шаг за шагом

В ЗУП отпуск — отдельный документ со всеми видами: ежегодный основной, дополнительный, учебный, по уходу за ребёнком, без сохранения зарплаты.

1. Откройте Зарплата → Отпуска и нажмите Создать → Отпуск.
2. Выберите организацию, месяц начисления и сотрудника. Программа подставит подразделение и должность.
3. На закладке Основной отпуск поставьте галку и укажите период: с какого по какое число и количество календарных дней. Даты можно взять из графика кнопкой подбора.
4. Если к основному идёт дополнительный отпуск (за вредность, ненормированный день, северный) — отметьте его на той же форме отдельной строкой со своим периодом.
5. Поле Дата выплаты — поставьте фактическую дату, не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска. От неё зависит и срок НДФЛ.
6. Перейдите на закладку Начислено (подробно) или Расчёт среднего заработка — там видно, за какие месяцы взяты суммы и какой получился среднедневной заработок.
7. Проверьте сумму отпускных и нажмите Провести и закрыть.

На закладке с печатными формами доступны приказ на отпуск (унифицированная форма Т-6) и записка-расчёт. Печатать Т-6 необязательно, если у вас свой бланк приказа, — главное, чтобы приказ был.

Отпуск с последующим увольнением и отзыв

Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением, в ЗУП в документе «Отпуск» есть флажок Отпуск с последующим увольнением — он свяжет отпуск с кадровым документом увольнения. Отзыв из отпуска оформляется отдельным документом Изменение отпуска (или сторнированием), где указывают дату выхода; программа пересчитает неотгулянные дни и сумму к удержанию.

Как оформить отпуск в Бухгалтерии предприятия 3.0

В БП 3.0 зарплатный блок упрощён, но документ «Отпуск» работает так же. Он в разделе Зарплата и кадры → Отпуска (если пункта не видно — включите расчёт зарплаты в Зарплата и кадры → Настройки зарплаты).

1. Создайте документ Отпуск, выберите сотрудника и месяц.
2. Укажите период отпуска и число дней. Средний заработок БП посчитает автоматически по проведённым начислениям.
3. Задайте дату выплаты.
4. Проведите документ.

Принципиальная разница в путях между конфигурациями — в таблице.

Как считается средний заработок и что влияет на сумму

Средний дневной заработок для отпуска считается по Постановлению Правительства № 922. Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска.

Формула для полностью отработанного периода:

Среднедневной = Выплаты за 12 мес / 12 / 29,3
Отпускные     = Среднедневной × Календарные дни отпуска

Число 29,3 — среднемесячное количество календарных дней. В расчёт берут зарплату, премии, надбавки, но не берут отпускные прошлых периодов, больничные, матпомощь и другие выплаты, не связанные с трудом.

Пример. За 12 месяцев сотрудник заработал 600 000 ₽, период отработан полностью, отпуск — 28 дней.

• Среднедневной: 600 000 / 12 / 29,3 = 1 706,48 ₽
• Отпускные: 1 706,48 × 28 = 47 781,57 ₽

Если месяц отработан не полностью (был больничный, отпуск, прогул), количество календарных дней в нём считают по формуле: 29,3 / дней в месяце × отработанные календарные дни. Программа делает это сама — вручную пересчитывать не нужно, но результат стоит сверить на закладке расчёта среднего.

Какие проводки формирует отпуск

Отпускные — это оплата труда, поэтому они относятся на те же счёты затрат, что и зарплата сотрудника: 20, 25, 26, 44 — в зависимости от подразделения. С суммы удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы.

Если организация формирует оценочное обязательство (резерв отпусков), начисление идёт за счёт резерва: Дт 96 Кт 70. Малые предприятия, которые ведут упрощённый учёт, резерв могут не создавать — тогда работают обычные проводки через счета затрат.

Выплата отпускных: сроки, НДФЛ и взносы

Отпускные выплачивают не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Три дня считаются календарными, включая выходные. Если начало отпуска в понедельник, крайний срок выплаты — четверг.

Порядок выплаты:

• В ЗУП после проведения отпуска создают ведомость в Зарплата → Ведомости в банк (или в кассу) с видом выплаты Отпускные.
• В БП 3.0 ведомость формируют прямо в Зарплата и кадры.
• НДФЛ удерживается в момент выплаты.

Срок перечисления НДФЛ с 2023 года общий — через единый налоговый платёж. С 2024 года налог перечисляют двумя периодами в месяц:

Страховые взносы с отпускных платят в общем порядке — до 28 числа месяца, следующего за месяцем начисления. Напомню один раз: с 2023 года ФСС и ПФР объединены в СФР, взносы идут единым тарифом.

Отпуск в отчётности: 6-НДФЛ, РСВ и ЕФС-1

Отдельного отчёта по отпуску сдавать не нужно — суммы попадают в стандартную зарплатную отчётность автоматически, если документ проведён и выплата отражена.

• 📄 6-НДФЛ. Отпускные и НДФЛ с них показываются по дате фактической выплаты. В разделе 1 налог распределяется по срокам перечисления, в разделе 2 — в общей сумме доходов. Проверьте, чтобы дата выплаты в документе совпадала с реальной.
• 📄 РСВ. Отпускные входят в базу по страховым взносам того месяца, в котором начислены.
• 📄 ЕФС-1. Сам по себе ежегодный оплачиваемый отпуск в подраздел 1.1 (бывший СЗВ-ТД) не попадает — туда идут кадровые события приёма, перевода, увольнения. А вот отпуск по уходу за ребёнком и отпуск без сохранения зарплаты влияют на стаж и отражаются в подразделе по стажу.

Перед закрытием месяца сверьте начисления отчётом Зарплата → Отчёты по зарплате → Анализ зарплаты по сотрудникам (в ЗУП) или Полным сводом начислений — отпускные должны стоять отдельной строкой с видом начисления «Отпуск».

Особенности разных видов отпуска

Документ «Отпуск» в ЗУП закрывает почти все виды отдыха, но у каждого свои нюансы ввода.

• 🏖 Дополнительный отпуск. За вредные условия, ненормированный рабочий день или работу на Крайнем Севере. Отмечается в том же документе отдельной строкой. Если право на доп. дни настроено в карточке сотрудника, программа предложит их сама.
• 🎓 Учебный отпуск. Вводится как отдельный вид начисления на основании справки-вызова. Оплачивается только при получении образования соответствующего уровня впервые и при госаккредитации программы. Средний считается по тем же правилам.
• 👶 Отпуск по уходу за ребёнком. Оформляется документом «Отпуск по уходу за ребёнком», а не обычным «Отпуском». Он влияет на стаж и отражается в отчётности по стажу ЕФС-1.
• 🚫 Отпуск без сохранения зарплаты (за свой счёт). Отпускные не начисляются, но дни фиксируются — они уменьшают стаж для ежегодного отпуска, если превышают 14 календарных дней в году.

Компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении через документ «Отпуск» не проводят — её считает документ увольнения. А вот замену части отпуска сверх 28 дней денежной компенсацией (для тех, кому положен удлинённый отпуск) оформляют отдельным документом компенсации.

Частые вопросы