Заказ клиента в 1С:Управление торговлей 11 — от выбора клиента до счёта и отгрузки

Заказы в 1С:Управление торговлей 11 вносят документом «Заказ клиента »: Продажи → Оптовые продажи → Заказы клиентов → Создать. Менеджер выбирает клиента и соглашение, подбирает товары, указывает склад и желаемую дату отгрузки, задаёт этапы оплаты, ставит статус и проводит документ. Из проведённого заказа печатают счёт и на его основании оформляют реализацию.

Если в разделе Продажи нет пункта «Заказы клиентов», заказы просто выключены в настройках. В 1С:Комплексной автоматизации 2 и ERP документ тот же и работает так же. В Бухгалтерии 3.0 заказа клиента нет: его роль играет Продажи → Счета покупателям. В УНФ похожий документ называется «Заказ покупателя» и лежит в Продажи → Заказы покупателей. Дальше — порядок для УТ 11 с интерфейсом «Такси».

Что включить в настройках, прежде чем вносить заказы

Один раз это делает администратор или главный пользователь базы. Без этих флажков менеджер не увидит нужных полей и документов.

Путь: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи.

Складские флажки — в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка. Там включают несколько складов и склады в табличных частях документов, если в одном заказе товар отгружают с разных складов.

Шаг 1. Создаём заказ и выбираем клиента

Откройте Продажи → Оптовые продажи → Заказы клиентов и нажмите Создать. На вкладке «Основное» заполните шапку.

1. Клиент. Начните вводить название или ИНН — 1С предложит варианты из справочника «Партнёры». Если клиента нет, создайте его прямо из поля: партнёр плюс контрагент с реквизитами.
2. Контрагент. Подставится сам, если у партнёра один контрагент. Если их несколько (например, ООО и ИП одного владельца), выберите того, кто будет платить и получать документы.
3. Соглашение. 1С подберёт подходящее типовое или индивидуальное соглашение. От него зависят вид цен, скидки, валюта и график оплаты.
4. Договор — если включены договоры. Без договора заказ проведётся, но расчёты не будут разложены по нему.
5. Организация — ваше юрлицо, от имени которого продаёте. Важно, если в базе несколько организаций.
6. Менеджер — по умолчанию текущий пользователь. Поле влияет на отчёты по продажам менеджеров.

Перед тем как идти дальше, проверьте задолженность клиента. В карточке партнёра и в отчётах по расчётам видно, сколько он должен сейчас. Если в базе включён контроль задолженности, 1С не даст перевести заказ дальше при превышении лимита.

Шаг 2. Заполняем товары: подбор, количество, цены

Перейдите на вкладку «Товары». Строки можно добавлять по одной кнопкой Добавить, но быстрее через подбор.

Подбор товаров

Кнопка подбора над таблицей открывает форму со списком номенклатуры. В ней видно остаток и доступное количество по складу, цену из соглашения. Двойной щелчок по товару добавляет его в корзину подбора, затем перенесите выбранное в документ.

💡 Приёмы, которые ускоряют ввод:

• 🔎 строка поиска в подборе ищет по наименованию, артикулу и штрихкоду;
• 📦 для товаров с характеристиками (цвет, размер) выбирайте характеристику сразу в подборе — потом её легко забыть;
• 📋 повторный заказ постоянного клиента проще сделать копированием прошлого заказа (F9) и правкой количеств.

Количество, упаковки и цены

В каждой строке проверьте:

• Количество и упаковку. Если товар продают коробками, а учитывают в штуках, выбирайте упаковку — 1С пересчитает штуки сама.
• Цену. Она приходит из вида цен соглашения. Ручная правка возможна, только если права это разрешают.
• Скидку. Автоматические скидки рассчитываются кнопкой расчёта скидок, ручные — в колонке процента или суммы.
• Ставку НДС. Подставляется из карточки номенклатуры. Если ставка пустая — сначала исправьте карточку, а не строку заказа.

Пример: клиент берёт 12 коробок по 24 штуки, цена 85 руб. за штуку, скидка 5%. В строке будет 288 штук, сумма без скидки 24 480 руб., скидка 1 224 руб., итог 23 256 руб.

