Ввод номенклатуры в 1С: от справочников до штрихкодов

Товар в 1С заводится как элемент справочника «Номенклатура». В 1С:Бухгалтерии он лежит в разделе Справочники → Номенклатура, в 1С:Управление торговлей 11 — в НСИ и администрирование → Номенклатура, в 1С:Рознице — в разделе с нормативно-справочной информацией (НСИ). Там же — кнопка «Создать» для одной карточки и команда загрузки из файла для массового ввода.

Вносить позиции можно тремя путями: вручную по одной карточке (удобно, когда товаров единицы), загрузкой из Excel (десятки и сотни строк за раз) и приёмкой по штрихкодам через сканер или терминал сбора данных. Ниже — как подготовить справочники, заполнить карточку без ошибок в учёте и перенести прайс поставщика целиком.

С чего начать: справочники и классификаторы до первой карточки

Прежде чем создавать карточки, настройте «скелет», к которому они будут привязаны. Если сделать это потом, пересобирать справочник на тысячах позиций будет дорого.

Что настроить заранее:

• 📁 Группы (папки) номенклатуры — дерево категорий: «Одежда», «Обувь», «Аксессуары». В карточке товар попадёт в одну из групп, по ним потом строят отчёты и назначают счета учёта.
• 📏 Единицы измерения. Единица хранения остатков (штука, килограмм, литр) задаётся в карточке. В 1С:Управление торговлей и 1С:Рознице сверх неё настраивают упаковки (коробка, паллета) с коэффициентом пересчёта к базовой единице.
• 🏷 Виды номенклатуры (в УТ и Рознице). Вид определяет, что это — товар, услуга, тара или набор, и какие реквизиты и характеристики будут у карточек этого вида. В 1С:Бухгалтерии такого справочника нет, там в карточке просто выбирают «Товар» или «Услуга».
• 🧾 Ставку НДС и счета учёта. Для товара нужны счёт учёта (обычно 41) и ставка НДС. В 1С:Бухгалтерии счета задаются регистром «Счета учёта номенклатуры» — можно одним правилом на всю группу, а не в каждой карточке.
• 🔢 Артикулы. Решите заранее, откуда берёте артикул (от поставщика, свой внутренний) — по нему удобно искать и ловить дубли.

Пути к справочнику «Номенклатура» различаются по конфигурациям:

Как устроена карточка номенклатуры и её ключевые поля

Карточка — это паспорт товара. Остальные документы (поступление, реализация, инвентаризация) ссылаются на неё, поэтому ошибка в карточке тиражируется во всех движениях.

Поля, от которых зависит учёт:

• Наименование — рабочее, по нему идёт поиск и подбор в документах. Делайте его единообразным: «Футболка хлопок», а не «футболка х/б» и «Футб. хлопковая» в соседних строках.
• Полное наименование — для печатных форм, накладных и счетов-фактур. Сюда пишут официальное название, как в документах поставщика.
• Вид номенклатуры / тип — товар или услуга. Для услуги не нужны остатки и штрихкоды, и счёт учёта у неё другой.
• Единица измерения — та, в которой считаете остаток. Сменить её после первых движений без корректировок уже нельзя.
• Ставка НДС — подставляется в документы. Ошибка здесь всплывёт в декларации.
• Группа — папка в дереве; от неё часто наследуются счета учёта и правила.

Создаём карточку товара по шагам

Разберём ручной ввод одной позиции — на примере товара со штрихкодом.

1. Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите Создать. Если товар однотипный с уже заведённым, встаньте на него и используйте создание копированием — часть полей подставится.
2. Выберите группу (папку), куда кладёте товар, и для УТ/Розницы — вид номенклатуры.
3. Заполните наименование и полное наименование. Проверьте, нет ли уже такой позиции: наберите часть названия в поле поиска по списку — 1С отфильтрует совпадения.
4. Укажите единицу измерения, ставку НДС, при необходимости — артикул и номенклатурную группу (для БП — аналитика выручки и затрат).
5. В 1С:Бухгалтерии проверьте счета учёта: ссылка «Счета учёта» в карточке или общий регистр на группу.
6. Присвойте штрихкод — вручную, сгенерируйте внутренний или считайте сканером (подробнее ниже).
7. Запишите карточку кнопкой Записать и закрыть.

Для 1С:Розницы и УТ после создания карточки назначают цены: через документ установки цен или прямо в карточке, если включён соответствующий механизм. Без заполненной цены продажи товар не встанет в чек или в заказ корректно.

Варианты товара: характеристики, серии и дополнительные реквизиты

Когда у товара есть разновидности — цвет, размер, фасовка — не плодите отдельные карточки «Футболка красная S», «Футболка красная M». Это раздувает справочник и ломает аналитику. В 1С:Управление торговлей и 1С:Рознице для этого есть характеристики.

