Расчёт зарплаты за месяц в ЗУП 3.1: от табеля до проводок

Чтобы внести зарплату в 1С ЗУП 3.1 , откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов, создайте документ, укажите месяц и организацию, нажмите Заполнить и проведите. Программа сама посчитает оклады по графику, НДФЛ и страховые взносы. Но результат будет верным, только если до этого в базу внесены все отпуска, больничные, премии и изменения окладов за месяц.

Типичная картина 30-го числа: документ заполнен, а у сотрудника, который неделю болел, начислен полный оклад. Причина почти всегда одна — больничный ввели после расчёта или не ввели вовсе. Поэтому порядок действий важнее самих кнопок: сначала исходные данные, потом начисление, потом проверка, выплата и отражение в бухучёте.

Что подготовить до начисления зарплаты

Расчёт в ЗУП опирается на три вещи: кадровые данные сотрудника, график работы и плановые начисления. Если хотя бы одно из них не заполнено, документ начисления посчитает неверно или не включит человека вовсе.

Кадровые данные и плановые начисления

Сотрудник попадает в расчёт, только если в базе есть проведённый документ Приём на работу с датой не позже последнего дня месяца. В нём же задаются:

• 🏢 подразделение и должность;
• 📅 график работы;
• 💰 плановые начисления — например, «Оплата по окладу» с суммой.

Изменение оклада с середины месяца вносите документом Кадровый перевод или Изменение оплаты труда датой, с которой действует новая сумма. Программа сама разобьёт месяц на два периода и посчитает каждый по своему окладу.

Производственный календарь и графики работы

Оклад делится на норму времени из графика. Если график не заполнен на текущий год, норма окажется нулевой, и начисление по окладу тоже будет нулевым.

1. Откройте раздел Настройка и найдите там производственные календари.
2. Проверьте, что календарь на текущий год загружен. Его обновляет интернет-поддержка, вручную править его без причины не нужно.
3. Там же откройте графики работы сотрудников и убедитесь, что каждый используемый график заполнен на весь год.

Учётная политика и тариф взносов

Тариф страховых взносов задаётся в учётной политике организации: Настройка → Организации, карточка организации , ссылка на учётную политику. Для малого и среднего бизнеса там выбирают пониженный тариф, для остальных — основной. Ошибка в тарифе не видна в начислениях, но сразу проявится во взносах.

Отпуска, больничные, премии и разовые выплаты

Всё, что меняет обычный месяц, вносится до документа начисления. Каждое событие оформляется своим документом.

Отпуск и больничный — межрасчётные документы. Их рассчитывают и выплачивают в течение месяца, не дожидаясь зарплаты. Документ начисления зарплаты их учитывает: дни отсутствия вычитаются из отработанного времени, и оклад пересчитывается автоматически.

Табель или учёт по отклонениям

В ЗУП можно работать двумя способами.

• ✅ По отклонениям. Программа считает, что сотрудник отработал по графику, кроме дней, на которые введены отпуска, больничные и прочие отсутствия. Так работает большинство организаций.
• 📋 По табелю. Отработанное время вносится документом Табель за месяц. Нужен при суммированном учёте, сменной работе и там, где время фиксирует внешняя система.

Если табель используется, его проводят до начисления. Табель, введённый после, документ начисления не подхватит, пока вы его не перезаполните.

Данные для расчёта зарплаты

Показатели, которые меняются каждый месяц (часы переработки, процент премии, выработка), вводятся документом Данные для расчёта зарплаты. Для удобства в настройках создают шаблон ввода: какие показатели заполнять и по каким сотрудникам. Тогда расчётчик открывает документ, вносит цифры в одну таблицу и проводит.

Как начислить зарплату документом «Начисление зарплаты и взносов»

Когда исходные данные внесены, переходите к самому расчёту.

1. Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов.
2. Нажмите Создать.
3. Укажите Месяц начисления, Организацию и, если зарплату считают по частям, Подразделение.
4. Проверьте дату документа. Обычно это последний день месяца.
5. Нажмите Заполнить. Программа подберёт всех сотрудников с плановыми начислениями и посчитает их.
6. Просмотрите вкладки документа (подробно — в следующем разделе).
7. Нажмите Провести и закрыть.

Документ состоит из нескольких вкладок: начисления, удержания, НДФЛ, взносы и другие. На вкладке начислений по каждому сотруднику видны вид начисления, период, отработанные дни и часы, результат.

Пример расчёта по окладу

Оклад 60 000 ₽. В месяце 21 рабочий день, сотрудник взял 3 дня за свой счёт и отработал 18 дней.

• Начислено: 60 000 / 21 × 18 = 51 428,57 ₽.
• НДФЛ 13%: 51 428,57 × 0,13 = 6 685,71, округляется до 6 686 ₽ (НДФЛ считают в полных рублях).
• На руки: 51 428,57 − 6 686 = 44 742,57 ₽.
• Взносы по основному тарифу 30% (в пределах единой базы): 51 428,57 × 0,30 = 15 428,57 ₽. Их платит работодатель, из зарплаты они не удерживаются.

Ставка НДФЛ 13% действует при годовом доходе до 2,4 млн ₽. Сверх этого порога применяются повышенные ставки прогрессивной шкалы, и ЗУП учитывает их сама, суммируя доход с начала года.

Пересчитать свои цифры можно калькулятором:

Проверка результата и исправление начислений

Провести документ мало, его нужно сверить. Быстрее всего это делается тремя проверками.

