Поступление товаров по ТОРГ-12 и УПД: от бумажной накладной до проведённого документа

Товарную накладную от поставщика в 1С:Бухгалтерии 3.0 вносят документом поступления: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), кнопка Поступление → Товары (накладная, УПД). В шапке указывают поставщика, договор, склад и номер с датой его накладной, в табличную часть — товары с количеством, ценой и НДС. Внизу регистрируют счёт-фактуру, затем нажимают Провести и закрыть. В 1С:Управлении торговлей 11 тот же документ называется «Приобретение товаров и услуг».

Бумажная ТОРГ-12 и универсальный передаточный документ (УПД) вносятся одним и тем же документом. Разница только в том, что УПД одновременно служит счётом-фактурой, и отдельную регистрацию счёта-фактуры для него не делают — достаточно правильно выбрать вид документа.

Перед вводом: что проверить в накладной и где искать документ в 1С

Ввод начинается не с программы, а с бумаги. Пять минут сверки на складе избавляют от исправлений задним числом.

Что сверить в самой накладной

• 📄 Реквизиты сторон. ИНН и КПП поставщика и ваши — те же, что в договоре.
• 🔢 Номер и дата. Без них документ не примут ни при проверке, ни при вычете НДС.
• ⚖️ Количество и вес. Фактически принятое количество совпадает с накладной. Масса брутто и нетто в ТОРГ-12 нужна для транспортных и весовых товаров; в 1С:Бухгалтерии её отдельно не учитывают, но расхождение с фактом — повод для акта.
• 💰 Цены и итог. Цена × количество = сумма по строке, сумма строк = итог. Ставка НДС на каждой строке.
• ✍️ Подписи. Подпись и расшифровка того, кто отпустил и кто принял груз.

Где находится документ в разных конфигурациях

Дальше инструкция идёт по Бухгалтерии 3.0 — это самый частый случай. В УТ 11 логика та же, отличия указаны там, где они есть.

Справочники, которые должны быть готовы

1. Контрагент — карточка поставщика с ИНН и КПП. Если её нет, создайте прямо из поля «Контрагент» и заполните по ИНН кнопкой автозаполнения (работает при подключённой интернет-поддержке).
2. Договор с видом «С поставщиком». Без вида «С поставщиком» договор в документ поступления не подставится.
3. Склад. Если склад один, программа подставит его сама.
4. Номенклатура с правильным видом номенклатуры: «Товары», «Материалы» и т. д. От вида зависит счёт учёта — 41.01 или 10.01.

Как заполнить шапку товарной накладной в 1С

Откройте список поступлений и нажмите Поступление → Товары (накладная, УПД). Откроется форма нового документа.

Дата документа и данные накладной поставщика

В 1С у документа две пары «номер — дата»:

• Номер и дата документа 1С — внутренние. Номер присвоится сам при записи. Дату ставьте фактическую дату получения товара, а не сегодняшнюю: от неё зависят остатки, себестоимость и период вычета НДС.
• Номер и дата входящей накладной — те, что напечатаны на ТОРГ-12 или УПД. Их вносят в поля рядом с надписью «Накладная» (для УПД — «Накладная, УПД») в шапке. Именно эти реквизиты попадут в книгу покупок и в акты сверки.

Поставщик, договор, склад

1. Контрагент — выберите поставщика. Договор подставится, если он единственный.
2. Договор — проверьте, что выбран нужный, особенно если с поставщиком несколько договоров с разными условиями.
3. Склад — куда реально принят товар.
4. Расчёты — ссылка в шапке, где задаются счета расчётов (обычно 60.01 и 60.02 для авансов) и способ зачёта аванса. По умолчанию зачёт автоматический, это подходит почти всегда.

НДС: сверху или в сумме

Над табличной частью есть ссылка с настройкой цен. В ней важна одна галочка — входит ли НДС в цену. Выставьте её так, как цены указаны в накладной:

Если перепутать, итог разойдётся с бумагой ровно на сумму налога.

Табличная часть: как внести товары из накладной

Вкладка «Товары» — основная. Строки добавляют кнопкой Добавить или Подбор.

Ручной ввод строк

1. В колонке «Номенклатура» выберите товар. Если его нет — создайте из этого же поля, сразу указав вид номенклатуры и ставку НДС.
2. Количество — фактически принятое.
3. Цена — как в накладной. Сумма посчитается сама.
4. % НДС — подставится из карточки номенклатуры, сверьте со ставкой на бумаге.
5. Счёт учёта и счёт НДС — подставляются автоматически: для товаров обычно 41.01 и 19.03, для материалов 10.01 и 19.03.