Шаг 3. Склад и дата отгрузки

Внизу вкладки «Основное» или в шапке (зависит от релиза, поле подписано одинаково) укажите склад и желаемую дату отгрузки.

• 🏬 Склад в шапке — если весь заказ идёт с одного склада. Это основной сценарий.
• 🏭 Склад в строках — если включены склады в табличных частях. Тогда в колонке склада у разных строк можно указать разные склады.
• 📅 Желаемая дата отгрузки — дата, к которой клиент ждёт товар. По ней снабжение и склад планируют работу, а резерв к дате держит товар именно на этот день.

На вкладке «Доставка» выберите способ: самовывоз, доставка нашими силами или силами перевозчика. Для доставки укажите адрес и время. Если доставку не планируют в 1С, вкладку можно не трогать.

Шаг 4. Резерв и проверка доступности товара

Резерв в УТ 11 задают построчно, в колонке обеспечения на вкладке «Товары». Это главный приём, который отличает аккуратный заказ от «бумажки».

Варианты с пометкой «обособленно» закрепляют товар именно за этим заказом так, что его не заберёт другой. Их используют для товара под конкретного клиента.

Чтобы не заполнять колонку руками, выделите строки и воспользуйтесь командой заполнения обеспечения над таблицей. 1С проверит остатки и предложит вариант для каждой строки.

Где смотреть доступность

• в форме подбора — колонка доступного остатка по выбранному складу;
• в самом заказе — после заполнения обеспечения видно, какие строки закрыты остатком, а какие ждут поставки;
• в отчётах раздела Склад и доставка — остатки с учётом резервов других заказов.

Резерв начинает действовать только у проведённого заказа в статусе, который допускает выполнение. Записанный, но не проведённый документ ничего не держит, и товар могут продать другому клиенту.

Шаг 5. Условия оплаты и график платежей

Условия оплаты приходят из соглашения, но в заказе их можно поправить, если это разрешено. Смотрите блок оплаты на вкладке «Основное».

Форма оплаты — безналичная, наличная или платёжная карта. От неё зависит, какой документ оплаты 1С предложит потом.

График оплаты состоит из этапов. Каждый этап — доля суммы, вариант и дата:

• 💰 аванс (до обеспечения) — клиент платит, прежде чем мы закажем товар у поставщика;
• 💳 предоплата (до отгрузки) — товар зарезервирован, но со склада уйдёт только после оплаты;
• 🕒 кредит (после отгрузки) — отгружаем сразу, клиент платит через N дней.

Пример графика на заказ 120 000 руб.: 30% аванса (36 000 руб.) в день заказа и 70% кредита (84 000 руб.) через 14 дней после отгрузки. Сумма этапов должна давать 100%, иначе документ не проведётся.

Пока этап «до отгрузки» не оплачен, склад не получит разрешения отгружать. Оплату разносят документом поступления денег с указанием заказа как основания расчётов. Тогда заказ «видит» деньги, и состояние оплаты в списке заказов меняется.

Шаг 6. Статус, проведение и печать документов

Статус заказа стоит в шапке. Он решает, что программа сделает с документом при проведении.

Статус «Не согласован» появляется, если включено согласование заказов. Без согласования менеджер сразу ставит «К обеспечению» или «К выполнению».

Порядок завершения ввода:

1. Выберите статус.
2. Нажмите Провести. 1С проверит заполнение: клиента, соглашение, склад, график оплаты, обеспечение строк.
3. Через кнопку Печать выведите счёт на оплату и, если нужно, печатную форму самого заказа для согласования с клиентом.
4. Отправьте счёт клиенту прямо из 1С по почте, если почта настроена, или сохраните в PDF.
5. После оплаты и сборки оформите отгрузку через Создать на основании → Реализация товаров и услуг. Строки, цены и условия перенесутся из заказа.

💡 Если по заказу нужно несколько счетов (например, отдельно на аванс), используйте документ «Счёт на оплату» на основании заказа. В нём можно выбрать этап графика.

Ошибки при вводе заказов и как их исправить

Ещё одна частая беда — двойные заказы. Менеджер не нашёл заказ в списке и завёл новый. Отберите список заказов по клиенту и периоду, прежде чем создавать следующий. Лишний заказ не удаляйте, а закройте с причиной отмены.

Частые вопросы о заказах клиентов