Счёт покупателю в 1С: создание, валюта, печать и контроль оплаты

Счёт на оплату в 1С:Бухгалтерии 8.3 вносят в разделе Продажи → Счета покупателям: кнопка Создать, затем выбирают контрагента, договор и перечисляют товары или услуги. В 1С:Управление торговлей 11 тот же документ лежит в разделе Продажи → Счета на оплату. Сам счёт бухгалтерских проводок не делает — это предложение оплатить, а движения по учёту появятся позже, при реализации и поступлении денег.

Вносить счета можно двумя путями: создавать с нуля или получать на основании другого документа (заказа, предыдущего счёта). Ниже — куда зайти в каждой конфигурации, как заполнить документ по шагам, как выставить счёт в валюте иностранному контрагенту, распечатать и отправить его, а затем проследить за оплатой.

Где в 1С найти документ «Счёт на оплату»

Путь к счёту зависит от конфигурации. В типовых решениях он стабилен:

В обеих конфигурациях документ открывается из журнала — списка всех ранее выставленных счетов. Отсюда удобно и создавать новые, и искать старые по контрагенту, сумме или дате. Для создания нажмите Создать; для копирования похожего счёта выделите строку в списке и нажмите Создать новый элемент копированием текущего (клавиша F9).

Есть три рабочих способа внести счёт:

• 🆕 С нуля — кнопка Создать в журнале. Подходит для разовой продажи новому покупателю.
• 📑 Копированием — F9 на похожей строке. Быстрее всего для постоянного клиента с тем же набором позиций.
• 🔗 На основании заказа — из Заказа покупателя (в УТ 11 — Заказа клиента). Состав и суммы перенесутся автоматически, вручную править не нужно.

Что проверить перед выставлением счёта

Чтобы счёт сразу печатался с верными реквизитами, один раз настройте базу.

• 🏦 Банковский счёт организации. Откройте Главное → Организации, карточку своей компании, и проверьте расчётный счёт. Именно его реквизиты покупатель увидит в счёте. Если счетов несколько, отметьте основной.
• 🧮 Ставки и учёт НДС. В учётной политике задано, работает ли организация с НДС. От этого зависит, появится ли в счёте строка налога. На упрощёнке счёт печатается Без НДС.
• 🔢 Нумерация. 1С присваивает счетам сквозные номера автоматически. Если нужен префикс или своя серия, настройте нумерацию, но вручную номер лучше не переписывать — иначе возможны дубли.
• 💲 Типы цен. Если в договоре с покупателем указан тип цен, цена в табличной части подставится из прайса сама. Это избавляет от ручного ввода и ошибок в суммах.

Эти настройки делают один раз, дальше счета вносятся за минуту.

Как заполнить счёт покупателю по шагам

Разберём ввод счёта с нуля в БП 3.0. Порядок действий в УТ 11 отличается только названиями полей.

1. Откройте Продажи → Счета покупателям и нажмите Создать.
2. В поле Контрагент выберите покупателя из справочника или заведите нового по ИНН через Создать. При заполнении по ИНН реквизиты подтянутся автоматически, если подключена 1С:Контрагент.
3. Проверьте Договор. Если договора нет, 1С предложит создать его. Вид договора — С покупателем.
4. Заполните табличную часть Товары и услуги. Строки добавляют кнопкой Добавить или через Подбор — так удобнее выбирать сразу несколько позиций номенклатуры и видеть остатки.
5. По каждой строке укажите Количество и Цену. Сумма и НДС рассчитаются сами. Ставку НДС проверьте в шапке — переключатель НДС в сумме / НДС сверху влияет на итог.
6. В поле Оплата до поставьте срок, до которого счёт действителен. Эта дата попадёт в печатную форму.
7. При необходимости заполните Банковский счёт организации — именно его реквизиты покупатель увидит в счёте.
8. Нажмите Записать, затем Провести.

Проверьте банковский счёт и ставку НДС до того, как отправите счёт покупателю: ошибка в реквизитах приводит к невыясненному платежу, а неверная ставка — к расхождению с будущей реализацией.