Как это включается и настраивается:

• Характеристики. В УТ — флажок «Использовать характеристики номенклатуры» в настройках раздела, затем в виде номенклатуры выбирают, общие они или индивидуальные. После этого в карточке появляется список характеристик.
• Серии. Включаются там же; в карточке или виде номенклатуры задают, что именно хранит серия (срок годности, номер партии).
• Дополнительные реквизиты и сведения. Настраиваются в Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения. Реквизит привязывается к набору (например, к виду номенклатуры) и затем заполняется в карточках этого набора. Удобно для «Страна», «Бренд», «Материал» — чтобы фильтровать и выводить в этикетки.

Загрузка товаров из Excel и других источников

Когда позиций десятки и сотни, вручную их не вбивают — грузят из таблицы. Прайс поставщика в формате .xlsx или .xls переносится целиком.

В 1С:Бухгалтерии: в списке «Номенклатура» есть команда загрузки из файла (кнопка «Загрузить»). Она читает Excel, показывает таблицу и просит сопоставить колонки файла с полями 1С — наименование, артикул, единица, цена, штрихкод. После сопоставления программа создаёт карточки, а по найденным совпадениям предлагает обновить существующие, а не плодить дубли.

Порядок загрузки:

1. Приведите файл к одной строке заголовков и уберите объединённые ячейки и пустые строки — иначе колонки «съедут».
2. Откройте команду загрузки из файла и укажите книгу Excel.
3. Сопоставьте колонки: какая колонка — наименование, какая — артикул, цена, штрихкод, единица.
4. Проверьте предпросмотр: нет ли задвоения из-за лишних пробелов и разного регистра в названиях.
5. Запустите загрузку и проверьте результат в списке номенклатуры.

Для 1С:Управление торговлей и 1С:Розницы используют встроенную загрузку товаров из внешнего файла (команда в списке номенклатуры или отдельная обработка в разделе НСИ). Логика та же: файл → сопоставление колонок → создание и обновление. Если структура прайса нестандартная, подключают универсальную обработку загрузки из табличного документа.

Частые источники для загрузки, кроме Excel:

• 📥 Прайс-листы поставщиков — выгрузка из их системы в Excel или CSV.
• 🔗 Обмен с сайтом или маркетплейсом — через типовой обмен (CommerceML) или коннектор.
• 🗂 Классификаторы — например, загрузка штрихкодов и описаний по базе GS1 для маркированных товаров.

Штрихкоды и обмен с терминалом сбора данных (ТСД)

Штрихкод связывает физический товар с карточкой: по нему идёт приёмка, продажа на кассе и инвентаризация. Хранятся штрихкоды в регистре «Штрихкоды номенклатуры», привязанные к товару (а в УТ/Рознице — к связке товар + характеристика + упаковка).

Как присвоить штрихкод:

• Считать сканером — встаньте на поле штрихкода в карточке и проведите сканером по упаковке, код подставится.
• Ввести вручную — если код напечатан на товаре, но сканера под рукой нет.
• Сгенерировать внутренний — для товара без заводского штрихкода 1С создаёт внутренний код (обычно формата EAN13 с префиксом 20–29). Такой код печатают на собственной этикетке.

Тип штрихкода выбирают под оборудование: EAN13 — для розницы и большинства сканеров, EAN8 — для мелкой упаковки, Code128 — для внутренней логистики и составных кодов. Печать этикеток и ценников — через обработку печати этикеток: шаблон, выбор позиций, количество экземпляров.

Терминал сбора данных (ТСД) ускоряет приёмку и инвентаризацию: сотрудник сканирует товары на складе, а не вбивает их в документ вручную. Подключается ТСД в разделе Администрирование → Подключаемое оборудование.

Два режима работы:

• Offline ТСД. На терминал выгружают справочник номенклатуры со штрихкодами. Сотрудник собирает данные, затем через рабочее место обмена с оборудованием выгружает собранное в документ (поступление, пересчёт, перемещение). Связь с 1С в момент сканирования не нужна.
• Online ТСД. Терминал работает с базой в реальном времени через драйвер (например, на платформе Mobile SMARTS). Требует постоянной связи, но данные сразу попадают в 1С.

Частые ошибки при вводе товаров

Эти ошибки чаще всего приходится разгребать уже после того, как по товару прошли документы.

• 🔁 Дубли карточек. Один товар заведён дважды — остатки и продажи размазаны между двумя позициями. Причина — не искали перед созданием. Контролируйте по артикулу или штрихкоду; в УТ есть проверка на дубли при записи.
• 📐 Неверная единица измерения. Завели в штуках, приходуете в килограммах — остаток в отчётах не сходится с фактом.
• 🧮 Ошибка в ставке НДС. Подставится во все документы по товару и всплывёт при сверке с декларацией.
• 🗃 Варианты отдельными карточками. Размер и цвет как самостоятельные позиции вместо характеристик — справочник раздут, аналитика по товару развалена.
• 🧹 Грязная загрузка из Excel . Лишние пробелы, разный регистр, объединённые ячейки → задвоение и «съехавшие» колонки. Файл чистят до загрузки.
• 🔢 Проблемы со штрихкодом. Потерянный ведущий ноль при копировании из Excel или неверный тип кода — сканер на кассе товар не найдёт.