Новый сотрудник в базе 1С: учётная запись, пароль, права и RLS

В типовых конфигурациях 1С 8.3 (Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11) пользователя добавляют в режиме Предприятие: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи → Создать. Там же задают пароль и включают сотрудника в группы доступа. Порядок одинаков для файловой и клиент-серверной базы.

Частая ошибка — заводить сотрудника через Конфигуратор. Учётная запись появится, но без карточки в справочнике «Пользователи» и без групп доступа. В итоге человек либо не войдёт, либо получит не те права. Конфигуратор нужен в двух случаях: в базе ещё нет ни одного пользователя или конфигурация нетиповая, без подсистемы управления доступом.

Шаг 0. Файловая у вас база или клиент-серверная

От типа базы зависит, кто может создавать пользователей и где искать проблемы при входе. Проверить тип можно за 10 секунд.

1. Запустите 1С и выделите базу в окне запуска.
2. Посмотрите на строку под списком баз:
   • 📁 File="C:\Base\Buh" — файловая база, данные лежат в папке на диске;
   • 🖥️ Srvr="srv-1c";Ref="buh" — клиент-серверная, база на сервере 1С и СУБД.
3. Другой способ — внутри программы: Справка → О программе, строка «Информационная база».

Как добавить пользователя в 1С через режим Предприятие

Это основной способ для всех типовых конфигураций. Нужны права администратора в самой программе.

Создаём карточку

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Перейдите по ссылке Пользователи и нажмите Создать.
3. Заполните Полное имя — так сотрудник будет виден в документах и отчётах, например «Смирнова Анна Петровна».
4. В поле Физическое лицо выберите сотрудника, если он уже есть в справочнике. Это нужно, чтобы ФИО подставлялось в подписи и кадровые документы.
5. В зарплатных конфигурациях свяжите пользователя с физлицом обязательно: от этого зависят настройки «Сотрудник видит только свои данные» и ограничения по подразделениям.

Даём право входа и задаём пароль

1. Установите флажок Вход в программу разрешен. Без него появится только справочная запись — войти по ней нельзя.
2. Нажмите Установить пароль и введите временный пароль.
3. Включите Требовать смену пароля при входе. Сотрудник при первом запуске придумает свой.
4. Проверьте Имя для входа — программа предложит его по фамилии. Короткое имя без пробелов удобнее: smirnova, buh2.

Флажок «Показывать в списке выбора» решает, увидит ли человек своё имя в выпадающем списке при входе. В офисе на 5 человек это удобно. В базе на 50 пользователей список лучше скрыть, чтобы не раскрывать логины.

Требования к паролям для всех пользователей

Чтобы не проверять сложность пароля у каждого сотрудника вручную, задайте общие правила. Они находятся в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Настройки входа.

• 🔑 минимальная длина пароля — разумно от 8 символов;
• 🔣 требование сложного пароля: буквы разного регистра, цифры, спецсимволы;
• 📅 срок действия пароля — например, 90 дней, после чего программа попросит сменить его;
• 🚫 запрет входа после долгого простоя учётной записи — удобно для забытых логинов ушедших сотрудников.

Правила действуют на новые пароли. Уже установленные пароли сотрудники сменят при следующем требовании программы.

Включаем в группы доступа

После записи карточки нажмите Права доступа в её командной панели. Отметьте группы, которые нужны сотруднику: например, «Бухгалтер» или «Кадровик». Подробнее о группах — в разделе про права ниже.

Если сотрудник похож на коллегу

Быстрее всего создать нового пользователя копированием карточки сотрудника с той же должностью (клавиша F9 в списке). Затем проверьте его группы доступа: состав групп должен совпадать с коллегой.

Настройки интерфейса, отчётов и рабочего стола копируются отдельно: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Персональные настройки пользователей → Копирование настроек.

Добавление пользователя в файловую базу через Конфигуратор

Конфигуратор нужен, если в базе пока нет ни одного пользователя или вы работаете с самописной конфигурацией.

Первый пользователь в пустой базе

Пока список пользователей пуст, 1С пускает любого без пароля и с полными правами. Первого пользователя-администратора проще создать в режиме Предприятие: типовая конфигурация сама выдаст ему полные права. Если удобнее Конфигуратор:

1. Откройте базу в Конфигураторе.
2. Выберите Администрирование → Пользователи и нажмите Добавить.
3. На вкладке Основные заполните Имя и Полное имя, включите Аутентификация 1С:Предприятия, задайте пароль.
4. На вкладке Прочие отметьте роли Полные права и Администратор системы.
5. Нажмите ОК и перезапустите программу.

Сразу после этого запомните или сохраните пароль администратора. Восстановить его без другого администратора нельзя.

Чем отличается вкладка «Прочие»

В Конфигураторе права выдаются ролями напрямую, без групп доступа. Для типовой конфигурации это плохая практика. Подсистема управления доступом при следующей записи прав в Предприятии может пересчитать роли по группам — и выданное вручную пропадёт.

