Работа кассира с чеками ККМ в 1С Розница и УТ: от открытия смены до возврата и коррекции

Чеки кассир пробивает в рабочем месте кассира — РМК. В 1С Розница это Продажи → РМК (управляемый режим), в 1С:Управление торговлей 11 — Продажи → Рабочее место кассира. Внутри РМК порядок один: открыть смену, подобрать товары сканером или поиском, принять оплату наличными или картой, напечатать фискальный чек. Каждая продажа сохраняется документом Чек ККМ.

У кассира за смену набирается не только обычная продажа: бывает возврат, оплата в счёт долга, приём аванса, оплата картой через эквайринг и исправление уже пробитого чека. Каждая из этих операций оформляется своим типом чека. Пути меню даны для актуальных релизов Розницы 2.3/3.0 и УТ 11.4/11.5 в интерфейсе «Такси».

Что приготовить перед сменой и как её открыть

Фискальный чек нельзя пробить, пока не открыта кассовая смена. Открывают её прямо из РМК — кнопкой открытия смены на главном экране. Отдельный «Z-отчёт при открытии» касса не печатает: гашение идёт только при закрытии.

До первого чека стоит проверить железо и связь:

• 🔌 ККТ и терминал эквайринга включены, в 1С отображаются как подключённое оборудование;
• 📶 есть связь с ОФД — иначе чеки копятся в фискальном накопителе (ФН хранит непереданные документы до 30 дней, потом касса блокируется);
• 🕒 дата и время на кассе верные — расхождение больше допустимого ФН не пропустит;
• 💵 в денежный ящик внесён разменный фонд.

Разменные деньги проводят операцией внесения наличных в кассу (в РМК — отдельная команда «Внесение»), а не продажей. Обратная операция, когда деньги из ящика изымают, — выемка. Обе формируют служебные документы и не влияют на выручку, но попадают в отчёт по смене.

Как пробить чек продажи в РМК

Основная операция кассира — чек на приход. В РМК товары добавляют тремя способами: сканером штрихкода, поиском по наименованию или артикулу и подбором из списка. Отсканированная позиция сразу встаёт в чек с ценой из назначенного вида цен.

Порядок действий:

1. Отсканируйте или найдите товар — он появится в табличной части чека.
2. При необходимости измените количество: встаньте на строку и укажите число (например, для весового товара).
3. Примените скидку или карту лояльности покупателя, если она есть.
4. Нажмите кнопку приёма оплаты — наличными или картой.
5. Касса напечатает фискальный чек, документ Чек ККМ сохранится автоматически.

Маркированный товар (обувь, табак, вода, молочная продукция и другие группы) добавляют в чек только сканированием кода маркировки с упаковки, а не подбором из списка. Касса передаёт код в систему «Честный ЗНАК» при пробитии чека, поэтому «вбить руками» маркированную позицию не получится — нужен 2D-сканер, читающий Data Matrix. Если код не считался или уже выбыл из оборота, 1С предупредит, и продажу придётся разобрать до печати чека.

При оплате наличными укажите внесённую сумму — 1С рассчитает сдачу. Сумму, полученную от покупателя, вводите точно: она уходит в фискальный чек и в отчёт по смене. Если оплата смешанная — часть наличными, часть картой, — в окне оплаты распределите суммы по способам, итог должен сойтись с суммой чека.

В реквизитах чека автоматически проставляется признак расчёта «Приход» и признак способа расчёта — для обычной продажи это «Полный расчёт». Эти реквизиты формата фискальных документов 1С заполняет сама; вручную в них лезть не нужно.

Как оформить возврат товара от покупателя

Возврат тоже оформляют чеком, но с признаком расчёта «Возврат прихода». В РМК для этого есть отдельный режим возврата — его открывают кнопкой на главном экране кассы.

Логика зависит от того, когда была продажа:

• Возврат в день продажи, смена ещё открыта. Найдите исходный чек по его номеру или через историю продаж, выберите возвращаемые позиции, укажите причину. Касса напечатает чек возврата, деньги выдаются из ящика.
• Возврат в другой день или в другую смену. Продажа прошлой смены уже закрыта Z-отчётом. Возврат оформляют с привязкой к фискальному признаку исходного чека — реквизиты берут из чека покупателя или из журнала.

Если покупатель платил картой, деньги возвращают на ту же карту через терминал эквайринга — наличными возврат безналичной оплаты не выдают. Терминал проведёт операцию отмены или возврата, слип приложите к чеку.

