Карточка поставщика в 1С Бухгалтерии: от ИНН до договора и банковского счёта

Нового поставщика в 1С Бухгалтерии 3.0 заводят в справочнике контрагентов: Справочники → Контрагенты, кнопка Создать. Дальше достаточно ввести ИНН — если подключён сервис 1С:Контрагент, программа сама подтянет из ЕГРЮЛ наименование, КПП, ОГРН и адрес. Останется выбрать вид контрагента, при необходимости добавить договор и банковский счёт.

Создать карточку контрагента можно и без ИНН, вручную, но тогда проверка в госреестрах не сработает и часть полей придётся заполнять самостоятельно. Ниже разберём оба варианта: быстрый ввод по ИНН, ручное заполнение реквизитов, настройку договора с поставщиком, банковские счета, счета учёта расчётов и типовые промахи, из-за которых потом не проходят оплаты и закрытие периода .

Где находится справочник и как открыть форму создания

Справочник контрагентов открывается из нескольких мест, и все они ведут к одному списку:

• 📁 Справочники → Контрагенты — основной путь;
• 🛒 Покупки → Контрагенты — удобно, когда заводите поставщика перед вводом поступления;
• 💰 Продажи → Контрагенты — тот же справочник, если контрагент одновременно и покупатель.

В списке нажмите Создать. Откроется карточка нового контрагента. Если поставщиков много, заранее создайте группы (кнопка Создать группу) — например, «Поставщики товаров», «Коммунальные услуги», «Подотчётные расчёты». Группа задаёт структуру справочника, но на учёт не влияет.

Быстрый ввод по ИНН через 1С:Контрагент

Самый надёжный способ завести поставщика — по ИНН. В верхней части карточки есть поле ИНН. Введите номер и нажмите кнопку автозаполнения рядом с полем (значок с лупой или надпись Заполнить).

Что происходит дальше, зависит от того, подключён ли сервис:

1. Сервис 1С:Контрагент подключён — программа обращается к ЕГРЮЛ/ЕГРИП и заполняет наименование, полное наименование, КПП, ОГРН, юридический адрес. Остаётся проверить данные и сохранить.
2. Сервис не подключён — 1С предложит проверить контрагента или откроет окно подключения. Без сервиса поля заполняются вручную.

Подключение проверяется и включается в разделе Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы. Там же доступна проверка контрагентов по базе ФНС.

Сверяйте ИНН с первичным документом поставщика, а не вводите на слух. Ошибка в одной цифре даёт либо чужую организацию, либо пустой ответ реестра. Если поставщик — иностранная компания или физлицо без ИНН, автозаполнение пропускают и вводят реквизиты руками.

Заполнение основных реквизитов карточки

Если автозаполнение не сработало или данных по контрагенту в реестре нет, реквизиты вносят вручную. Ключевое поле — Вид контрагента. От него зависит набор остальных полей:

Дальше заполните рабочее наименование (как контрагент будет отображаться в списках и документах) и полное наименование (как в учредительных документах — оно попадёт в печатные формы). Для юрлица обязательны ИНН и КПП: без КПП не сформируется корректный платёжный документ и счёт-фактура.

Остальные поля — адрес, телефон, контактное лицо — заполняют по необходимости. Для расчётов они не критичны, но контактное лицо и адрес пригодятся при формировании договоров и актов сверки.

Адрес стоит заполнить, если планируете обмен электронными документами: при настройке ЭДО с поставщиком реквизиты из карточки подставляются в приглашение. Для этого же полезно сразу внести электронную почту контактного лица — приглашение к обмену уйдёт на неё.

Если поставщик — обособленное подразделение крупной компании, вид контрагента остаётся «Юридическое лицо», но КПП берут подразделения. В этом случае заводят одну карточку на головную организацию, а разные КПП подставляют в документах либо создают отдельные карточки по подразделениям — так удобнее вести взаиморасчёты раздельно.

Договор с поставщиком и условия расчётов

Договоры в 1С Бухгалтерии хранятся внутри карточки контрагента — по ссылке Договоры в верхней части формы или на отдельной вкладке. Для поставщика создают договор с видом С поставщиком.

В карточке договора заполните:

• 🏷️ Вид договора — С поставщиком. Именно он определяет, на какую сторону расчётов попадёт документ.
• 💱 Валюта расчётов — рубли по умолчанию; для импорта выберите валюту договора.
• 📅 Номер и дата — из бумажного договора; если договора как такового нет, оставьте произвольные.
• 💳 Банковский счёт организации — с какого вашего счёта платите этому поставщику (можно не задавать, выбирать при оплате).

Отдельный договор нужен не всегда. Если с поставщиком разовая покупка, в документе поступления можно указать договор «Без договора» или создать технический договор с видом С поставщиком — главное, чтобы вид был правильный. Вид договора менять задним числом опасно: уже проведённые документы останутся с прежней аналитикой, и в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 60 появится путаница.