Пользователь в клиент-серверной базе: что меняется

Сам порядок добавления пользователя в 1С не меняется: та же карточка в режиме Предприятие. Отличия — в окружении базы.

Администраторы кластера и базы — это не пользователи 1С

В консоли администрирования серверов 1С есть свои администраторы: кластера и информационной базы. Это учётные записи для управления сервером — блокировки сеансов, регламентных заданий, параметров подключения. В них не нужно добавлять бухгалтеров и кадровиков.

Если в свойствах базы в консоли задан администратор базы, его имя и пароль — это имя и пароль пользователя 1С с административными правами. Создайте такого пользователя в базе заранее.

Вход по учётной записи Windows

В домене удобна аутентификация операционной системы. Сотрудник входит в 1С без пароля, под своей доменной учёткой.

1. Откройте карточку пользователя в Предприятии.
2. Включите Аутентификация операционной системы.
3. Укажите пользователя Windows в формате \\DOMAIN\smirnova — можно выбрать из списка через кнопку выбора.
4. Пароль 1С при этом можно не задавать или отключить вход по паролю совсем.

Лицензии

Лицензии клиента в 1С 8.3 считаются по одновременным сеансам, а не по числу созданных пользователей. Можно завести 30 пользователей при 10 лицензиях: войти одновременно смогут 10. Если при входе одиннадцатого появляется сообщение о нехватке лицензий — дело не в учётной записи. Какие лицензии заняты, видно в консоли кластера или командой rac session list --licenses.

Права нового пользователя: профили и группы доступа

В типовых конфигурациях права собраны в два уровня.

• 🧩 Профиль группы доступа — набор ролей: что можно делать. Например, «Бухгалтер» разрешает вводить документы и формировать отчёты.
• 👥 Группа доступа — профиль плюс конкретные люди. Например, группа «Бухгалтерия ООО Ромашка» с профилем «Бухгалтер» и тремя сотрудниками.

Оба справочника находятся в Администрирование → Настройки пользователей и прав. Ссылки Профили групп доступа и Группы доступа видны там же, где Пользователи.

Как выдать права правильно

1. Подберите подходящий поставляемый профиль: «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Кадровик», «Менеджер по продажам» и т.п. (набор зависит от конфигурации).
2. Создайте группу доступа или откройте существующую, укажите профиль.
3. На вкладке участников добавьте нового пользователя.
4. Запишите группу и попросите сотрудника перезайти в программу.

Когда поставляемого профиля не хватает

Поставляемые профили менять нельзя: их обновляет фирма-разработчик. Если бухгалтеру нужен ещё один отчёт, скопируйте профиль, назовите копию понятно («Бухгалтер + кассовые документы»), добавьте роль и используйте копию.

Права в 1С складываются. Если человек состоит в двух группах, он получает всё, что разрешено в каждой. Запретить что-то «поверх» другой группы нельзя — убирайте лишнее, а не добавляйте запрет.

Ограничение доступа на уровне записей (RLS)

Профиль решает, какие документы человек может открыть. RLS (ограничение на уровне записей) решает, какие именно записи он увидит: только свою организацию, свой склад, своё подразделение.

Как включить

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Установите флажок Ограничивать доступ на уровне записей.
3. Откройте нужную группу доступа. На вкладке ограничений появятся виды доступа — например, «Организации».
4. Выберите режим: «Все разрешены, кроме…» или «Все запрещены, кроме…», и перечислите значения.
5. Запишите группу.

Пример. В базе три организации. Бухгалтер ведёт только ООО «Север». Создайте группу «Бухгалтерия Север» с профилем «Бухгалтер», ограничьте вид доступа «Организации» значением «Все запрещены, кроме: ООО «Север»» и включите туда сотрудника. Документы и отчёты двух других организаций он не увидит.

Что учесть

• ⏳ После включения RLS программа заполняет служебные данные для ограничений. В большой базе это занимает время и идёт фоновым заданием — включайте вечером.
• 🐢 Каждое ограничение — дополнительное условие в запросах. На слабом сервере отчёты у ограниченных пользователей формируются медленнее.
• 🔍 Набор видов доступа зависит от конфигурации: в Бухгалтерии это в основном организации, в УТ и ЗУП видов больше.
• 🧪 Проверяйте результат входом под самим сотрудником, а не под администратором: администратор ограничений не видит.

Ошибки при добавлении пользователя в 1С

Большинство проблем видно по сообщению, которое получает сотрудник. Выберите своё.

Ещё одна типовая ситуация — пользователь создан, но после обновления конфигурации права «пропали». Обычно это следствие ручной выдачи ролей в Конфигураторе: при обновлении роли пересчитываются по группам доступа. Переведите такого пользователя на группы доступа.

Частые вопросы