Справочник «Номенклатура» в 1С: создание и заполнение карточек

Номенклатура хранится в справочнике Справочники → Товары и услуги → Номенклатура (в «1С:Бухгалтерии предприятия 3.0»). Чтобы завести новую позицию, откройте справочник, встаньте на нужную группу и нажмите Создать — откроется карточка, где минимально обязательны наименование и вид номенклатуры, а остальное подтянется из настроек.

Вид номенклатуры определяет счёт учёта и поведение позиции в документах: товар попадёт на счёт 41, материал — на 10, услуга проводится без склада. Поэтому поле «Вид номенклатуры» важнее красивого наименования — ошибётесь в нём, и программа будет подбирать неверные счета во всех документах.

Ниже — как внести одну позицию вручную, как настроить виды и счета, что делать с характеристиками и как загрузить сотни позиций из Excel, не набивая каждую руками.

С чего начать: структура справочника и настройки учёта

Справочник Номенклатура — иерархический. Верхний уровень — папки-группы (например «Товары», «Материалы», «Тара»), внутри — конкретные позиции. Продуманная структура групп экономит время при подборе в документах и при построении отчётов, поэтому её стоит задать до массового ввода.

До первого элемента проверьте три вещи:

• 🗂️ Группы справочника. Создайте основные папки через Создать группу. Разумная глубина — два-три уровня, глубже искать неудобно.
• ⚙️ Включённую функциональность. Характеристики, серии, наборы включаются в Администрирование → Функциональность на вкладке «Запасы и склад». Без этого соответствующие поля карточки просто не появятся.
• 💼 Счета учёта. Откройте регистр Справочники → Номенклатура → Счета учёта номенклатуры и убедитесь, что для ваших видов заданы счета. По умолчанию правила уже заполнены, но под свою учётную политику их правят.

Как внести новую позицию номенклатуры вручную

Самый частый сценарий — завести один товар или материал. Порядок такой:

1. Откройте справочник и перейдите в группу, куда ляжет позиция.
2. Нажмите Создать. В пустой карточке заполните наименование — это внутреннее название для поиска и подбора в документах.
3. Выберите вид номенклатуры. От него зависят счета учёта и набор доступных полей (например, для услуги исчезнут складские реквизиты).
4. Укажите единицу измерения. Основная единица хранения — та, в которой ведётся количественный учёт на складе.
5. При необходимости заполните ставку НДС, артикул, страну происхождения и номер ГТД — эти поля нужны для счетов-фактур и для прослеживаемых/импортных товаров.
6. Нажмите Записать и закрыть.

Отдельно про два наименования. Поле «Наименование» — рабочее, его видят сотрудники. «Наименование полное» подставляется в печатные формы (накладные, счета-фактуры) и в маркетплейсы — туда пишут официальное название с характеристиками. Если полное не заполнить, в документы попадёт рабочее.

Артикул стоит заполнять сразу: по нему удобно искать в списке (поиск работает и по артикулу) и подбирать товары в документах поступления и реализации. Для импортных товаров заранее внесите страну происхождения и номер таможенной декларации — иначе их придётся дописывать в каждом документе реализации вручную.

Виды номенклатуры и как они управляют счетами учёта

Вид номенклатуры — это справочник-классификатор, который связывает позицию с планом счетов. В типовой базе уже есть предопределённые виды: «Товары», «Материалы», «Продукция», «Услуги», «Тара», «Оборудование к установке » и другие. Для большинства организаций их достаточно.

Как вид влияет на учёт:

Конкретный счёт берётся не из вида напрямую, а из регистра «Счета учёта номенклатуры»: там правило «вид + склад + организация → счёт». Поэтому если товар упорно встаёт на неверный счёт, проблема почти всегда в этом регистре, а не в карточке.

Свой вид номенклатуры создают, когда нужна отдельная аналитика или особый счёт. Пример: ведёте тару с возвратом по счёту 10.04 — заводите вид «Тара» со своим правилом счетов. Делается это в справочнике Справочники → Номенклатура → Виды номенклатуры.

Единицы измерения: основная, для отчётов и упаковки

Единица измерения — не формальность: от неё зависит, как считаются остатки на складе и как позиция подставляется в документы. В карточке есть несколько уровней.

