Расходы в 1С:Бухгалтерии 8.3 и УНФ: какой документ выбрать, как заполнить и проверить налоговый учёт

Расход в 1С вносят тем документом, который отражает реальную операцию: услугу поставщика — через Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), оплату без первички — через банковскую выписку, покупки сотрудника — через авансовый отчёт, списание материалов — требованием-накладной. Ручная операция нужна только для редких случаев, когда подходящего документа нет.

Для новичков главное правило простое: один первичный документ — один документ в базе. Тогда расход попадёт и в бухгалтерский, и в налоговый учёт, а НДС — в книгу покупок. Ниже пошагово для 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0, интерфейс «Такси») с примерами, а в отдельном разделе — как то же самое делают в 1С:УНФ.

Какой документ в 1С выбрать для расхода

Сначала определите, что у вас на руках. От этого зависит документ, а от документа — проводки и налоги.

Счёт затрат выбирают по назначению расхода:

• 🏢 26 — общехозяйственные расходы: аренда офиса, бухгалтерия, связь, управленческий персонал;
• 🛒 44 — расходы на продажу в торговле: доставка покупателям, аренда магазина, реклама;
• 🏭 20 — затраты основного производства и услуг, которые вы оказываете;
• 📉 91.02 — прочие расходы: банковские комиссии, штрафы, пени, проценты по займам.

Как внести расход в 1С вручную: пошаговая инструкция

Самый частый случай — поступили услуги от поставщика. Пример: аренда офиса за месяц 61 000 ₽, в том числе НДС 22% — 11 000 ₽.

Шаг 1. Создайте документ поступления

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление и выберите Услуги (акт, УПД).
3. Укажите дату и номер по документу поставщика. Дата документа в 1С — это дата признания расхода, а не дата ввода.
4. Выберите контрагента и договор с видом «С поставщиком».

Шаг 2. Заполните табличную часть

1. Нажмите Добавить и выберите номенклатуру с видом «Услуга», например «Аренда офиса».
2. Укажите сумму 61 000 и ставку НДС 22%. Программа выделит налог: 11 000 ₽, без НДС — 50 000 ₽.
3. В колонке Счета учета проверьте счёт затрат (26), подразделение и статью затрат.

Колонка со счетами заполняется автоматически, если для номенклатуры настроены счета учёта. Их задают по ссылке Счета учета в карточке номенклатуры или в списке номенклатуры для целой группы.

Шаг 3. Зарегистрируйте счёт-фактуру

Внизу формы введите номер и дату входящего счёта-фактуры и нажмите Зарегистрировать. Если пришёл УПД со статусом 1, документ уже служит счётом-фактурой — достаточно заполнить реквизиты.

Шаг 4. Проведите и проверьте проводки

Нажмите Провести и откройте движения документа кнопкой ДтКт:

Дт 26     Кт 60.01   50 000 — стоимость аренды
Дт 19.04  Кт 60.01   11 000 — НДС поставщика

Вычет НДС отразится записью книги покупок: Дт 68.02 Кт 19.04 на 11 000 ₽.

Ручная операция — когда без неё никак

Операции → Операции, введенные вручную — это проводка без первички в базе. Её используют для исправлений прошлых периодов, переносов между субсчетами, начислений по справкам-расчётам.

Расходы из банковской выписки: загрузка и разноска

Многие расходы впервые появляются в базе через банк: комиссии, налоги, оплата поставщикам.

Загрузка выписки

1. Выгрузите выписку из клиент-банка в формате обмена с 1С (файл kl_to_1c.txt или аналогичный в формате 1CClientBankExchange).
2. Откройте Банк и касса → Банковские выписки и нажмите Загрузить.
3. Выберите файл и проверьте список: программа сама подберёт контрагентов по ИНН и договоры.

Если подключён сервис 1С:ДиректБанк, выписка приходит кнопкой обмена, без файлов.

Какой вид операции выбрать

Для комиссии банка в 300 ₽ выберите «Прочее списание», счёт 91.02 и статью прочих расходов «Расходы на услуги банков». Проводка: Дт 91.02 Кт 51 — 300 ₽.

Как провести расходы подотчётного лица через авансовый отчёт

Деньги сотруднику выдают документом Выдача наличных с видом «Выдача подотчетному лицу» или банковским списанием «Перечисление подотчетному лицу». Проводка — Дт 71.01 Кт 50 (51).

Когда сотрудник принёс чеки, создайте авансовый отчёт:

1. Банк и касса → Авансовые отчеты → Создать.
2. Выберите физлицо. На вкладке Авансы укажите документ выдачи денег.
3. Покупки материалов и товаров внесите на вкладку Товары.
4. Такси, парковку, суточные, почтовые расходы — на вкладку Прочее: счёт затрат, статья, сумма, НДС.
5. Если поставщик выдал счёт-фактуру, отметьте его в строке, иначе вычета НДС не будет.
6. Проведите документ.

