Новый работник в базе 1С: карточка, приём, условия оплаты и печать документов

Чтобы добавить сотрудника в 1С ЗУП 3.1 , откройте Кадры → Сотрудники, нажмите Создать, заполните ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС и паспорт, запишите карточку, а затем оформите документ «Прием на работу» по ссылке Принять на работу прямо из карточки. В 1С:Бухгалтерии 3.0 путь начинается с Зарплата и кадры → Сотрудники, а приём оформляется либо в самой карточке, либо отдельным документом, если включён полный кадровый учёт.

Правильно внести сотрудника в базу 1С:Предприятия — значит сделать три вещи: завести физическое лицо без дублей, провести кадровый документ с верными условиями оплаты и сдать сведения о приёме в СФР. Ниже по порядку: что подготовить, какие поля заполнить и где чаще всего ошибаются.

Что собрать до того, как добавлять сотрудника в 1С

Вносить человека по частям неудобно: карточку придётся открывать снова, а расчёт первой зарплаты может уйти без вычетов. Соберите данные заранее.

📄 Документы от работника:

• паспорт (для иностранца — паспорт и миграционные документы);
• СНИЛС — номер нужен для ЕФС-1 и отчётов по взносам;
• ИНН — если нет, 1С позволит записать карточку без него, но для 6-НДФЛ номер лучше получить;
• заявления на стандартные вычеты по НДФЛ и свидетельства о рождении детей;
• реквизиты карты, если зарплата идёт через банк по зарплатному проекту или на счёт работника.

🏢 Данные от работодателя:

• подразделение и должность (или позиция штатного расписания);
• дата приёма и вид занятости: основное место, внешнее или внутреннее совместительство;
• оклад или тарифная ставка, надбавки;
• график работы и количество ставок;
• срок договора и испытательный срок.

Шаг 1. Создаём карточку сотрудника и физического лица

В ЗУП 3.1 и в Бухгалтерии 3.0 данные хранятся в двух справочниках. «Физические лица» — это человек: ФИО, паспорт, СНИЛС, ИНН. «Сотрудники» — его роль в конкретной организации. Один человек может быть двумя сотрудниками: например, основным работником в одной организации и совместителем в другой.

Отдельно создавать физлицо не нужно. Когда вы заводите нового сотрудника, программа сама создаёт для него физическое лицо.

Порядок действий в ЗУП 3.1

1. Откройте Кадры → Сотрудники и нажмите Создать.
2. Введите фамилию, имя и отчество в одной строке или по отдельным полям.
3. Укажите организацию, если в базе их несколько.
4. Заполните дату рождения и пол. Пол программа часто подставляет по отчеству — проверьте.
5. Введите ИНН и СНИЛС. Номер СНИЛС проверяется по контрольной сумме: если цифры введены с ошибкой, 1С предупредит.
6. Нажмите Записать.

После записи в карточке становятся активны ссылки на личные данные, вычеты, выплаты и кадровые документы.

Порядок действий в Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники, нажмите Создать.
2. Заполните ФИО, дату рождения, пол, ИНН и СНИЛС.
3. Если в настройках выбран упрощённый кадровый учёт, тут же в карточке видны поля приёма: дата, подразделение, должность, вид занятости, оклад.
4. Нажмите Записать и закрыть.

Режим кадрового учёта задаётся в Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты. При полном учёте приём, перевод и увольнение оформляются отдельными документами, и печатаются унифицированные приказы.

Шаг 2. Паспорт, адрес и налоговый статус — сведения для отчётности

Эти поля нужны не «для порядка». Из них заполняются 6-НДФЛ, ЕФС-1, персонифицированные сведения и расчёт по страховым взносам. Пустое поле всплывёт в момент сдачи отчёта, когда исправлять уже некогда.

Документ, удостоверяющий личность

В карточке сотрудника найдите блок с удостоверением личности и откройте его. Укажите:

• вид документа — для гражданина РФ «Паспорт гражданина РФ»;
• серию и номер;
• дату выдачи, код подразделения и кем выдан.

Сведения хранятся с датой. Если человек сменит паспорт, новую запись добавляют, а не перебивают старую. Так история остаётся корректной для прошлых отчётов.

Адрес и контакты

Адрес регистрации вводите через форму адреса по классификатору, а не одной строкой текста. Адрес «свободным вводом» может не пройти проверку в регламентированных отчётах. Телефон и электронная почта пригодятся для рассылки расчётных листков.

Гражданство и статусы

Для иностранных работников статусы проверяйте вручную. От статуса застрахованного (постоянно проживающий, временно проживающий, временно пребывающий) зависят взносы, а налоговый статус определяет ставку НДФЛ.