После проведения счёт получает статус Не оплачен. Проводок в регистре бухгалтерии он не формирует — это нормально. Счёт лишь фиксирует договорённость о сумме и составе поставки.

Как выставить счёт в валюте иностранному контрагенту

Валюта счёта определяется договором, а не самим документом. Чтобы работать с валютой:

1. Включите расчёты в валюте: Главное → Функциональность, вкладка Расчёты, флажок Расчёты в валюте и условных единицах.
2. Добавьте нужную валюту в справочник Валюты (Справочники → Банк → Валюты) и загрузите курсы кнопкой Загрузить курсы валют.
3. В карточке договора с иностранным покупателем укажите валюту расчётов — например USD или EUR.
4. Создайте счёт по этому договору. Цены в табличной части вводятся в валюте договора, итог печатается в ней же.

Отдельный случай — расчёты в условных единицах, когда цена привязана к валюте, а платёж идёт в рублях. Для этого в карточке договора выбирают валюту USD или EUR, но в поле Оплата указывают, что расчёты ведутся в рублях. Тогда счёт покажет сумму в у.е. и рублёвый эквивалент по курсу на дату.

Если контракт в валюте, а оплата приходит в рублях по курсу, курсовую разницу 1С посчитает автоматически при поступлении денег и зачёте — но уже не в счёте, а в документах оплаты и реализации. Сам счёт только фиксирует валютную сумму.

Печать счёта и отправка покупателю

Готовый счёт отдают покупателю на бумаге или письмом.

1. В открытом документе нажмите Печать и выберите Счёт на оплату.
2. В печатной форме доступны кнопки сохранения в PDF/Excel и отправки.
3. Чтобы приложить факсимиле печати и подписи, настройте их в карточке организации (Главное → Организации, раздел с логотипом и факсимиле) и выберите соответствующий вариант печатной формы.

Отправить счёт письмом можно прямо из 1С. Для этого в программе должна быть настроена учётная запись почты: Администрирование → Органайзер → Настройка системной учётной записи (или личная учётная запись пользователя). После настройки в окне печатной формы появляется кнопка отправки — 1С вложит счёт в письмо в формате PDF.

Если почта не настроена, сохраните печатную форму в PDF кнопкой сохранения и отправьте вложением из обычного почтового клиента.

Ввод на основании: от счёта к реализации и оплате

Главное удобство счёта — на его основании заполняются следующие документы, и данные не приходится вбивать заново. В открытом счёте нажмите Создать на основании и выберите нужный документ:

• 💰 Поступление на расчётный счёт — когда покупатель оплатил по безналу. Сумма и договор подтянутся из счёта.
• 🧾 Поступление наличных (ПКО) — при оплате в кассу.
• 📦 Реализация (акт, накладная, УПД) — при отгрузке товара или сдаче услуг по этому счёту.
• 📄 Счёт-фактура — обычно вводится уже из реализации, а не напрямую из счёта.

Обратный сценарий тоже работает: счёт удобно создавать на основании Заказа покупателя (в УТ 11 — Заказа клиента). Тогда состав и суммы заказа перенесутся в счёт автоматически.

Для регулярных отгрузок одному покупателю не создавайте счёт каждый раз с нуля — копируйте предыдущий клавишей F9 в журнале и правьте только количество и дату. Это и есть простейшая автоматизация ручного ввода.

Когда счетов много, работайте из журнала списком. Выделите несколько документов с зажатым Ctrl и распечатайте их одной пачкой через Печать → Счёт на оплату — 1С сформирует печатные формы подряд, не открывая каждый счёт. Так же удобно разом отправлять выделенные счета по почте, если учётная запись настроена.

Контроль оплаты: статусы и проверка задолженности

Счёт покупателю меняет статус автоматически по мере поступления оплаты. Статус виден в журнале Счета покупателям отдельной колонкой.

Чтобы увидеть, какие счета ещё не оплачены, в журнале отфильтруйте список по статусу или по контрагенту. Для денежной картины по всем покупателям используйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту): дебетовое сальдо покажет, кто и сколько должен.

Ошибки при вводе счетов и как их устранить

Частые вопросы