Больничный лист в 1С:ЗУП и Бухгалтерии: от ЭЛН до выплаты пособия

Больничный в 1С вносят документом «Больничный лист»: в ЗУП 3.1 он лежит в разделе Зарплата → Больничные листы, в Бухгалтерии 3.0 — в Зарплата и кадры → Больничные листы. Работодатель сам оплачивает только первые 3 дня болезни сотрудника, остальное платит Социальный фонд напрямую.

Типичная ситуация: менеджер Петров принёс номер электронного листка, СФР прислал запрос, а до зарплаты два дня. Чтобы правильно внести больничный лист в программу и не пересчитывать его потом, действуйте в порядке ниже: проверка карточки, загрузка ЭЛН, документ, средний заработок, ответ фонду.

Подготовка: что проверить у сотрудника до ввода больничного

Большинство переделок больничных случается из-за данных, а не из-за самого документа. За 5 минут проверьте:

• 👤 Страховой стаж. В карточке сотрудника, в разделе со стажами, должен быть заведён вид стажа для пособий. От него зависит процент оплаты: до 5 лет — 60%, от 5 до 8 лет — 80%, 8 лет и больше — 100%.
• 💰 Заработок за два прошлых календарных года. Если человек пришёл недавно, заработок у прежних работодателей вносят вручную в форме среднего заработка. Без него программа посчитает пособие от нуля и поднимет до минимума по МРОТ.
• 📅 Отпуск по уходу за ребёнком или декрет в расчётных годах. Это повод заменить годы. Нужно заявление сотрудника.
• 🧾 СНИЛС и паспорт. Без корректного СНИЛС ЭЛН не загрузится, а ответ фонду вернётся с ошибкой.
• 🗓 Пересечения. Нет ли на эти даты отпуска, командировки или другого больничного.

Ввод больничного листа в 1С по шагам

Ниже порядок для ЗУП 3.1. В Бухгалтерии 3.0 документ проще, но поля те же по смыслу.

Шаг 1. Создайте документ

1. Откройте список больничных и нажмите Создать.
2. Выберите сотрудника и месяц начисления — тот, в котором будете платить пособие, а не месяц начала болезни.
3. Укажите номер листка нетрудоспособности. Если ЭЛН уже загружен из СФР, документ лучше создать из него — тогда номер, даты и причина заполнятся сами.

Шаг 2. Причина и период

1. Причина нетрудоспособности — по коду из листка: 01 заболевание, 02 травма, 09 уход за больным членом семьи и т.д.
2. Освобождение от работы с … по … — даты строго из листка.
3. Если это продление предыдущего больничного (у листка есть номер первичного), отметьте флажок продолжения и выберите первичный документ. Средний заработок тогда не пересчитается заново.

Шаг 3. Проверьте оплату

Программа сама разделит период: 3 дня — за счёт работодателя, остальные — за счёт СФР. На вкладке начислений видно сумму именно за 3 дня. Сумма за дни фонда в документе может отображаться справочно, но в начисления она не попадает.

Укажите способ выплаты: вместе с зарплатой или в межрасчётный период. Срок — ближайший день выплаты зарплаты после назначения пособия.

Шаг 4. Проведите и проверьте средний заработок

Нажмите на значок редактирования рядом со средним заработком. В открывшейся форме видно годы расчёта, суммы по годам и количество исключаемых дней. Сверьте с реальностью, особенно если у сотрудника были длительные болезни или декрет.

Не правьте сумму пособия руками в табличной части. При следующем перепроведении или перерасчёте правка пропадёт, а остатки по налогу поедут.

Как 1С считает пособие по больничному: формула и пример

Логика расчёта задана законом № 255-ФЗ, программа её только применяет.

1. Берётся заработок за 2 календарных года до года болезни. Каждый год — не выше предельной базы для страховых взносов этого года.
2. Сумма делится на 730. Получается средний дневной заработок.
3. Дневной заработок умножается на процент по стажу.
4. Результат сравнивается с минимумом, посчитанным от МРОТ. Берётся большее.
5. Пособие = дневная сумма × дни.

Пример. Заработок за два года: 1 200 000 и 1 300 000 руб., стаж 6 лет, болел 7 дней.

С пособия удерживается НДФЛ — оно не входит в перечень необлагаемых выплат ст. 217 НК РФ. Страховые взносы на него не начисляются.

Замена лет

Если в одном или обоих расчётных годах сотрудник был в декрете или в отпуске по уходу за ребёнком, по его заявлению годы можно заменить на более ранние. Делается это в форме среднего заработка: там есть возможность выбрать другие годы. Замена допустима только если увеличивает пособие — программа покажет обе суммы, сравните их.

