Аренда офиса или склада в 1С Бухгалтерии 3.0: от договора до закрытия месяца

Арендную плату в 1С Бухгалтерии 3.0 вносят каждый месяц документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Услуги (акт, УПД)». В строке указывают услугу «Аренда помещения», счёт затрат 26 или 44 и договор с арендодателем. Проводка: Дт 26 (44, 20) Кт 60.01 на сумму без НДС и Дт 19.04 Кт 60.01 на НДС. Оплату проводят списанием с расчётного счёта, аванс зачитывается при проведении акта сам.

Частая ошибка — ждать бумажный акт и не вносить расход, пока он не пришёл. Затраты на аренду относятся к месяцу, за который она начислена по договору. Если акт запаздывает, документ вводят последним днём месяца по условиям договора, а реквизиты акта дописывают позже. Вторая ошибка — не проверить, обязана ли организация применять ФСБУ 25/2018: для долгой аренды без льгот учёт идёт через право пользования активом, а не через ежемесячный расход.

1. Подготовка: схема учёта и справочники для аренды

Сначала решите, по какой схеме вносить аренду в 1С. От этого зависят документы и счета.

Дальше речь о самом распространённом случае — аренда как текущий расход. В налоговом учёте он одинаков для обеих схем: арендная плата идёт в прочие расходы по ст. 264 НК РФ, а при УСН «доходы минус расходы» — в расходы по ст. 346.16 НК РФ.

Карточка арендодателя

1. Откройте Справочники → Контрагенты и нажмите Создать.
2. Введите ИНН и нажмите Заполнить: при подключённой интернет-поддержке программа сама подтянет наименование, КПП и адрес.
3. Если арендодатель — физлицо, выберите вид контрагента «Физическое лицо» и заполните ФИО и ИНН вручную.

Номенклатура для арендной платы

Аренду вносят услугой, а не товаром. Иначе документ попросит склад и количество на остатках.

1. Справочники → Номенклатура, откройте группу «Услуги» и нажмите Создать.
2. Вид номенклатуры — «Услуги». Наименование — «Аренда офиса» или «Аренда склада, ул. Заводская, 5». Если арендуете несколько объектов, заведите отдельную позицию на каждый: так проще разносить затраты.
3. Ставку НДС поставьте ту, что в договоре. Если арендодатель на УСН — «Без НДС».

Статья затрат

Статья нужна для счетов 20, 25, 26 и 44. Откройте Справочники → Статьи затрат и создайте «Арендная плата». В поле вида расхода для налогового учёта выберите вариант, связанный с арендой: от него зависит строка декларации по налогу на прибыль. Одну и ту же статью потом подставляйте во все ежемесячные акты.

2. Договор аренды в карточке контрагента

Договор в 1С — это аналитика расчётов. По нему программа ведёт отдельный учёт долга и авансов.

1. В карточке арендодателя откройте вкладку Договоры и нажмите Создать.
2. Вид договора — «С поставщиком». Так программа будет вести расчёты на счёте 60.
3. Номер и дата — как в бумажном договоре. Наименование сформируется само, его можно поправить на «Аренда офиса № 12/А от 01.03».
4. Валюта — рубли. Если сумма в договоре привязана к курсу у.е., отметьте расчёты в условных единицах: тогда при оплате появятся суммовые разницы.
5. Через значок скрепки прикрепите скан договора и дополнительных соглашений. Через год, на проверке, его будут искать именно здесь.

Если договор с одним арендодателем один, а объектов несколько, отдельные договоры в 1С не нужны: разницу покажет номенклатура. Если договоров несколько (офис и склад по разным бумагам), заводите их по отдельности, иначе акт сверки не сойдётся с документами арендодателя.

3. График арендных платежей и ежемесячное начисление

Встроенного графика начисления аренды для арендатора в БП 3.0 нет. Начисление делают ежемесячным документом поступления, а график держат в договоре и в напоминаниях.

Пример. Аренда офиса 61 000 руб. в месяц, в том числе НДС 22% — 11 000 руб. Оплата авансом до 5-го числа текущего месяца, акт — последним днём месяца.

Проверка: 61 000 × 22 / 122 = 11 000; 61 000 − 11 000 = 50 000.

Как не набирать акт каждый месяц заново

• 📄 Откройте журнал Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
• 📋 Выделите прошлый акт по аренде и нажмите F9 или команду копирования в меню Ещё.
• 📅 В копии поменяйте дату, номер и дату входящего акта, при необходимости сумму.
• ✅ Проведите документ.

В копии остаются договор, счёт затрат, подразделение и статья, поэтому ошибиться почти негде.

Если аренда первого месяца за неполный период (договор с 15 марта), посчитайте сумму по дням так, как сказано в договоре. Пример при 31 дне в марте: 50 000 / 31 × 17 = 27 419,35 руб. без НДС.