В карточке договора есть и настройки, которые пригодятся не всем, но экономят время при вводе документов. Поле Срок оплаты используется отчётами по дебиторской и кредиторской задолженности для расчёта просрочки. Если с поставщиком работаете по предоплате, это удобно отразить в самом договоре, чтобы в отчётах сразу видеть просроченные авансы. Отдельно задаётся и то, как ведётся расчёт НДС по договору — указывается ли сумма с налогом или без.

Банковские реквизиты и счёт для оплаты

Чтобы платить поставщику, в карточке нужен его банковский счёт. Откройте ссылку Банковские счета в карточке контрагента и нажмите Создать.

Порядок ввода:

1. В поле БИК введите банковский идентификационный код. 1С сама подставит наименование банка, корреспондентский счёт и город — справочник банков встроен и обновляется с релизами.
2. Введите Номер счёта — 20 знаков расчётного счёта поставщика.
3. Проверьте корреспондентский счёт: он относится к банку, а не к поставщику, и подставляется автоматически по БИК.

Если банк по БИК не нашёлся, обновите классификатор банков: в форме банковского счёта есть команда загрузки из интернета (Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы для подключения). Вручную реквизиты банка вводят только в крайнем случае.

Первый введённый счёт становится основным — он подставляется в платёжные поручения по умолчанию. Если у поставщика несколько счетов, пометьте нужный как используемый по умолчанию, иначе при оплате придётся каждый раз выбирать.

Счета учёта расчётов и дополнительные настройки

Чтобы документы поступления автоматически формировали правильные проводки, в 1С есть регистр Счета учёта расчётов с контрагентами. По умолчанию для расчётов с поставщиками подставляются:

• 60.01 — расчёты с поставщиками и подрядчиками (основной долг);
• 60.02 — расчёты по авансам выданным (предоплата).

Эти счета заданы на уровне всех контрагентов, и менять их под конкретного поставщика нужно редко. Настройка нужна, если поставщик работает по особой схеме — например, расчёты через счёт 76. Тогда в регистре Счета учёта расчётов с контрагентами (ищется через Справочники или по строке поиска над списком контрагентов) задают отдельную строку для этого контрагента или договора.

Проверить, какие счета подставятся новому поставщику, можно не создавая документ: откройте регистр со счетами учёта расчётов и посмотрите строку «по умолчанию». Если там стоят 60.01 и 60.02 — для обычной торговой закупки менять ничего не нужно.

Для группировки и аналитики используют дополнительные реквизиты и сведения. Они включаются в разделе Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения. С их помощью к карточке поставщика добавляют свои поля — категорию, менеджера, условия отсрочки — и потом отбирают контрагентов по этим признакам в списках и отчётах.

Массовый ввод и загрузка поставщиков из внешних источников

Когда поставщиков десятки, вводить их по одному долго. Штатных способов занести сразу много в 1С Бухгалтерии несколько:

• 📥 Из входящих документов ЭДО. Когда поставщик присылает электронный документ, при его загрузке 1С предлагает создать контрагента по реквизитам из документа — вручную ничего набирать не нужно.
• 🏦 Из банковской выписки. При загрузке выписки программа находит получателей платежей по ИНН и БИК и предлагает создать отсутствующих контрагентов вместе с их банковскими счетами.
• 📊 Загрузкой из таблицы. Через обработку Загрузка данных из табличного документа (или Сервис → Загрузить из файла в части релизов) можно перенести список из Excel. Способ требует аккуратного сопоставления колонок с реквизитами.

Для разовых переносов из другой базы 1С используют выгрузку/загрузку через стандартные механизмы обмена, но это уже задача для специалиста по сопровождению. Перед любой массовой загрузкой сделайте резервную копию базы: откатить сотни ошибочно созданных карточек вручную дольше, чем восстановить копию.

После загрузки обязательно проверьте, не задвоились ли контрагенты. 1С умеет искать дубли: в списке контрагентов есть команда поиска и объединения дублей (в разделе обслуживания справочников). Объединяйте дубли только после проверки — документы перецепятся на оставленный элемент.

При загрузке из таблицы главное — правильно сопоставить колонки файла с реквизитами 1С: наименование, ИНН, КПП, вид контрагента. Банковские счета таким способом обычно переносятся отдельной таблицей или вносятся потом вручную, потому что в одной строке с реквизитами организации они не помещаются. Если в исходном файле ИНН записан текстом с лишними пробелами, перед загрузкой очистите колонку — иначе 1С не найдёт контрагента в реестре и не проверит дубли по ИНН.

Частые ошибки при вводе поставщика

Большинство проблем всплывает не при создании карточки, а позже — когда документ не проводится или оплата уходит не туда. Разберём, что чаще ломается.

Отдельно про КПП: у крупных поставщиков с обособленными подразделениями КПП может отличаться от головного. В счёте-фактуре должен стоять тот КПП, который указан в документе поставщика, иначе возможны вопросы при вычете НДС.

Частые вопросы