Что смотреть в документе

• 👤 Все ли на месте. Сравните число строк с численностью. Нет человека — проверьте приём на работу и организацию.
• 📆 Отработанное время. У сотрудников с отпуском или больничным дней должно быть меньше нормы.
• 🧾 НДФЛ. На вкладке НДФЛ видны предоставленные вычеты. Нет вычета на ребёнка — значит, не внесено заявление на вычет.
• 🏦 Взносы. Сумма должна соответствовать тарифу из учётной политики.

Отчёты для сверки

В разделе Зарплата откройте отчёты по зарплате:

• Расчётный листок — всё по одному сотруднику: начисления, удержания, выплаты, долг на начало и конец месяца.
• Свод начисленной зарплаты — итоги по видам начислений и подразделениям. Удобно сравнить с прошлым месяцем: скачок ФОТ на 20% без приёма людей — повод искать ошибку.

Как исправить

Если ошибку нашли в текущем месяце, исправьте исходный документ (больничный, премию, табель), затем откройте начисление и снова нажмите Заполнить. Для одного человека не нужно перезаполнять весь документ: выделите строку сотрудника и пересчитайте только его — команда пересчёта есть в командной панели табличной части.

Не правьте суммы в документе вручную без крайней необходимости. Ручная правка фиксирует результат, и при следующем перезаполнении или изменении исходных данных она может пропасть или разойтись с базой расчёта отпускных и больничных.

Если ошибка в уже закрытом месяце, документ прошлого периода открывают и используют команду Исправить. Программа создаст исправление, а разницу с исходной суммой отразит перерасчётом. Альтернатива — изменить исходные данные: тогда ЗУП зарегистрирует перерасчёт, и он попадёт в начисление текущего месяца.

Выплата зарплаты и завершение месяца в ЗУП

В ЗУП 3.1 нет единого документа «Закрытие месяца », как в Бухгалтерии. Месяц считается закрытым, когда пройдены все шаги:

1. Аванс выплачен ведомостью в середине месяца.
2. Межрасчётные документы (отпуска, больничные) рассчитаны и выплачены.
3. Начисление зарплаты и взносов проведено и проверено.
4. Ведомость на выплату зарплаты создана и проведена.
5. Отражение зарплаты в бухучёте сформировано.
6. Данные переданы в бухгалтерскую программу.

Ведомость на выплату

Выплаты собраны в разделе Выплаты. Там три вида ведомостей: в банк по зарплатному проекту, на счета сотрудников и в кассу. Создайте нужную, укажите месяц и вид выплаты «Зарплата», нажмите Заполнить. В ведомость попадёт сумма к выплате за вычетом аванса и НДФЛ.

С 2023 года НДФЛ удерживается при каждой выплате, включая аванс. ЗУП считает налог прямо в ведомости, поэтому дата выплаты в ней должна совпадать с реальной датой перечисления денег. От этой даты зависит, в какой период уведомления по НДФЛ попадёт налог.

Отражение зарплаты в бухучёте

Документ Отражение зарплаты в бухучёте находится в разделе Зарплата. Создайте его за месяц и нажмите Заполнить. Он собирает начисления, удержания, НДФЛ и взносы и указывает для каждой суммы счёт затрат по способу отражения.

Способ отражения назначают видам начислений, подразделениям или конкретным сотрудникам. Пример: зарплата управленцев — на 26, производственного цеха — на 20. Если способ не задан, сумма уйдёт по способу, указанному для организации по умолчанию, а это часто не тот счёт.

Проводки по зарплате и передача в Бухгалтерию 3.0

ЗУП сама проводок не формирует. Их делает 1С:Бухгалтерия 3.0, получив документ отражения через синхронизацию. Синхронизацию настраивают в обеих программах в разделе Администрирование → Синхронизация данных.

В Бухгалтерии в настройках зарплаты (Зарплата и кадры → Настройки зарплаты) должно быть указано, что расчёт зарплаты ведётся во внешней программе. Иначе в базе окажутся два учёта сразу.

Что сформируется в бухучёте

Счёт затрат зависит от способа отражения: 20 — основное производство, 26 — общехозяйственные расходы, 44 — расходы на продажу в торговле.

Выплаты из ЗУП в Бухгалтерию не переносятся как проводки по 51 и 50. Их отражают в Бухгалтерии документами списания с расчётного счёта или расходными кассовыми ордерами с видом операции по выплате зарплаты. Документ «Отражение зарплаты в бухучёте» передаёт только начисления, удержания и налоги.

Если зарплату считают прямо в Бухгалтерии 3.0

В небольших организациях без ЗУП зарплату считают в самой Бухгалтерии. Порядок короче:

1. Сотрудники и оклады — Зарплата и кадры → Сотрудники, приём оформляется кадровым документом.
2. Больничные и отпуска — отдельными документами в разделе Зарплата и кадры.
3. Начисление — Зарплата и кадры → Все начисления, создать документ начисления зарплаты, указать месяц, нажать Заполнить, провести.
4. Выплата — ведомостью в банк или кассу из раздела Зарплата и кадры.

Проводки Бухгалтерия формирует сразу при проведении документа начисления, отдельный документ отражения не нужен. Счёт затрат берётся из способа отражения, указанного в начислении или в карточке сотрудника.

Возможностей тут меньше, чем в ЗУП: нет гибких графиков, сложных премий и учёта по сменам. Если сотрудников больше двух-трёх десятков или есть сменная работа, удобнее перейти на ЗУП.

Частые ошибки при вводе зарплаты

Частые вопросы