Путевой лист в 1С:УАТ: справочники, маршрут, ГСМ и печать

Путевые листы вносят документом «Путевой лист » в конфигурации «1С:Управление автотранспортом» (УАТ). Откройте журнал путевых листов, нажмите Создать, выберите тип листа — и дальше по шапке: автомобиль, водитель, даты, показания спидометра, ГСМ. В типовой «1С:Бухгалтерии предприятия» отдельного документа путевого листа нет, там ГСМ списывают иначе, поэтому полноценный учёт путевых листов ведут именно в УАТ или в отраслевых решениях на её базе.

Прежде чем выписывать первый документ, заполните справочники. Без заведённого автомобиля, водителя и модели ГСМ путевой лист не проведётся и расход топлива не посчитается. Ниже — весь цикл: от подготовки данных до печатной формы.

С чего начать: справочники и настройки

Путевой лист собирается из ссылок на справочные данные. Заполните их заранее — один раз, а потом только дополняете.

• 🚚 Транспортные средства. Карточка автомобиля: марка и модель, гос. номер, гаражный номер, тип (легковой, грузовой, автобус, спецтехника). К модели привязаны нормы расхода топлива.
• ⛽ Модели (марки) ГСМ. Бензин АИ-92, АИ-95, дизель и т. д. Для каждого автомобиля указывают основное топливо.
• 👷 Водители. Табельный номер, категория прав, привязка к подразделению или колонне.
• 📏 Нормы расхода ГСМ. Базовая норма на 100 км, сезонные надбавки (зимняя), надбавки за работу в городе, с прицепом, с кондиционером.
• 🗺️ Маршруты и заказчики — если ведёте учёт по рейсам и клиентам.

За основу норм обычно берут Распоряжение Минтранса № АМ-23-р. Применять именно их организация не обязана — можно утвердить собственные нормы приказом руководителя. Главное, чтобы расход топлива был обоснован: это условие для списания ГСМ в налоговые расходы.

Если заправляете машины по топливным картам, заведите их в справочник и привяжите к автомобилям или водителям — тогда заправки из путевого листа будет удобно сверять с отчётом топливной компании. При учёте по колоннам и бригадам заполните справочник подразделений: по нему потом строят отчёты по пробегу и расходу в разрезе структуры автопарка.

Какой тип путевого листа выбрать

Тип задаётся при создании документа и определяет набор полей и печатную форму. Выбор зависит от транспорта и способа оплаты работы.

Унифицированные формы из Постановления Госкомстата № 78 с 2013 года не обязательны: организация вправе разработать свой бланк. Но обязательные реквизиты путевого листа закон требует в любом случае — их состав задаёт Приказ Минтранса № 390.

Создание путевого листа и заполнение шапки

В журнале путевых листов нажмите Создать, укажите тип — откроется форма документа. Шапка — это и есть обязательные сведения из Приказа № 390.

1. Организация и подразделение (колонна). Подставляются из настроек, при нескольких — выберите нужные.
2. Срок действия. Дата и время выезда, дата и время возврата. Путевой лист оформляют до начала рейса; срок действия — на рабочий день (смену) либо на всё время рейса, если он длится дольше смены.
3. Транспортное средство. Выбираете из справочника — марка, модель и гос. номер подтягиваются автоматически.
4. Водитель. Основной и, при необходимости, сменный. Для перевозок указывают данные водительского удостоверения.
5. Собственник (владелец) ТС. Подставляется из реквизитов организации.

Приказ Минтранса № 390 делит обязательные сведения на пять групп — ориентируйтесь на них, когда проверяете заполнение шапки:

• 📅 Срок действия путевого листа (дата и время выезда и возврата).
• 🏢 Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства — наименование, адрес, телефон, ОГРН.
• 🚐 Сведения о транспортном средстве — тип, модель, гос. номер, показания одометра, дата и время выезда с парковки и возврата.
• 👨‍✈️ Сведения о водителе — Ф.И.О., дата и результат медосмотра.
• 📦 Сведения о перевозке — вид сообщения и вид перевозки.

В 1С:УАТ эти поля уже разнесены по форме документа, отдельно собирать бланк не нужно: заполнили шапку и отметки — обязательный состав набран.

Маршрут и задание водителю

Если учёт ведётся по рейсам, в путевом листе заполняют задание: откуда, куда, что везти.

В табличной части маршрута указывают пункты назначения, заказчика (для сдельных листов — грузоотправителя и грузополучателя), наименование груза и его количество. По этим строкам потом считается выполненная работа — тонно-километры, количество рейсов, время в пути.

