Акты в 1С 8.3: какой документ выбрать для услуг, сверки, ОС и подрядчиков

Отдельного документа «Акт» в 1С 8.3 почти нет: акт — это печатная форма другого документа. Акт на свои услуги вносят через Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), акт от поставщика — через Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), акт сверки — отдельным документом «Акт сверки расчетов с контрагентом». Акт приёма-передачи ОС печатается из документов учёта основных средств.

Типичная ситуация: подрядчик прислал скан акта за уборку офиса, а новый бухгалтер ищет в меню слово «акт» и не находит. Правильно вносить акты в 1С — значит выбрать документ по смыслу операции: что произошло (продали, купили, сверили, передали) и с кем. Ниже — схема для 1С:Бухгалтерии 3.0, отличия для УТ 11 и ERP и для ЗУП 3.1.

Какие бывают акты и каким документом 1С их оформлять

Сначала определите вид акта. От этого зависит документ, проводки и форма печати.

Если поставщик прислал УПД со статусом 2, это тот же акт: вносите его тем же документом «Поступление» с видом «Услуги». Статус 1 означает, что УПД заменяет и акт, и счёт-фактуру одновременно.

Пошагово: как внести акт об оказании услуг в 1С

Разберу оба направления на примере БП 3.0. В УТ 11 и ERP логика та же, но названия разделов другие — они в таблице в конце раздела.

Акт на ваши услуги (продажа)

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите кнопку создания и выберите вид Услуги (акт, УПД).
3. Укажите дату. Дата акта — день, когда услуга фактически оказана, а не день оплаты.
4. Выберите контрагента и договор с видом «С покупателем».
5. На табличной части добавьте строку: номенклатура с видом «Услуга», количество, цена, ставка НДС.
6. Если вы плательщик НДС, внизу формы нажмите Выписать счет-фактуру.
7. Нажмите Провести и закрыть.

Пример: абонентское обслуживание 30 000 ₽ с НДС 20 %. После проведения в учёте будет выручка 30 000 ₽ (Дт 62.01 Кт 90.01.1) и начисленный НДС 5 000 ₽ (Дт 90.03 Кт 68.02). Проверьте: 30 000 × 20 / 120 = 5 000.

Если вы уже выставляли покупателю счёт, не заполняйте акт вручную. Откройте счёт и нажмите Создать на основании → Реализация. Строки, цены и договор перенесутся сами.

Акт от поставщика (покупка)

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Создайте документ с видом Услуги (акт, УПД).
3. В шапке укажите номер и дату акта поставщика — поля для входящего номера и даты находятся рядом с контрагентом.
4. Выберите контрагента и договор с видом «С поставщиком».
5. В строке услуги проверьте счёт затрат: 20, 26 или 44 — в зависимости от того, куда относится услуга. Для 20 и 26 счёта заполните статью затрат, для 20 ещё и подразделение с номенклатурной группой.
6. Если поставщик выдал счёт-фактуру, внизу формы введите её номер и дату и нажмите Зарегистрировать.
7. Проведите документ.

Где акты в других конфигурациях

В УТ 11 и ERP документ «Акт выполненных работ » удобен, когда работы идут по заказу клиента: акт создаётся на основании заказа, и программа закрывает его выполнение.

Акт сверки взаиморасчётов: как сформировать и закрыть

Акт сверки ничего не проводит. Он берёт данные из бухгалтерского учёта и раскладывает их по датам и документам.

Порядок работы в БП 3.0

1. Откройте Продажи → Акты сверки расчетов (тот же список есть в разделе Покупки).
2. Нажмите Создать. Укажите контрагента и период, например с 01.01 по 31.03.
3. Если нужна сверка только по одному договору, выберите его. Пустое поле означает сверку по всем договорам.
4. На вкладке «По данным организации» нажмите Заполнить. Программа подтянет обороты по счетам расчётов: 60, 62, 76 и авансы.
5. Проверьте сальдо на начало периода. Оно должно совпадать с конечным сальдо прошлого акта.
6. Запишите документ и распечатайте форму «Акт сверки».

Когда контрагент вернул свой экземпляр

Получили подписанный акт с расхождениями — заполните вкладку «По данным контрагента». Её можно заполнить копированием ваших данных и затем поправить строки, которые у партнёра отличаются. Программа покажет итоговое расхождение.

Когда разногласий нет, отметьте на вкладке дополнительных настроек, что сверка согласована. После этого документ блокируется от случайного перезаполнения, и через полгода вы увидите тот самый вариант, который подписали.

Приём-передача основных средств и ТМЦ

Акт приёма-передачи — это общее название. Для ОС и для товаров в 1С разные документы и формы.

