Новый склад в 1С: от карточки до первых остатков

Новый склад заводится в справочнике складов: в «1С:Бухгалтерии 3.0» это Справочники → Товары и услуги → Склады, в «1С:Управление торговлей 11» — НСИ и администрирование → НСИ → Склады и магазины. Кнопка Создать, заполняете наименование и вид склада — и место хранения готово.

Но прежде чем карточка вообще появится в меню, складской учёт нужно включить в настройках. А чтобы остатки считались корректно, важно сразу выбрать правильный вид склада и, если нужно, подключить ордерную схему и ячейки. Ниже — весь путь: как создать и настроить склад в 1С:Предприятие пошагово, без лишних действий и типичных промахов.

С чего начать: включаем складской учёт

Если в меню вы не находите справочник складов — значит, учёт по складам выключен. Включается он по-разному в зависимости от конфигурации.

В «1С:Бухгалтерии 3.0» откройте Главное → Функциональность, вкладка Запасы. Поставьте флажок складского учёта и, если складов будет несколько, — учёт по нескольким складам (местам хранения). Пока второй флажок снят, программа работает с единственным предопределённым складом и поле «Склад» в документах не показывает.

В «1С:Управление торговлей 11» настройки собраны в НСИ и администрирование → Склад и доставка. Там включаются несколько складов, ордерные склады и адресное хранение — каждая опция отдельным флажком.

Разберитесь заранее, сколько физических мест хранения у вас на самом деле. Часто за «несколько складов» принимают разные стеллажи одного помещения — для этого отдельные склады не нужны, достаточно адресного хранения внутри одного.

Создаём карточку склада: путь и поля

Когда учёт включён, открывайте список складов и нажимайте Создать. Минимальный набор полей одинаков почти везде.

1. Наименование — короткое и узнаваемое: «Основной склад», «Магазин на Ленина», «Транзит». По нему склад будут искать в документах, поэтому избегайте одинаковых названий.
2. Группа — если складов много, заведите папки (Создать группу) и разложите склады по ним: по городам, по типам, по организациям.
3. Вид склада — ключевой реквизит, от него зависит логика учёта. О нём отдельный раздел ниже.
4. Ответственное лицо / подразделение — заполняется в тех конфигурациях, где это поле есть (чаще в УТ и ERP).

После заполнения — Записать и закрыть. Склад сразу доступен для выбора в приходных и расходных документах.

Пути к справочнику различаются, поэтому держите под рукой таблицу:

Вид склада: оптовый, розничный, ордерный

Вид склада задаёт, как программа считает остатки и какие документы для него доступны. Ошибётесь здесь — и розничная выручка не закроется, а остатки «зависнут».

В «1С:Бухгалтерии 3.0» вид выбирается из трёх вариантов:

• 📦 Оптовый склад — обычное место хранения для поступлений и отгрузок по накладным. Подходит большинству организаций.
• 🛒 Розничный магазин — для автоматизированной торговой точки, где учёт ведётся по каждой продаже (касса, чеки). Для такого склада дополнительно указывают тип цен номенклатуры и правило ценообразования.
• 🏪 Неавтоматизированная торговая точка (НТТ) — точка без онлайн-учёта продаж, где выручка определяется инвентаризацией и отчётом о розничных продажах.

В «1С:Управление торговлей 11» склад описывается не одним полем «вид», а набором признаков: оптовый или розничный магазин, использование ордерной схемы, адресное хранение. Признаки комбинируются.

Ордерная схема разделяет финансовый и складской документооборот. Накладная фиксирует переход права собственности и цену, а фактическое движение товара оформляется отдельными складскими ордерами — приходным и расходным. Это нужно, когда кладовщик и бухгалтер — разные люди и приёмка во времени не совпадает с проведением накладной.

Выберите вид под свой сценарий:

Настройка параметров учёта по складу

Помимо вида, у склада есть параметры, которые стоит задать на старте — переделывать потом с уже накопленными остатками сложнее.

• Тип цен — для розничного склада обязателен: именно по нему программа подставит цену продажи. Задаётся в карточке розничного склада (магазина).
• Контроль остатков при отгрузке — в УТ 11 настраивается, разрешать ли продажу «в минус». Для склада с реальным товаром запрет на отрицательные остатки спасает от пересортицы.
• Счета учёта в «1С:Бухгалтерии» привязываются не к складу, а к номенклатуре и её группам (Справочники → Товары и услуги → Счета учёта номенклатуры). Склад на проводки по счетам не влияет — он лишь аналитика по субконто «Склады» на счёте 41, 10 или 43.

