Внесение стажа в программах 1С: от карточки сотрудника до ЕФС-1

Стаж в 1С живёт в двух местах. Страховой стаж для больничных и пособий заводят в карточке сотрудника через ссылку Трудовая деятельность — от этих периодов программа считает процент оплаты. Годовой стаж для пенсии уходит в СФР отдельно, подразделом 1.2 формы ЕФС-1 (бывший СЗВ-СТАЖ), а не из карточки напрямую.

Путаница обычно в том, что это три разных стажа: страховой — для больничного, северный и льготный — для досрочной пенсии, а стаж для персучёта — то, что программа собирает из кадровых документов за год. Заполняются они в разных формах, и ошибка в одном не всегда видна в другом.

Ниже — где именно вносить каждый вид стажа в 1С:ЗУП 3.1 и в 1С:Бухгалтерии 3.0, как программа пересчитывает проценты по больничному и как не получить отказ по ЕФС-1.

Что настроить до ввода стажа

Если в базе ведётся только упрощённый кадровый учёт, полей для стажа может не быть. Проверьте настройки.

В 1С:ЗУП 3.1: Настройка → Кадровый учёт. Для расчёта пособий нужен включённый учёт больничных — это в Настройка → Расчёт зарплаты, флажок по выплатам за счёт работодателя и СФР.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 кадровый и зарплатный блок включается в Администрирование → Параметры учёта → Настройки зарплаты. Там выбирают, где ведётся учёт — в этой базе или во внешней программе. Если стоит «Во внешней программе», документов по стажу и больничным в базе не будет: сначала переключите на «В этой программе».

Виды стажа и где их заводят

Прежде чем открывать карточку, определите, какой стаж вам нужен. От этого зависит форма ввода.

Отдельно вводить вручную нужно только то, что произошло до приёма к вам: предыдущие места работы, армия, учёба в стаж. Периоды работы у текущего работодателя программа берёт из приказов сама.

Вносим стаж при приёме сотрудника

Основной страховой стаж — это периоды работы до прихода к вам. Их переносят из трудовой книжки или из сведений о трудовой деятельности (СТД-Р, выписка из ЭТК).

Порядок в 1С:ЗУП 3.1:

1. Откройте Кадры → Сотрудники, выберите сотрудника.
2. В карточке нажмите ссылку Трудовая деятельность.
3. Перейдите на страницу со стажем (вкладка с видами стажа).
4. Добавьте строку: укажите период с … по …, вид стажа и, при необходимости, территориальные или особые условия.
5. Запишите карточку.

Вносите периоды без наложений — если две записи перекрываются по датам, день посчитается один раз, и итог не сойдётся с трудовой книжкой. Проверяйте стыки месяцев: запись «по 31.03» и следующая «с 01.04» — правильно, а «по 31.03» и «с 31.03» дадут лишний день.

Северный и льготный стаж вносят в той же форме, но с дополнительными признаками. Для работы в районах Крайнего Севера и приравненных местностях у периода указывают территориальные условия (РКС или МКС) — от них зависит право на досрочную пенсию и районный коэффициент. Для «вредников» по спискам 1 и 2 проставляют код особых условий труда и, если нужно, долю ставки. Эти коды берут из классификатора, а не вписывают свободным текстом — иначе СФР не примет сведения о льготном стаже.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 карточка сотрудника проще. Ссылка на трудовую деятельность там тоже есть, но чаще страховой стаж указывают прямо в документе Больничный лист при расчёте пособия — программа запомнит его и подставит в следующий больничный.

Групповой ввод, если сотрудников много

При переносе из другой программы или первичном заполнении базы вбивать стаж по одному долго. Варианта два.

Через загрузку. Если данные есть в таблице (ФИО, период, вид стажа), стандартный перенос в 1С:ЗУП подхватывает трудовую деятельность вместе с остальной кадровой информацией. Отдельной типовой «загрузки стажа из Excel» в коробке нет — её делают в рамках общего переноса или обработкой от партнёра.

Вручную, но без лишних кликов. Открывайте карточки списком через Кадры → Сотрудники и переходите по Трудовая деятельность у каждого. Группового документа «изменить стаж всем сразу» в типовой конфигурации нет: страховой стаж индивидуален, общей кнопки для него не предусмотрено.