• Основная единица хранения — та, в которой ведётся количественный учёт. Для сыпучих и жидких это килограммы или литры, для штучных — штуки. Менять её после начала учёта нельзя: остатки считаются именно в ней.
• Единица для отчётов — в ней выводятся итоги в некоторых отчётах, если нужен другой масштаб (например, учёт в штуках, а отчёт в тысячах штук).
• Упаковки — коробка, паллета, ящик. Задаются с коэффициентом пересчёта к основной единице (коробка = 12 штук), чтобы приходовать товар упаковками, а учитывать в штуках.

Общие единицы берутся из классификатора Справочники → Классификаторы → Классификатор единиц измерения. Если нужной единицы там нет, её добавляют один раз, а дальше выбирают в карточках.

Характеристики, серии и дополнительные реквизиты

Когда одна и та же позиция бывает в разных вариантах — размер, цвет, модель — заводить под каждый отдельную карточку неудобно. Для этого есть характеристики.

Характеристики включаются в Администрирование → Функциональность → Запасы и склад → Характеристики номенклатуры. После этого в карточке появляется флажок «Использовать характеристики» и возможность завести их список. Остатки и движения тогда считаются в разрезе характеристик: «Футболка, синяя, L» и «Футболка, синяя, M» — одна номенклатура, две характеристики.

Серии нужны для партионного учёта: срок годности, номер партии, сертификат. Включаются там же и ведутся по позициям, где это важно (продукты, медикаменты, химия).

Если встроенных полей карточки мало, добавьте дополнительные реквизиты. Это механизм, который расширяет карточку без изменения конфигурации:

1. Откройте Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения.
2. Для набора «Номенклатура» добавьте реквизит — например «Вес брутто» или «Поставщик по умолчанию».
3. Новое поле появится в карточке на отдельной вкладке и будет доступно в отчётах и отборах.

Загрузка номенклатуры из Excel и внешних файлов

Набивать сотни позиций руками — не вариант. Проще загрузить из таблицы. В списке Номенклатуры в командной панели есть команда загрузки из файла (Загрузить, в актуальных релизах БП 3.0). Порядок работы:

1. Подготовьте файл Excel: первая строка — заголовки, дальше по строке на позицию. Минимум колонок — наименование, единица измерения, ставка НДС, артикул.
2. Нажмите Загрузить в списке и выберите файл.
3. В открывшемся окне сопоставьте колонки файла с реквизитами справочника. Это ключевой шаг: программа не угадывает, где у вас артикул, а где наименование.
4. Проверьте предупреждения — незаполненные обязательные поля подсветятся.
5. Запустите загрузку и просмотрите результат.

Что проверить перед загрузкой:

• 🔤 Единицы измерения в файле должны совпадать с теми, что уже есть в базе, иначе программа создаст дубли вроде «шт» и «шт.».
• 🏷️ Ставку НДС пишите в понятном формате (20%, 10%, Без НДС) — текст программа сопоставит со справочником ставок.
• 🧩 Группу назначения выберите до загрузки, чтобы позиции не легли в корень справочника.

Альтернатива для разовых задач — обычное копирование из Excel в табличную часть документа (поступление, установка цен): 1С умеет вставлять строки из буфера, если колонки совпадают по порядку.

После загрузки обязательно просмотрите результат списком: отсортируйте по дате создания, откройте несколько карточек и убедитесь, что вид номенклатуры, ставка НДС и единица проставились как надо. Исправлять десяток карточек сразу после загрузки быстрее, чем ловить неверный счёт в проводках через месяц. Для массовой правки одного поля у группы позиций удобна групповая обработка справочников в разделе Администрирование.

Типичные ошибки при вводе номенклатуры

Большинство проблем всплывает не в момент создания карточки, а позже — в проводках и отчётах. Вот по каким симптомам их узнают и что с ними делать.

Отдельно про удаление: позицию, по которой уже были движения, физически удалять нельзя — только помечать на удаление. Прямое удаление оборвёт ссылки в проведённых документах и нарушит учёт. Контроль ссылок в типовой базе включён, но отключать его ради «быстрого» удаления не стоит.

Ещё одна частая недоработка — заполнять номенклатуру «на бегу» прямо из документа. Создать позицию из формы подбора можно, но карточка получается полупустой: без вида номенклатуры, без НДС, без артикула. Потом эти поля всё равно придётся дозаполнять, уже разыскивая позицию в справочнике.

Частые вопросы