Отдельный частый вопрос — нужно ли сразу вводить начальные остатки на новый склад. Если склад создаётся не с нуля, а, например, при переходе на новую программу, остатки вводятся документом ввода начальных остатков с указанием этого склада. Делать это нужно до первой приходной накладной, иначе придётся перепроводить документы задним числом.

Запасы в учёте — это объект ФСБУ 5/2019 «Запасы»: стандарт определяет, что входит в себестоимость и как оцениваются остатки. Склад в 1С — лишь место их хранения, но корректная аналитика по складам нужна, чтобы данные бухучёта совпадали с фактическим наличием. Себестоимость при этом считается по номенклатуре в целом или в разрезе складов — это зависит от учётной политики, а не от самой карточки склада.

Адресное хранение: помещения и ячейки

Адресное хранение нужно, когда внутри одного склада важно знать не просто «сколько всего», а «на какой полке лежит». Это функция торговых и производственных конфигураций — «1С:УТ 11», «1С:ERP», «1С:WMS». В «1С:Бухгалтерии 3.0» ячеек нет, и заводить их там не получится.

Порядок подключения в УТ 11:

1. Включите адресное хранение в НСИ и администрирование → Склад и доставка.
2. В карточке склада отметьте использование адресного хранения.
3. Опишите структуру: складские помещения, затем ячейки внутри них. Ячейки можно генерировать массово по шаблону (ряд-стеллаж-полка), а не вводить руками по одной.

Адресное хранение работает в двух режимах:

Если адресного хранения в вашей задаче достаточно на уровне «разные зоны одного помещения», не создавайте под каждую зону отдельный склад — остатки размажутся и сверять их станет труднее.

Кто отвечает за склад: материально ответственное лицо

Материально ответственное лицо (МОЛ) закрепляется за складом не всегда одним полем, а зависит от конфигурации.

В «1С:Управление торговлей 11» и ERP в карточке склада можно указать ответственного — сотрудника, который отвечает за движение товаров. Это поле используется в отчётах и при распределении задач кладовщикам.

В «1С:Бухгалтерии 3.0» отдельного реквизита «МОЛ» в карточке склада нет. Ответственность фиксируется через документы: в инвентаризации и в акте о приёме-передаче ТМЦ указывается конкретный сотрудник. Для юридического закрепления МОЛ действует договор о полной материальной ответственности — он оформляется кадрами, вне складского справочника.

Практические приёмы, которые экономят разбирательства при смене кладовщика:

• Проводите инвентаризацию при приёме и передаче склада новому ответственному — она даёт точку отсчёта по остаткам.
• Храните скан договора о матответственности в карточке сотрудника или в присоединённых файлах.
• Если складов несколько, заведите за каждым своё ответственное лицо — так проще разбирать недостачи.

Проверка: остатки и движения по новому складу

Склад заведён — убедитесь, что он работает. Самый быстрый способ: оформите пробное поступление товаров на новый склад и посмотрите отчёт.

• В «1С:Бухгалтерии» откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) и добавьте группировку по субконто «Склады». Новый склад должен появиться в строках.
• В «1С:Управление торговлей» смотрите отчёт по остаткам товаров на складах в разделе складской отчётности.

Если поступление прошло, а в отчёте склад не виден — проверьте, что в документе действительно выбран новый склад, а не предопределённый «Основной».

Полезно проверить и обратную картину: оформите пробное перемещение товара на новый склад и обратно и убедитесь, что остаток возвращается в ноль без «хвостов». Так вы поймаете ошибки в настройке контроля остатков до того, как на складе появятся реальные движения. После проверки пробные документы пометьте на удаление, чтобы они не искажали отчётность.

Частые ошибки при заведении склада

Большинство проблем с новым складом сводится к нескольким повторяющимся промахам.

Не включён учёт по нескольким складам. Поле «Склад» не появляется в документах, всё валится на единственный предопределённый склад. Лечится флажком в настройках функциональности.

Выбран неверный вид склада. Для розничной точки поставили «Оптовый» — и продажи не закрываются чеками, выручка повисает. Вид склада после начала работы менять рискованно: уже проведённые документы могут потребовать перепроведения.

Создают отдельные склады вместо адресного хранения. Под каждый стеллаж заводят склад — остатки дробятся, инвентаризация превращается в мучение. Внутренние зоны одного помещения — это ячейки, а не склады.

Дублирующие наименования. Два склада «Склад» или «Основной» — кладовщик выбирает не тот, товар уходит не с того места. Давайте уникальные понятные имена сразу.

Путают склад и организацию. Пытаются развести остатки разных фирм через разные склады. Разделение идёт по реквизиту «Организация» в документах; склад — общий справочник.

Частые вопросы