Для новых сотрудников, принятых в текущем году, ничего вводить руками не нужно — их стаж у вас формируется из документов Приём на работу автоматически.

Отдельно держите в голове две сущности с похожим названием. Трудовая деятельность в карточке — это и страховой стаж для пособий, и сведения о прежних местах работы для СЗВ-ТД (подраздел 1.1 ЕФС-1). Для подраздела 1.1 важны записи именно о приёмах, переводах и увольнениях с датами и кодами, а для больничного — суммарная длительность. Одна форма, но разные данные попадают в разные отчёты, поэтому заполнять их стоит аккуратно и полностью.

Стаж для больничного: как считаются проценты

Для пособия по временной нетрудоспособности процент зависит от страхового стажа на дату начала болезни:

• 🔹 стаж 8 лет и более — 100% среднего заработка;
• 🔹 от 5 до 8 лет — 80%;
• 🔹 менее 5 лет — 60%.

Если общий страховой стаж меньше 6 месяцев, пособие за полный месяц не может превышать МРОТ (с учётом районного коэффициента).

В документе Больничный лист 1С показывает рассчитанный стаж и применённый процент. Если в карточке трудовая деятельность заполнена, стаж на дату открытия больничного подставится сам. Нет данных — программа посчитает только по периодам работы у вас, и процент выйдет заниженным. Проверяйте это поле перед проведением.

Прикиньте сумму пособия заранее — калькулятор ниже считает по тем же правилам, что и документ в 1С:

Не весь стаж влияет одинаково. Пособие по беременности и родам платят в размере 100% среднего заработка независимо от стажа — процент к нему не применяется. А вот ограничение по МРОТ для стажа менее 6 месяцев действует и здесь. Поэтому если по декретному больничному программа вдруг снизила сумму, смотрите не на процент, а на этот порог и на правильность указанного стажа.

С 2023 года выплатами по больничным занимается СФР (бывший ФСС), а большинство листков приходит электронно. Стаж на расчёт процента это не изменило — он по-прежнему берётся из карточки сотрудника.

Проверка и исправление ошибок в стаже

Стаж «поехал» — чаще всего причина в одном из трёх мест. Диагностика:

После правок обязательно перепроведите связанные документы. Изменили стаж в карточке задним числом — больничные, рассчитанные раньше, сами не пересчитаются: откройте каждый и нажмите пересчёт, иначе процент останется старым.

Для сверки итога удобно открыть у сотрудника печатную форму или сам список периодов трудовой деятельности и сложить длительности — результат должен совпасть с записями трудовой книжки по состоянию на нужную дату.

Отдельная частая ошибка — дубли. При переносе из старой базы периоды иногда загружаются дважды: один раз из трудовой деятельности, второй — из кадровых документов. Внешне стаж выглядит завышенным. Удаляйте лишние строки в трудовой деятельности, оставляя только то, что было до приёма; периоды работы у вас программа добавит сама и дублировать их в карточке не нужно.

Отчётность по стажу: подраздел 1.2 формы ЕФС-1

Годовые сведения о стаже (то, что раньше было СЗВ-СТАЖ) сдаются в составе ЕФС-1 — это подраздел 1.2 раздела 1. Срок — не позднее 25 января года, следующего за отчётным. Отдельно подраздел подаётся при назначении сотруднику пенсии — по запросу или заявлению.

В 1С:ЗУП 3.1 отчёт формируют через Отчётность, справки → 1С-Отчётность. Создаёте ЕФС-1, в нём включаете нужный подраздел, период — год. Программа заполняет периоды работы, отпуска, больничные и особые условия из кадровых документов.

Что проверить перед отправкой:

1. Все сотрудники, работавшие в отчётном году, попали в отчёт — включая уволенных и декретниц.
2. Периоды отсутствия (Отпуск без сохранения, Простой, уход за ребёнком) отражены правильными кодами — они формируются из документов, а не вписываются в отчёт руками.
3. Для северного и льготного стажа проставлены территориальные условия и коды особых условий труда.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 ЕФС-1 тоже есть — путь Отчёты → 1С-Отчётность (или Зарплата и кадры → ... в зависимости от интерфейса). Логика та же: подраздел 1.2 собирается из кадровых документов базы.

Частые вопросы