Частичный возврат возможен: в чек возврата включают только те позиции, которые покупатель сдаёт, остальные строки убирают.

Чек на погашение долга и предоплату

Отдельная ситуация — когда покупатель вносит деньги не за товар «здесь и сейчас», а в счёт прежней задолженности или авансом под будущую покупку. По 54-ФЗ такие расчёты тоже проходят через кассу и требуют чека.

Варианты, которые встречаются у кассира:

• Предоплата (аванс). Покупатель вносит деньги вперёд. В чеке признак способа расчёта — «Предоплата» или «Аванс». Товар ещё не передан.
• Погашение ранее предоставленного кредита. Покупатель забрал товар в рассрочку, теперь доплачивает. Признак способа расчёта — «Оплата кредита».
• Зачёт аванса при выдаче товара. Когда покупатель забирает оплаченное авансом, пробивают чек на полный расчёт с зачётом ранее внесённой предоплаты.

В РМК приём оплаты по долгу или заказу делают через соответствующий режим оплаты по заказам покупателей — он доступен, если в базе ведётся учёт взаиморасчётов по клиентам и заказам (это характернее для УТ 11, чем для розничной точки без клиентской базы). Сумма такого чека закрывает долг по конкретному заказу или документу расчётов.

Оплата картой и работа с эквайрингом

Безналичная оплата проходит через подключённый эквайринговый терминал. В 1С он настраивается в разделе Администрирование → Подключаемое оборудование, тип оборудования — «Эквайринговые терминалы». После настройки в РМК появляется способ оплаты «Платёжная карта».

Как кассир принимает оплату картой:

1. Соберите чек, нажмите оплату картой.
2. 1С передаст сумму на терминал, терминал запросит у покупателя приложить или вставить карту.
3. После успешной авторизации терминал напечатает слип, а 1С — фискальный чек с признаком формы расчёта «Безналичными».
4. Если банк отклонил операцию, 1С оплату не зафиксирует — предложите оплату другой картой или наличными.

Смешанную оплату картой и наличными распределяют в окне оплаты: сначала сумму по карте проводят через терминал, остаток принимают наличными. Фискальный чек выйдет один, с разбивкой по формам расчёта.

Закрытие смены и сверка кассы

В конце рабочего дня смену закрывают. В РМК это команда закрытия смены — касса печатает Z-отчёт (отчёт о закрытии смены с гашением), а 1С формирует документ по итогам.

Что происходит при закрытии:

• печатается Z-отчёт, итоги смены передаются в ОФД;
• в 1С Розница создаётся Отчёт о розничных продажах — он собирает все чеки смены в один документ для учёта;
• выручка по смене фиксируется, денежный ящик обнуляется до разменного фонда.

Чтобы проверить выручку, не закрывая смену, снимают X-отчёт — это контрольный отчёт без гашения. Его можно снять сколько угодно раз за смену: он показывает текущие суммы продаж по формам оплаты, но не закрывает день.

Перед закрытием сверьте наличные в ящике с суммой по X-отчёту. Если денег больше или меньше — разберитесь с причиной до гашения смены: лишнее приходуют или изымают выемкой, недостачу фиксируют по регламенту точки.

Отдельно сверьте безналичную выручку: сумма по картам в отчёте кассы должна совпасть с итогом сверки итогов на терминале эквайринга. Эту сверку (её иногда называют «закрытие банковского дня») обычно запускают на терминале в конце смены — расхождение означает незавершённую или задвоенную операцию по карте, и её ищут до того, как сдавать выручку. Наличные после закрытия смены сдают по регламенту точки: инкассацией или старшему кассиру, оставляя в ящике только разменный фонд на следующий день.

Исправление ошибок и чек коррекции

Пробитый фискальный чек изменить или удалить нельзя — это свойство онлайн-кассы. Любая правка — это новый чек.

Типовые ситуации и что с ними делать:

• Пробили лишний чек или неверную сумму. Оформите возврат прихода на этот чек, затем пробейте правильный.
• Продажа прошла мимо кассы, чек не пробит. Нужен чек коррекции с признаком «Приход» — им «добивают» неучтённую выручку. Основание — самостоятельное выявление или предписание налоговой.
• Излишек в кассе при закрытии. Разбираются, какая продажа прошла без чека, и при необходимости формируют чек коррекции.

Чек коррекции — это не то же самое, что возврат. Возврат привязан к конкретной продаже и товарам, а коррекция исправляет сам факт расчёта (чаще по сумме).

Частые вопросы