Пример. Выдали 10 000 ₽, сотрудник потратил 8 400 ₽ на канцтовары и 1 200 ₽ на такси:

Дт 10.01  Кт 71.01   8 400 — канцтовары
Дт 26     Кт 71.01   1 200 — такси

Остаток 400 ₽ (10 000 − 8 400 − 1 200) сотрудник возвращает в кассу документом Поступление наличных с видом «Возврат от подотчетного лица». Канцтовары потом списывают в расход требованием-накладной.

Расходы в налоговом учёте: налог на прибыль, НДС и УСН

Документ поступления формирует две суммы: для бухгалтерского учёта и для налогового. Признание расхода в НУ управляется статьёй затрат.

Налог на прибыль (ОСНО)

Откройте справочник Справочники → Доходы и расходы → Статьи затрат и проверьте карточку нужной статьи:

• 📌 Вид расхода — от него зависит, в какую строку декларации попадёт сумма (материальные расходы, оплата труда, прочие);
• 📌 флажок принятия расхода в налоговом учёте — снимают для расходов, которые не уменьшают базу: штрафы, представительские сверх нормы, подарки.

Для непринимаемых расходов программа сама сформирует постоянную разницу. Расход должен быть подтверждён документами и экономически обоснован — это требование статьи 252 НК РФ.

НДС

Вычет возможен, только если зарегистрирован счёт-фактура (или УПД со статусом 1). Проверьте, что запись попала в книгу покупок: Отчеты → Книга покупок. Если используете отложенный вычет, записи формирует регламентная операция в конце квартала.

УСН «Доходы минус расходы»

При УСН 15% расход принимается, только если выполнены все условия: он есть в перечне статьи 346.16 НК РФ, оплачен и (для товаров и материалов) получен или списан. В 1С это значит, что нужны и поступление, и оплата.

Порядок признания настраивают в Главное → Налоги и отчеты, на закладке УСН. Результат смотрите в Отчеты → Книга учета доходов и расходов (УСН).

Как вносить расходы в 1С:УНФ

В 1С:УНФ пользователь работает не с проводками, а со статьями: расходы ведут по статьям доходов и расходов и статьям движения денежных средств. Логика та же: поступление услуги, оплата, авансовый отчёт.

Порядок в УНФ для прямой оплаты, например рекламы в соцсетях:

1. Откройте раздел Деньги и создайте документ Расход со счета (или Расход из кассы для наличных).
2. Выберите вид операции «Прочие расходы».
3. Укажите статью расходов, например «Реклама», и статью движения денег.
4. Проведите документ — расход сразу попадёт в отчёт о прибылях и убытках.

Для услуг с актом удобнее приходная накладная из раздела Закупки: расход появится по дате акта, а оплата закроет долг перед поставщиком.

Автоматизация: как вносить расходы в 1С быстрее

Ручной ввод десятков актов в месяц — главный источник опечаток. Что помогает:

• 🔁 1С-ЭДО. Входящий УПД или акт от поставщика превращается в документ поступления в один клик: номенклатура сопоставляется один раз, дальше подставляется сама.
• 🏦 1С:ДиректБанк. Выписки загружаются без файлов, контрагенты и договоры подбираются по ИНН.
• 📄 Распознавание первичных документов. Сервис читает скан или фото акта и создаёт черновик поступления. Проверка человеком обязательна: суммы и ставки НДС иногда путаются.
• 🧾 Ввод на основании. Из документа поступления кнопкой Создать на основании формируется оплата поставщику с заполненными суммами.
• 📊 Загрузка табличной части из Excel — для длинных накладных: кнопка загрузки находится в командной панели табличной части «Товары».

Для повторяющихся ежемесячных расходов (аренда, связь) удобно копировать прошлый документ: кнопка Скопировать переносит контрагента, договор и строки, остаётся поменять дату и номер.

Частые ошибки при вводе расходов в 1С

• ❌ Пустая статья затрат. Документ проведётся, но закрытие месяца выдаст ошибку, а в декларации расход может не попасть в нужную строку.
• ❌ Дата ввода вместо даты акта. Акт за сентябрь, внесённый 3 октября октябрьской датой, сдвигает расход в другой период и в другой квартал по НДС.
• ❌ Двойной ввод. Сначала поступление из ЭДО, потом ещё одно вручную по бумажному оригиналу. Ищите дубли в журнале по номеру документа поставщика.
• ❌ Расход сразу на 26 по канцтоварам из авансового отчёта. Если по учётной политике материалы проходят через склад, используйте счёт 10 и требование-накладную.
• ❌ Расходы будущих периодов одной суммой. Годовая лицензия, отнесённая сразу на 26, искажает прибыль. Ставьте счёт 97.21 и указывайте срок списания в справочнике расходов будущих периодов.
• ❌ Не закрыт месяц. Счета 20, 25, 26 и 44 закрываются только операцией Операции → Закрытие месяца. Куда уйдут общехозяйственные расходы (на 90.08 или в себестоимость), задаёт учётная политика в Главное → Учетная политика.

Частые вопросы