Для легкового транспорта маршрут часто не детализируют: достаточно общего пробега за смену. Для грузового сдельного (форма 4-С) задание важно — именно по нему определяется оплата и формируется отрывной талон заказчика.

Если перевозки идут по городу с частыми остановками, учтите это в норме расхода: за работу в населённых пунктах с большой численностью населения Распоряжение № АМ-23-р предусматривает повышающие надбавки. В 1С:УАТ такие надбавки задаются в условиях эксплуатации и применяются к норме автоматически, если в документе указан соответствующий признак работы.

Учёт работы водителя и пробега

Фактическую работу вносят по возвращении автомобиля — это вторая половина документа.

• Показания спидометра (одометра) при выезде и при возврате. Пробег за смену программа считает как разницу. Например, выезд 124 500 км, возврат 124 750 км — пробег 250 км.
• Время в наряде — от выезда до возврата по часам.
• Время в движении и в простое — если ведёте детальный учёт рабочего времени водителя для начисления зарплаты в связанной конфигурации.
• Выполненная работа — тонны, тонно-километры, часы (в зависимости от типа листа).

Проверьте, что показания возврата больше показаний выезда. Отрицательный или нулевой пробег — частый повод, по которому документ не проводится.

Если за смену автомобиль вёл сначала один водитель, а потом сменщик, укажите обоих и разнесите показания и время по каждому. Так корректно распределятся и пробег, и расход, и отработанное время для начисления зарплаты. Входящие показания спидометра УАТ подставляет из предыдущего проведённого листа — сверьте их с фактическим одометром перед вводом возврата.

Ввод расхода ГСМ и заправок

Блок ГСМ — ключевой: ради него путевой лист чаще всего и ведут, он обосновывает списание топлива.

В табличной части по топливу заполняют:

• Остаток при выезде — сколько топлива было в баке на старте (берётся из остатка прошлого листа).
• Заправлено (выдано) — литры по заправкам за смену, с указанием АЗС или топливной карты.
• Расход по норме — программа считает сама из нормы и пробега.
• Фактический расход — по факту или приравнивается к нормативному.
• Остаток при возврате — остаток при выезде + заправлено − расход.

Разберём расчёт по норме на примере. Базовая норма — 10 л на 100 км, пробег — 250 км, зимняя надбавка — 10 %:

Расход по норме = 10 × (250 / 100) × 1,10 = 27,5 л

Остаток при возврате при выезде 15 л и заправке 30 л:

15 + 30 − 27,5 = 17,5 л

Эти остатки переходят в следующий путевой лист как входящий остаток — поэтому листы по одному автомобилю ведут без разрывов, иначе остаток «поедет».

Зимнюю надбавку задают не «на глаз»: в настройках указывают период её действия и процент по региону (обычно в диапазоне от 5 до 20 %). Пока дата путевого листа попадает в этот период, надбавка применяется к норме сама. Когда зимний период закончился, листы считаются уже по базовой норме без пересмотра старых документов.

Кроме топлива в путевом листе можно вести расход смазочных материалов — масел, смазок. Их нормируют в литрах или килограммах на 100 литров израсходованного топлива и заполняют отдельной строкой, если организация ведёт такой учёт.

Проведение документа и печатные формы

После заполнения нажмите Провести. Проведённый путевой лист формирует движения: списание ГСМ по норме и факту, выработку автомобиля и водителя, данные для последующего отражения расходов в учёте.

На этих данных строятся сводные отчёты: расход топлива по автомобилям за период, пробег, перерасход и экономия относительно нормы, выработка водителей. Отклонение факта от нормы — первый показатель, который смотрят при разборе перерасхода ГСМ. А выработку и отработанное время водителя передают в расчёт зарплаты, если в вашей связке есть конфигурация с зарплатным модулем.

Печать — по кнопке Печать в командной панели документа. Вид бланка соответствует типу листа: форма 3 для легкового, 4-П и 4-С для грузовых, 6 для автобуса, ЭСМ для спецтехники. Если программа предлагает не ту форму — проверьте, верно ли выбран тип путевого листа и тип транспортного средства в карточке.

Для сдельных грузовых листов печатается ещё и отрывной талон заказчика — его передают клиенту как подтверждение выполненной перевозки.

Типичные ошибки при вводе путевых листов

Отдельно про двойное списание: если ГСМ уже оприходованы и списаны авансовым отчётом водителя, а потом ещё и путевым листом, топливо спишется дважды. Определите один источник списания и держитесь его.

Частые вопросы