4. Как внести акт аренды в 1С: заполнение документа поступления

1. Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → Поступление → «Услуги (акт, УПД)».
2. Шапка: организация, контрагент-арендодатель, договор аренды. Номер и дата — из акта арендодателя.
3. Дата самого документа — последний день месяца, за который начислена аренда.
4. В табличной части нажмите Добавить, выберите услугу «Аренда офиса».
5. Количество 1, цена — сумма по договору. Проверьте ставку и сумму НДС.
6. Счёт затрат: 26 — офис управления, 44 — магазин или склад торговой компании, 20 — цех основного производства. Заполните подразделение и статью «Арендная плата».
7. Внизу формы введите номер и дату счёта-фактуры и нажмите Зарегистрировать. Если пришёл УПД со статусом 1, при регистрации укажите, что документ — УПД: отдельный счёт-фактуру вводить не нужно.
8. Нажмите Провести и закрыть.

Что сформирует документ

Проверить движения можно кнопкой ДтКт в форме проведённого документа.

Аренда у физлица

Физлицо без статуса ИП акт и счёт-фактуру не выставляет, НДС в сумме нет. Организация — налоговый агент по НДФЛ: при выплате удерживает 13% и перечисляет налог. Страховые взносы с арендной платы за имущество не начисляют.

В 1С поступление вносят так же, ставка «Без НДС». Удержание НДФЛ отражают операцией вручную (Операции → Операции, введённые вручную): Дт 60.01 Кт 68.01. Пример: арендная плата 30 000 руб., НДФЛ 3 900 руб., физлицу перечисляют 26 100 руб. Удержанный налог должен попасть в 6-НДФЛ, поэтому проверьте, что он отражён и в регистрах налогового агента.

5. Оплата аренды, зачёт аванса и обеспечительный платёж

Оплата по выписке

1. Банк и касса → Банковские выписки, загрузите выписку или нажмите Списание.
2. Вид операции — «Оплата поставщику».
3. Получатель — арендодатель, договор — договор аренды, сумма 61 000.
4. Статья движения денежных средств — создайте «Арендные платежи» один раз и используйте дальше.
5. Проведите: Дт 60.02 Кт 51, если акта ещё нет, или Дт 60.01 Кт 51, если долг уже есть.

Программа сама определяет, аванс это или погашение долга. Для этого в поле способа погашения задолженности оставьте «Автоматически». При ручном варианте 1С будет считать любую оплату авансом, и в отчётах «повиснут» обороты по 60.02.

НДС с перечисленного аванса

Если арендодатель на ОСН выставил счёт-фактуру на аванс, вычет можно взять в месяце оплаты. Зарегистрируйте счёт-фактуру на основании документа списания, а запись в книгу покупок сделайте документом формирования записей книги покупок в конце квартала. Проводка: Дт 68.02 Кт 76.ВА. После акта НДС с аванса восстанавливается: Дт 76.ВА Кт 68.02. Оформлять вычет с аванса не обязательно, это право арендатора.

Обеспечительный платёж

Залог в размере месячной платы — не аванс и не расход. В выписке выберите вид операции «Прочие расчёты с контрагентами» и счёт 76.09:

• 💳 перечислили залог — Дт 76.09 Кт 51;
• 🔁 залог зачли в последний месяц аренды — Дт 60.01 Кт 76.09 (операцией вручную или корректировкой долга);
• ↩️ залог вернули при выезде — Дт 51 Кт 76.09.

Если провести залог как «Оплату поставщику», программа зачтёт его в ближайший акт, и через год окажется, что обеспечения на балансе нет, а долг перед арендодателем числится.

6. Если вы арендодатель: как вносить доход от аренды

Для арендодателя всё зеркально. Документ — Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) с видом «Услуги (акт, УПД)», договор с видом «С покупателем».

Амортизацию сдаваемого помещения продолжают начислять. Счёт её отражения в параметрах амортизации ОС согласуйте со счётом дохода: если доход на 90.01, расход — на счетах затрат основной деятельности, если на 91.01 — на 91.02. Акты арендаторам каждый месяц удобно делать копированием, как описано выше для поступления.

7. Как проверить расчёты по аренде: отчёты

После закрытия месяца сверьте три вещи.

1. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету). Включите группировку по контрагентам и договорам. По договору аренды при ежемесячной предоплате сальдо — дебет 60.02 на сумму одного месяца или ноль. Растущее сальдо значит, что акты пропущены.
2. Анализ субконто по статье «Арендная плата» на счетах 26 или 44. Сумма за квартал должна равняться месячной сумме без НДС, умноженной на три: 50 000 × 3 = 150 000 руб.
3. Акт сверки — Покупки → Акты сверки расчетов. Сформируйте по договору аренды раз в квартал и отправьте арендодателю. Расхождение чаще всего — акт за последний месяц, который у вас внесён, а у него ещё не выставлен, или наоборот.

Дополнительно посмотрите книгу покупок: каждый месяц там должен быть счёт-фактура арендодателя на 11 000 руб. НДС.

8. Частые ошибки при вводе аренды

9. Частые вопросы