Вычеты на детей

Стандартные вычеты вносят в карточке через ссылку на вычеты по НДФЛ: вид вычета, дата начала применения и основание. Если работник пришёл в середине года, попросите у него справку о доходах с прошлого места работы, чтобы вычет перестал применяться при превышении лимита дохода.

Без заявления вычеты не вносите: право на них возникает по письменному заявлению работника.

Шаг 3. Документ «Прием на работу»: как правильно внести приём

Карточка сама по себе не делает человека работником. Начисления пойдут только после проведения кадрового документа.

В ЗУП 3.1 есть два способа открыть документ:

• из карточки сотрудника — ссылка Принять на работу;
• через журнал Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Создать → Прием на работу.

Вкладка «Главное»

1. Организация и подразделение. Подразделение выбирают из справочника Настройка → Подразделения.
2. Должность. Если включено штатное расписание, выбирается позиция штатного расписания, и условия оплаты подтянутся из неё.
3. Дата приёма. Первый рабочий день по договору, а не дата подписания документов.
4. Вид занятости. Основное место работы, внешнее совместительство или внутреннее совместительство.
5. Количество ставок. Для совместителя на полставки — 0,5.
6. Испытательный срок. В месяцах, если он предусмотрен договором.

Вкладка «Трудовой договор»

Заполните номер и дату договора, срок: бессрочный или срочный с датой окончания. Для срочного договора дата окончания обязательна.

Внутренний совместитель

Если человек уже работает в организации, а теперь берёт вторую должность, нового физлица не нужно. Создайте второго сотрудника на того же человека: в ЗУП в карточке физлица есть ссылка для добавления ещё одного места работы, или подберите существующее физическое лицо при создании нового сотрудника. Вид занятости — «Внутреннее совместительство».

Шаг 4. Оклад, начисления и график работы сотрудника

Условия оплаты задаются на вкладке «Оплата труда» документа приёма. Ошибка здесь — самая дорогая: неверный оклад попадёт в каждый расчёт до тех пор, пока его не заметят.

Начисления

1. В таблице начислений выберите основное начисление. Для окладников — «Оплата по окладу», для почасовой оплаты — начисление по часовому тарифу.
2. Укажите размер: например, 60 000 руб. в месяц.
3. Добавьте надбавки отдельными строками, если они есть: за стаж, за классность, районный коэффициент.
4. Заполните способ расчёта аванса: фиксированной суммой, процентом от тарифа или расчётом за первую половину месяца.

Пример. Оклад 60 000 руб., аванс 40% от тарифа. Начисленный аванс — 24 000 руб. (60 000 × 0,4). НДФЛ удерживается при каждой выплате, включая аванс, поэтому на руки работник получит 20 880 руб. (24 000 − 13%, то есть 3 120 руб. налога).

Графики работы

График выбирается в том же документе. Справочник находится в Настройка → Графики работы сотрудников.

Сначала создайте график, потом выбирайте его в документе приёма. Если график сделан на одну организацию, а сотрудник принимается в другую, проверьте, что календарь совпадает.

Выплаты зарплаты

Способ выплаты (касса, банк по зарплатному проекту, перечисление на карту) указывается в карточке сотрудника. Без этого сотрудник не попадёт в нужную ведомость.

Шаг 5. Печать кадровых документов и ознакомление работника

После проведения документа нажмите кнопку Печать в его командной панели. Доступны:

• 🧾 приказ о приёме на работу по форме Т-1;
• 📑 трудовой договор по шаблону программы;
• 🗂 личная карточка работника по форме Т-2.

Форма Т-1 не обязательна: организация может утвердить свою форму приказа. Но большинство работодателей используют унифицированную, и 1С заполняет её из данных документа.

Порядок ознакомления по ТК РФ

Трудовой договор из 1С — это шаблон. Перед печатью сравните его с утверждённой в компании формой договора. Если шаблон не подходит, юрист готовит договор вне программы, а в 1С остаются номер и дата.

Сведения о приёме в СФР

О приёме подают ЕФС-1, подраздел 1.1 (сведения о трудовой деятельности), не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Отчёт формируется из кадровых документов. В ЗУП проверьте, что в документе приёма стоит отметка о том, что событие отражается в электронной трудовой книжке.

Где ошибаются при приёме сотрудника в 1С и как это исправить

Вся процедура проста, но несколько ошибок повторяются из раза в раз.

Как исправить уже проведённый приём

• Опечатка в окладе или должности до первого расчёта. Откройте документ, исправьте, проведите заново.
• Зарплата уже начислена. Не правьте документ задним числом молча. Исправьте условия и пересчитайте начисления за месяц, либо оформите кадровый перевод с нужной даты, если условия изменились по факту.
• Неверная дата приёма после сдачи ЕФС-1. Сначала исправьте документ, затем подайте корректирующие сведения в СФР.

Частые вопросы о том, как внести сотрудника в 1С