Заводим товары в справочник номенклатуры: от карточки до штрихкода

Продукт в 1С вносится как элемент справочника «Номенклатура»: в Бухгалтерии 3.0 это Справочники → Товары и услуги → Номенклатура, кнопка Создать. В карточке обязательно выбрать вид номенклатуры, указать наименование, базовую единицу и ставку НДС. Цены задаются отдельным документом «Установка цен номенклатуры», а не в самой карточке.

Беда начинается, когда товары вносят «как получится»: одна и та же сметана заведена три раза, у части позиций единица «шт» вместо «кг», а сыр ушёл на счёт материалов. Эти проблемы решаются порядком действий: сначала настройки, потом карточки, потом цены и штрихкоды.

Подготовка: что настроить до ввода номенклатуры

Перед вводом первой карточки проверьте три вещи. Потом исправлять их придётся в уже проведённых документах.

1. Виды номенклатуры. Вид определяет, на каком счёте будет учитываться позиция и что программа с ней разрешит делать. В БП 3.0 справочник открывается через Справочники → Товары и услуги → Виды номенклатуры. Типовые виды уже есть:

• 📦 Товары — то, что покупаете для перепродажи, по умолчанию счёт 41.01;
• 🧱 Материалы — то, что расходуете на производство или нужды фирмы, счёт 10.01;
• 🏭 Продукция — то, что производите сами, счёт 43;
• 🛠 Услуги — без количественного учёта на складе.

Для магазина продуктов обычно хватает вида «Товары». Кафе или пекарне понадобятся и «Материалы» (мука, сахар), и «Продукция» (готовая выпечка).

2. Структура групп. Создайте папки заранее: «Молочная продукция», «Бакалея», «Напитки», «Мясо и птица». Группа создаётся в списке номенклатуры кнопкой Создать группу. Две-три ступени вложенности достаточно, глубже — неудобно искать.

3. Единицы измерения. Классификатор единиц открывается из поля «Единица» в карточке. Проверьте, что в нём есть «кг», «л», «шт», «упак». Недостающую единицу лучше подобрать из общероссийского классификатора ОКЕИ, а не вводить вручную: код единицы попадает в печатные формы и электронные документы .

Как внести товар в 1С: создание карточки

В 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Справочники → Товары и услуги → Номенклатура.
2. Встаньте в нужную группу, чтобы новая карточка попала сразу в неё.
3. Нажмите Создать.
4. Выберите вид номенклатуры. Сделайте это первым: от вида зависят счета учёта, которые подставятся в документы.
5. Заполните Наименование — короткое, для работы в списках. Полное наименование программа подставит автоматически; поправьте его, если в счетах-фактурах нужна другая формулировка.
6. Укажите Единицу — базовую единицу хранения.
7. Выберите ставку НДС (подробнее в разделе о ценах и налогах).
8. При необходимости заполните артикул, код ТН ВЭД, страну происхождения.
9. Нажмите Записать и закрыть.

Для продукции и услуг заполните ещё номенклатурную группу: по ней БП разносит выручку и затраты на счетах 90 и 20.

Счета учёта, которые программа будет подставлять, видны по ссылке «Счета учёта» в карточке. Если сыр должен идти не на 41.01, а на 41.02 (розница по продажной стоимости), меняйте правило там, а не в каждом документе.

В 1С:Управлении торговлей 11

В УТ 11 номенклатура находится в разделе НСИ и администрирование. Логика та же, но вид номенклатуры здесь важнее: в нём задаются тип (товар, услуга, тара), использование характеристик, серий, упаковок и особенность учёта для маркировки. Поэтому в УТ сначала настраивают виды, а уже потом вносят товары.

При создании карточки УТ сразу просит выбрать вид. Форма карточки затем подстраивается под него: если в виде включены характеристики, появится соответствующая ссылка, если серии — поле политики учёта серий.

Быстрый способ для похожих позиций

Не заводите десять видов йогурта с нуля. Выделите готовую карточку и нажмите F9 (копировать): откроется новая карточка с заполненным видом, группой, единицей и ставкой НДС. Останется поменять наименование и артикул.

Ещё один способ — создать товар прямо из документа. В поле «Номенклатура» табличной части поступления введите название, не найдите его в списке и нажмите Создать. Удобно, но при спешке так и плодятся дубли.

Характеристики, свойства и дополнительные реквизиты

Характеристики нужны, когда один товар продаётся в нескольких вариантах и остатки нужно видеть по каждому: кофе в зёрнах и молотый, сок разных вкусов. Характеристики есть в УТ 11, КА и ERP. В БП 3.0 их нет: каждый вариант — отдельная карточка.

В УТ 11 порядок такой:

1. Включите использование характеристик в настройках номенклатуры (НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Номенклатура).
2. Откройте вид номенклатуры и отметьте использование характеристик. Выберите вариант: общие для всего вида или индивидуальные для каждого товара.
3. В карточке товара по ссылке «Характеристики» создайте нужные варианты.

Дополнительные реквизиты — поля, которых нет в типовой карточке: жирность, срок годности в сутках, температура хранения, поставщик по умолчанию. Включаются они в общих настройках:

• в БП 3.0 — Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения;
• в УТ 11 — НСИ и администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения.

