Как оформить счёт-фактуру на аванс в 1С:Бухгалтерии 8.3

Авансовый счёт-фактуру в 1С:Бухгалтерии 8.3 проще всего не создавать вручную, а поручить программе: Операции → Регламентные операции по НДС → Регистрация счетов-фактур на аванс. Документ сам соберёт все незачтённые авансы за период, начислит НДС по расчётной ставке 20/120 (или 10/110) проводкой Дт 76.АВ Кт 68.02 и выпишет счета-фактуры пачкой. Разовый аванс можно оформить и точечно — из банковской выписки через Создать на основании.

Чтобы всё посчиталось правильно, важны три вещи: верно отражённое поступление денег с нужным договором, настроенный порядок регистрации счетов-фактур и ставка НДС в расчётном формате. Ниже — каждый шаг с путями меню, проводками и разбором мест, где бухгалтеры чаще всего ошибаются.

Когда выставлять и по какой ставке

Счёт-фактуру на полученную предоплату продавец на ОСНО обязан выписать в течение 5 календарных дней с даты поступления аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ). Срок считается от дня зачисления денег на расчётный счёт или в кассу, а не от даты договора.

НДС с аванса считают по расчётной ставке:

• 📊 20/120 — для товаров, работ и услуг со ставкой 20 %;
• 📊 10/110 — для продукции со ставкой 10 % (детские товары, часть продовольствия, печать);
• аванс по операциям со ставкой 0 % и необлагаемым НДС облагать не нужно.

Авансовый счёт-фактура попадает в книгу продаж с кодом вида операции (КВО) 02. Когда пройдёт отгрузка и этот же НДС возьмут к вычету, документ отразится в книге покупок с КВО 22.

Настройка порядка регистрации счетов-фактур

От этой настройки зависит, будет ли программа вообще выписывать авансовые счета-фактуры и как часто. Откройте Главное → Налоги и отчёты → НДС и найдите параметр «Порядок регистрации счетов-фактур на аванс». Варианты:

Самый безопасный вариант для большинства — «всегда при получении аванса»: он не зависит от спорного толкования «пятидневного правила» и даёт полную книгу продаж. Остальные режимы уменьшают число документов, но требуют аккуратной сверки зачётов.

Отражаем поступление аванса от покупателя

Начинается всё с денег. Аванс заводят документом Банк и касса → Банковские выписки → Поступление с видом операции «Оплата от покупателя» (для наличных — Поступление наличных в кассе). Что проверить в документе:

1. Контрагент и договор. Договор должен быть с видом «С покупателем». По нему программа отличает аванс от погашения долга.
2. Счета расчётов. В настройках документа или по кнопке со счётами: счёт расчётов — 62.01, счёт авансов — 62.02. 1С сама определит, что это аванс, если за покупателем нет непогашенной отгрузки.
3. Ставка НДС. В поле ставки аванса укажите ту, по которой будет облагаться будущая поставка.

Проведённый документ даёт проводку:

Если деньги по ошибке легли на 62.01 вместо 62.02, авансовый счёт-фактура не сформируется — программа не увидит аванса. Это самая частая причина «пропавших» счетов-фактур.

Создаём авансовый счёт-фактуру: два способа

Способ 1. Регламентной операцией (массово). Подходит, когда авансов за квартал много. Откройте Операции → Регламентные операции по НДС, кнопка Создать → Регистрация счетов-фактур на аванс, укажите период и нажмите Заполнить. Программа подберёт все незачтённые авансы с учётом настройки из раздела выше, а по кнопке Выполнить создаст счета-фактуры и проведёт начисление НДС. Готовые документы видно по ссылке «Открыть список счетов-фактур».

Способ 2. Вручную из поступления (точечно). Для разового аванса откройте нужный документ поступления денег и нажмите Создать на основании → Счёт-фактура выданный. Программа подставит вид «На аванс», сумму и ставку. Останется провести документ .

При проведении авансового счёта-фактуры формируется начисление НДС:

Счёт 76.АВ — это «НДС по авансам полученным». Его сальдо показывает налог, который вы вернёте к вычету после отгрузки.

Что проверить в реквизитах счёта-фактуры

В авансовом счёте-фактуре есть реквизиты, которых нет в обычном, — на них ФНС смотрит при проверке книги продаж:

• 🧾 Номер и дата платёжно-расчётного документа (графа 5). Для аванса заполняется обязательно — это номер и дата платёжки, которой пришли деньги. 1С подтягивает их из документа поступления; если поле пустое, вернитесь в выписку и проверьте номер входящего платёжного поручения.
• 🧾 Наименование товара (графа 1). Для аванса пишут обобщённо: «Предварительная оплата за …» с указанием группы товаров или услуг по договору. Конкретную номенклатуру на этом этапе указывать не требуется.
• 🧾 Расчётная ставка. В графе ставки должно стоять именно 20/120 или 10/110, а не 20 %. Если стоит прямая ставка, налог посчитается неверно.
• 🧾 Код валюты и сумма. Для рублёвого аванса — российский рубль; сумма включает НДС.

Зачёт аванса и восстановление НДС при отгрузке

Когда вы отгрузили товар или оказали услугу, аванс закрывается, а начисленный с него НДС принимается к вычету. Делается это документом Реализация (акт, накладная, УПД). При его проведении 1С автоматически:

• зачитывает аванс в счёт отгрузки;
• начисляет НДС уже с реализации;
• принимает к вычету НДС, ранее начисленный с аванса.

Полный комплект проводок по сделке с предоплатой выглядит так:

Чтобы вычет попал в книгу покупок, в конце квартала выполните регламентную операцию Формирование записей книги покупок (Операции → Регламентные операции по НДС). Именно она переносит авансовый НДС со счёта 76.АВ в книгу покупок с кодом операции 22. Без этой операции налог «зависнет» на 76.АВ и вычет вы потеряете.

Как проверить, что всё сошлось

Два отчёта закрывают 90 % вопросов перед сдачей декларации по НДС:

1. Экспресс-проверка ведения учёта (Отчёты → Анализ учёта → Экспресс-проверка). Блок по НДС показывает авансы без счетов-фактур и счета-фактуры без начисления налога.
2. Анализ учёта по НДС (Отчёты → Анализ учёта → Анализ учёта по НДС). Наглядная схема: сколько НДС начислено с авансов и сколько принято к вычету при зачёте.

Дополнительно сверьте оборотку по счёту 76.АВ: на конец периода на нём должно оставаться сальдо только по авансам, которые ещё не закрыты отгрузкой. «Повисшая» сумма по закрытым сделкам — сигнал, что не прошёл вычет.

Частые вопросы