Основные средства

• 🏭 Ввод в эксплуатацию. После поступления объекта создайте документ Принятие к учету ОС в разделе ОС и НМА. В нём задаются срок, способ амортизации и счёт отнесения расходов. Из этого документа печатается акт ОС-1.
• 📤 Продажа объекта. Документ Передача ОС в разделе ОС и НМА. Он списывает первоначальную стоимость и накопленную амортизацию, отражает выручку. Печатная форма — тот же ОС-1, а также счёт-фактура.
• 🗑 Списание. Документ Списание ОС, форма ОС-4.

В новых релизах БП 3.0 поступление и принятие к учёту можно провести одним документом «Поступление ОС». Если в вашем релизе он есть, отдельное «Принятие к учету ОС» не нужно.

Товары и материалы

• 📦 Передача покупателю. Это Реализация с видом «Товары». Печатается ТОРГ-12 или УПД. Отдельный акт приёма-передачи обычно не нужен, если вы подписываете накладную.
• 🔄 Между своими складами. Документ Перемещение товаров в разделе Склад, форма ТОРГ-13.
• 🧤 Спецодежда и инвентарь в эксплуатацию. Склад → Передача материалов в эксплуатацию.

Акты по договорам ГПХ в ЗУП 3.1

Вознаграждение исполнителю в ЗУП начисляют в два шага. Сначала документ «Договор (работы, услуги)» в разделе Зарплата, затем «Акт приемки выполненных работ» на основании договора. Акт фиксирует сумму к выплате и период, НДФЛ и взносы считаются автоматически. Если договор с оплатой частями, на каждый этап вводится свой акт.

Как распечатать акт и настроить печатную форму

Печать открывается кнопкой Печать в форме документа или в списке. Можно выделить в журнале несколько документов и распечатать сразу все.

Печать с подписью и печатью

1. Откройте карточку организации: Главное → Организации.
2. Найдите раздел с логотипом и печатью. Загрузите картинки печати и подписей руководителя и главного бухгалтера в формате PNG с прозрачным фоном.
3. В документе в меню Печать выберите вариант формы с факсимиле.

Такой акт можно сохранить в PDF и отправить клиенту по почте прямо из формы печати.

Своя форма акта

Если клиенту нужен акт по его образцу, не правьте типовой макет в конфигурации. Это снимет конфигурацию с поддержки и усложнит обновление.

Есть два безопасных пути:

Внешние формы подключают в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Перед этим должна быть включена настройка использования дополнительных отчётов и обработок в том же разделе.

Как ускорить работу с актами

Когда актов десятки в месяц, ручной ввод отнимает дни. Вот приёмы, которые реально экономят время.

• 🔁 Создание на основании. Счёт → акт → счёт-фактура. Данные не перебиваются вручную, ошибки в ценах не появляются.
• 📋 Документ «Оказание услуг». В БП 3.0 он есть в разделе Продажи и выставляет одну и ту же услугу сразу многим покупателям: аренда, абонентская плата, обслуживание. Таблицу заполняют один раз, затем копируют каждый месяц.
• 📑 Копирование прошлого акта. В списке выделите прошлый акт и нажмите F9. Поменяйте дату и период в содержании услуги. Проведите копию только после проверки, иначе выручка за месяц задвоится.
• ✉️ ЭДО. Если подключён обмен, акт уходит покупателю из формы документа, а входящие акты загружаются в «Поступление» без ручного ввода. Сопоставьте номенклатуру поставщика один раз, дальше 1С запомнит связь.
• 🧾 Групповое перепроведение. После исправления счетов учёта не открывайте каждый акт. Используйте Операции → Групповое перепроведение документов за период.

Ошибки при вводе актов, которые всплывают на закрытии месяца

Эти ошибки не мешают провести документ. Они вылезают позже: в декларации по НДС, при закрытии месяца или в споре с контрагентом.

• ❌ Акт введён датой оплаты. Выручка и НДС попадают не в тот квартал. Дата акта — дата оказания услуги.
• ❌ Вид договора не совпадает с операцией. Акт поставщика проведён по договору «С покупателем», и долг оседает на 62 вместо 60. В акте сверки потом появляются странные обороты.
• ❌ Не зарегистрирован входящий счёт-фактура. НДС не попадёт в книгу покупок. Проверяйте строку внизу формы «Поступление».
• ❌ Услуга на 26 счёте без статьи затрат. Закрытие месяца выдаст ошибку или разнесёт сумму не туда.
• ❌ Акт сверки за период, где документы ещё будут правиться. Через неделю добавили акт задним числом, а сверку уже подписали. Сверку делайте после того, как период закрыт и запрещён к изменению.
• ❌ Услуга заведена в справочнике как товар. Такую позицию программа учитывает на складе, а не в затратах, и в акт услуг она не подходит. Заведите отдельную номенклатуру с видом «Услуга».

Если ошибка в уже проведённом акте прошлого квартала, не правьте его. Оформите Корректировку реализации или Корректировку поступления текущей датой: так отчётность прошлого периода останется прежней.

Частые вопросы по актам в 1С