После включения реквизит создаётся для справочника «Номенклатура» (в УТ — для конкретного вида) и сразу появляется в карточке. По нему потом можно отбирать списки и группировать отчёты.

Серии и сроки годности. Для скоропортящихся продуктов в УТ 11 включите учёт серий в виде номенклатуры. Серия хранит дату производства и срок годности, а остатки видны по каждой партии. Это помогает списывать просрочку и продавать по принципу «первым истекает — первым уходит».

Цены и налоговые ставки для продуктов

Ставка НДС

Ставка указывается в карточке и подставляется в документы покупки и продажи. Для продуктов питания встречаются две ставки:

• 10% — для продовольственных товаров из перечня пункта 2 статьи 164 НК РФ: молоко и молочная продукция, мясо, хлеб, крупы, овощи, детское питание и другие позиции. Конкретный перечень по кодам утверждает Правительство;
• 22% — основная ставка с 2026 года: для деликатесов, алкоголя, газированных напитков, кондитерских изделий вне льготного перечня.

Сверяйте код товара с официальным перечнем льготной ставки, а не «на глаз». Ошибка в ставке тянется во все счета-фактуры и книгу продаж .

Организации на УСН без НДС ставят «Без НДС». Если вы на УСН с НДС по ставке 5% или 7%, ставка в карточке будет определяться настройками налогов организации — проверьте это на первом же документе реализации.

Типы цен и установка цен

Цена в 1С не «живёт» в карточке. Она хранится в регистре с датой, поэтому история изменений не теряется.

1. Создайте типы цен: «Закупочная», «Розничная», «Оптовая». В БП это справочник «Типы цен номенклатуры», в УТ — «Виды цен».
2. Создайте документ «Установка цен номенклатуры».
3. Выберите тип цены и дату, с которой цена действует.
4. Заполните табличную часть: подберите товары вручную или командой заполнения по группе.
5. Проведите документ.

В УТ 11 розничную цену можно рассчитывать от закупочной по формуле с наценкой, например +25%. В БП 3.0 розничные цены формируют тем же документом установки: заполните его закупочными ценами и пересчитайте на нужный процент.

Штрихкоды и маркированная продукция

Штрихкоды

Штрихкод привязывает упаковку к карточке. Сканер на кассе или в документе находит товар мгновенно.

• В УТ 11 штрихкоды хранятся отдельно от карточки и открываются по ссылке «Штрихкоды» в карточке номенклатуры. Один товар может иметь несколько кодов: на штуку, на блок, на коробку.
• Для весовых продуктов используют весовые штрихкоды с префиксом: в коде зашит артикул и вес. Формат префикса настраивается под весы и кассу.
• Если у товара нет заводского кода, программа может сгенерировать внутренний.

Самый быстрый способ внести коды — сканировать их сканером прямо в форму штрихкодов, а не набирать вручную.

Маркировка

Молочная продукция, упакованная вода, соки, пиво, табак и ряд других групп продаются только с кодами маркировки «Честного знака». Для таких товаров в карточке должна быть отмечена особенность учёта.

1. Включите интеграцию с ИС МП в разделе Администрирование (БП) или НСИ и администрирование (УТ) и отметьте нужные товарные группы.
2. В УТ 11 укажите особенность учёта в виде номенклатуры — тогда все товары этого вида станут маркируемыми.
3. Заполните код ТН ВЭД и GTIN: по нему 1С сопоставляет коды маркировки с карточкой.

Для алкоголя отдельно действует ЕГАИС: там карточку номенклатуры сопоставляют с алкогольной продукцией из классификатора ЕГАИС.

Массовая загрузка номенклатуры из Excel и выгрузка

Сотню позиций руками вносить долго. Есть три рабочих способа.

Загрузка из таблицы

1. Подготовьте файл Excel: одна строка — один товар. Колонки: наименование, артикул, единица, ставка НДС, штрихкод, цена.
2. В списке номенклатуры найдите команду загрузки из файла (в БП 3.0 — кнопка Загрузить в командной панели списка).
3. Выберите файл или вставьте таблицу из буфера обмена.
4. Сопоставьте колонки файла с реквизитами 1С. Проверьте, что программа искала существующие товары по артикулу или наименованию, а не создавала всё заново.
5. Просмотрите результат и подтвердите загрузку.

Перед массовой загрузкой сделайте резервную копию базы . Неудачную загрузку тысячи строк проще откатить копией, чем чистить вручную.

Загрузка через ЭДО

Если поставщик присылает электронные УПД, номенклатуру можно не заводить заранее. При первом получении документа 1С предложит сопоставить позицию поставщика с вашей карточкой или создать новую. Сопоставление запоминается, и следующие поставки распознаются автоматически.

Выгрузка списка

Выгрузить номенклатуру в Excel можно из любого списка: Ещё → Вывести список, отметьте нужные колонки, затем сохраните полученный табличный документ в формате .xlsx. Для выгрузки с остатками и ценами удобнее отчёт «Прайс-лист» или ведомость по товарам.

Ошибки, которые портят справочник

Частые вопросы