Электронные больничные (ЭЛН): загрузка из СФР и ответ на запрос

Бумажные листки почти не встречаются, работаем с ЭЛН. Процесс проактивный: фонд сам присылает запрос, работодатель отвечает.

1. Через сервис 1С-Отчетность в ЗУП приходит входящий запрос СФР по закрытому ЭЛН сотрудника.
2. По запросу создаётся документ «Больничный лист» с данными из листка.
3. Проверяете даты, причину, стаж, средний заработок. Проводите.
4. Из документа или рабочего места ЭЛН формируете и отправляете в фонд сведения для назначения пособия. Срок ответа — 3 рабочих дня с даты получения запроса.
5. Дальше СФР сам начисляет и перечисляет пособие с 4-го дня на карту сотрудника.

Если ЭЛН ещё открыт, его можно получить по номеру и СНИЛС — так видно, на каком этапе листок. Но вносить и оплачивать больничный можно только по закрытому листку.

Больничный по уходу за ребёнком: что отличается при вводе

Код причины — 09. Отличий от обычного больничного четыре.

• 👶 Работодатель не платит 3 дня. По уходу за ребёнком пособие с первого дня выплачивает СФР. В документе начислений за счёт организации не будет — это нормально, не ищите ошибку.
• 📊 Процент оплаты. За ребёнка до 8 лет — 100% среднего заработка независимо от стажа. За детей постарше процент зависит от стажа и формы лечения.
• 🗓 Лимиты дней. Для ребёнка до 7 лет — не более 60 дней в году (90 дней при болезнях из специального перечня). Для детей от 7 до 15 лет — до 15 дней по одному случаю и не более 45 дней в году. Проверяет лимиты фонд, но вы должны понимать, почему оплачено меньше дней.
• 👨‍👩‍👧 Два родителя. В листке может быть указано два периода ухода с разными людьми. Вносите только период вашего сотрудника.

В табеле дни ухода за ребёнком всё равно отражаются как неявка по болезни: сотрудник отсутствовал, зарплата за эти дни не начисляется.

Проверка начислений и отчётность по больничным

После проведения документа и расчёта зарплаты сверьте результат:

• 📄 Расчётный листок сотрудника за месяц — видно сумму за счёт работодателя и удержанный с неё НДФЛ.
• 📉 Начисление зарплаты — оклад должен уменьшиться на дни болезни. Если оклад начислен полностью, больничный не попал в период или проведён после расчёта зарплаты. Перезаполните документ начисления.
• 📑 6-НДФЛ. Пособие идёт с кодом дохода 2300. Дата получения дохода — день выплаты. Налог удерживается при выплате и перечисляется в общие сроки уплаты НДФЛ.
• 🏦 Пособие за дни СФР в отчётах работодателя не отражается: его выплачивает фонд, а НДФЛ с него фонд удерживает сам.

В бухучёте пособие за счёт работодателя — расход по обычным видам деятельности, как правило на тех же счетах, что и зарплата сотрудника. Проводки в БП 3.0 сформирует документ отражения зарплаты в учёте.

Полезные настройки, чтобы больничные вносились быстрее

Ручную работу с больничными можно заметно сократить.

1. Автоматическое получение запросов СФР. В настройках 1С-Отчетности включите регулярный обмен с контролирующими органами. Запросы по ЭЛН будут приходить сами, без кнопки «проверить».
2. Права расчётчика. Пользователю, который ведёт больничные, нужны права и на кадровые данные (стаж), и на расчёт. Иначе он увидит документ, но не сможет поправить стаж и будет звать коллегу.
3. Доплата до среднего заработка. Если по коллективному договору компания доплачивает до полного заработка, заведите для этого отдельный вид начисления. Не увеличивайте процент в самом документе — это исказит данные для фонда.
4. Предварительный ввод заработка у прежних работодателей. Вносите данные сразу при приёме, по справке или сведениям из СФР. Тогда при первом же больничном расчёт будет верным.
5. Отбор в списке документов. Отберите больничные по месяцу начисления: так быстро видно, все ли листки текущего месяца обработаны.

Частые ошибки при вводе больничного

• ❌ Месяц начисления = месяц начала болезни. Если больничный пришёл в следующем месяце, а вы поставили прошлый, придётся делать перерасчёт закрытого периода.
• ❌ Продолжение как новый больничный. Без связи с первичным листком программа снова начислит 3 дня за счёт работодателя.
• ❌ Больничный после расчёта зарплаты. Документ начисления не обновится сам. Перезаполните его, иначе сотрудник получит оклад за дни болезни.
• ❌ Оплата по коду 09 за счёт работодателя. Возникает, когда вручную меняют причину или даты. Сверьте код с ЭЛН.
• ❌ Пропущенный срок ответа СФР. Сотрудник получит пособие позже, а фонд может предъявить претензии. Держите список входящих запросов под контролем.