Когда сумма расходится на копейки

Поставщик считает НДС по строке своей программой, 1С — своей. Из-за округления итог иногда отличается на 1–2 копейки. Не подгоняйте цену. Исправьте сумму НДС в нужной строке вручную — колонка «НДС» редактируемая — так, чтобы итог совпал с документом поставщика. В книгу покупок должна попасть именно сумма налога из счёта-фактуры.

Единицы измерения и упаковки

Если поставщик отгружает коробками, а вы учитываете штуки, пересчитайте количество перед вводом: 12 коробок по 24 шт. = 288 шт. Цену за штуку получите делением цены коробки на 24. Проверьте, что 288 × новая цена даёт ту же сумму строки, иначе вылезет расхождение в копейках.

В УТ 11 упаковки можно завести в карточке номенклатуры и вводить количество прямо в упаковках — программа пересчитает в базовые единицы сама.

Доставка, услуги и прочие расходы в той же накладной

В накладной часто есть строка «Доставка» или «Погрузка». Как её внести, зависит от того, кто оказал услугу и как вы учитываете транспортные расходы.

Услуга от того же поставщика, в той же накладной

Создайте документ видом «Товары, услуги, комиссия» (Поступление → Товары, услуги, комиссия) — в нём есть отдельная вкладка «Услуги». Туда вносят доставку со счётом затрат, например 44.01 для торговой организации.

Доставка, которая увеличивает стоимость товара

Если по учётной политике транспортные расходы включаются в себестоимость товаров, используйте отдельный документ «Поступление доп. расходов» в разделе Покупки. В нём:

1. Укажите перевозчика (или того же поставщика) и сумму услуги.
2. На вкладке «Товары» кнопкой заполнения подтяните товары из исходного документа поступления.
3. Выберите способ распределения — по сумме или по количеству.

Пример распределения по сумме. Поступило товаров на 100 000 руб. без НДС: позиция А — 60 000, позиция Б — 40 000. Доставка — 5 000 руб. без НДС. На А ляжет 3 000 руб., на Б — 2 000 руб. Себестоимость: А — 63 000, Б — 42 000.

Проверка данных и проведение документа

Счёт-фактура

• Получена ТОРГ-12 и отдельный счёт-фактура. Внизу формы поступления введите номер и дату счёта-фактуры и нажмите Зарегистрировать. Если НДС принимается к вычету сразу, в форме счёта-фактуры оставьте отмеченной галочку вычета НДС датой получения.
• Получен УПД со статусом 1. Документ создавайте видом «Товары (накладная, УПД)» и в поле счёта-фактуры укажите, что это УПД. Отдельный счёт-фактура не нужен.
• УПД со статусом 2 — это только передаточный документ, счёт-фактура в нём нет. Вычета НДС по нему не будет.

Итог и проводки

Перед проведением сверьте итог документа с итоговой строкой накладной: сумму без НДС, НДС и всего. Затем нажмите Провести и посмотрите проводки кнопкой ДтКт.

Как убедиться, что товар встал на склад

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 с разбивкой по складам — количество и сумма по позиции выросли.
• 🧾 Книга покупок за квартал — счёт-фактура поставщика в ней есть, сумма НДС совпадает с бумагой.
• 🤝 Акт сверки с поставщиком — входящие номер и дата накладной отражены верно.

Загрузка накладной из ЭДО и из файла вместо ручного ввода

Ручной ввод оправдан, когда накладных мало. При десятках документов в месяц быстрее загружать их.

Из 1С-ЭДО

Если поставщик присылает УПД через оператора ЭДО, документ поступления создаётся из входящего электронного документа. При первом получении 1С попросит сопоставить номенклатуру поставщика со своей: «Кабель ВВГ 3х2,5 бухта 100 м» у него — «Кабель ВВГнг 3*2,5» у вас. Сопоставление запоминается, следующие накладные загружаются без вопросов.

Плюс ЭДО в том, что исчезает ручной перенос цифр: количество, цены и НДС приходят ровно такими, как у поставщика, а расхождений в копейках не бывает.

Из XML-файла формата ФНС

Поставщик без ЭДО может прислать УПД или ТОРГ-12 файлом XML в формате ФНС — его выгружает большинство учётных программ. В списке поступлений есть команда загрузки документа из файла. После загрузки так же сопоставьте номенклатуру и проверьте шапку.

Из Excel

Если поставщик присылает накладную таблицей, табличную часть можно заполнить загрузкой из табличного документа: в командной панели вкладки «Товары» есть команда загрузки. Колонки таблицы сопоставляются с полями 1С.

Частые ошибки при вводе накладной и как их исправить

Исправление уже проведённой накладной

Если ошибку нашли в текущем периоде — откройте документ, исправьте и проведите заново. Если период закрыт и отчётность сдана, сам документ не правят. Поставщик выставляет корректировочный или исправленный документ, а в 1С его отражают документом корректировки поступления, созданным на основании исходного.