Факсимиле печати и подписи на документах 1С: от скана до готового счёта

Чтобы вставить оттиск печати в 1С, загрузите картинку печати в карточку организации, а затем печатайте документ вариантом формы «с печатью и подписями». В 1С:Бухгалтерии 3.0 это Главное → Организации → карточка организации → раздел «Логотип и печать». Там же загружают подписи руководителя и главного бухгалтера.

Есть три способа, и выбор зависит от задачи. Штатная загрузка факсимиле подходит для счетов на оплату и рассылки документов по почте. Правка макета нужна, когда печать должна стоять на форме, где программа её не предусмотрела. Электронная подпись нужна там, где документ должен иметь юридическую силу без бумаги. Всё ниже написано для платформы 8.3 с интерфейсом «Такси».

Подготовка скана печати и подписи

Качество картинки решает всё. Плохой скан даст серый квадрат вокруг печати или размытый оттиск, и никакая настройка 1С это не исправит.

Как отсканировать

1. Возьмите чистый лист белой бумаги без линовки.
2. Поставьте печать с хорошим нажимом. Сделайте 3-4 оттиска и выберите самый чёткий.
3. Подписи руководителя и главбуха поставьте на том же листе, синей или чёрной ручкой.
4. Сканируйте в цвете, с разрешением 300 dpi. 600 dpi — если оттиск мелкий или бледный.

Фото на телефон — плохой вариант. Тень, перспектива и неровный фон потом проявятся на каждом счёте.

Какой размер в пикселях нужен

Считаем просто: 1 дюйм = 25,4 мм. Стандартная печать диаметром 40 мм при 300 dpi — это 40 / 25,4 × 300 ≈ 472 пикселя. Значит, квадрат около 470-500 пикселей по стороне.

Слишком большой файл 1С уменьшит сама, но документ станет тяжелее, а PDF при рассылке распухнет. Слишком маленький — оттиск расползётся пикселями при печати.

Прозрачный фон и формат файла

Белый фон скана закроет текст документа под печатью: строку «Руководитель», линию подписи, расшифровку. Поэтому фон удаляют.

• 🖼️ Откройте скан в графическом редакторе с поддержкой прозрачности: GIMP, Paint.NET, Photoshop.
• ✂️ Обрежьте картинку вплотную к оттиску, оставив 2-3 пикселя полей.
• 🪄 Выделите белый фон «волшебной палочкой» с небольшим допуском и удалите его.
• 💾 Сохраните в PNG — он хранит прозрачность. JPEG прозрачность не поддерживает и добавляет «грязь» вокруг линий.

Загрузка факсимиле в типовых конфигурациях 1С

Печать и подписи в типовых конфигурациях хранятся в карточке организации. У каждой организации — свой комплект. Если в базе две организации, файлы загружают в обе.

1С:Бухгалтерия предприятия 3.0

1. Откройте Главное → Организации и нужную организацию.
2. Найдите раздел «Логотип и печать» и разверните его.
3. В полях для печати, подписи руководителя и подписи главного бухгалтера нажмите «Загрузить» и выберите подготовленные PNG.
4. Посмотрите на образец счёта в этом же разделе: программа показывает, как файлы лягут на форму.
5. Нажмите «Записать и закрыть».

В том же разделе есть заготовка бланка для подписи и печати. Распечатайте её, поставьте оттиск и подписи в отведённые рамки, отсканируйте. Рамки подскажут масштаб, и картинки встанут на форму без подгонки.

Как напечатать документ с печатью

Факсимиле само по себе на все документы не выводится. Его нужно выбрать при печати:

1. Откройте документ, например Продажи → Счета покупателям → нужный счёт.
2. Нажмите кнопку Печать в командной панели.
3. Выберите вариант формы с пометкой «с печатью и подписями».

Если такого варианта в списке нет, значит, для этой печатной формы конфигурация факсимиле не предусматривает. Тогда остаётся правка макета, о ней ниже.

При отправке документа по почте прямо из 1С программа предлагает приложить вложение. Если выбрать форму с печатью, покупатель получит PDF с оттиском и подписями.

Другие типовые конфигурации

В УТ 11 логика та же: картинки загружаются в карточку организации, а при печати счёта выбирается вариант с факсимиле. Различаются только расположение справочника и подписи к ссылкам.

Факсимиле в 1С:ЗУП: что можно и чего нельзя

С кадровыми и зарплатными документами ситуация другая. Здесь факсимиле чаще вредит, чем помогает.

Трудовое законодательство не предусматривает факсимильную подпись на трудовом договоре, приказах, заявлениях и расчётных документах. Роструд в разъяснениях придерживается позиции, что трудовой договор подписывается собственноручно или электронной подписью. Работник может оспорить документ с «нарисованной» подписью директора.

Что делать на практике:

• ✍️ Приказы, трудовые договоры, записки-расчёты — печатать без факсимиле и подписывать вручную.
• 📄 Справки по запросу работника (о доходах, о периоде работы) — подписывать вручную. Справка с факсимиле может не принять банк или соцслужба.
• 🔐 Если хочется уйти от бумаги — кадровый электронный документооборот с электронными подписями. Он поддерживается ЗУП 3.1 и даёт документу юридическую силу, в отличие от картинки.
• 🧾 Внутренние бланки (уведомления, служебные формы) — если очень нужно, оттиск добавляют через макет в расширении. Юридического веса это не добавляет.

Как вставить печать в макет печатной формы

Этот способ нужен, когда штатной формы «с печатью» нет: акт сверки, договор, коммерческое предложение , собственная форма. Есть два варианта: правка через пользовательские макеты и через расширение в Конфигураторе.

Вариант 1. Пользовательский макет, без Конфигуратора

В типовых конфигурациях на БСП есть список макетов, которые можно изменить в пользовательском режиме:

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки.
2. Перейдите по ссылке «Макеты печатных форм».
3. Найдите нужный макет по названию документа и откройте его на изменение.
4. В редакторе табличного документа поставьте курсор в область подписей и вставьте картинку через меню таблицы — пункт с рисунками.
5. Подгоните размер и положение, сохраните макет.

Минус варианта: картинка встаёт статически. Она будет на каждом документе, и одинаковая для всех организаций базы. Для одной фирмы с одним директором это приемлемо. Для двух организаций — нет.

Вариант 2. Расширение конфигурации

Это правильный способ для постоянной доработки. Типовая конфигурация не снимается с поддержки и спокойно обновляется.

Перед изменениями в Конфигураторе сделайте резервную копию базы и согласуйте доработку с тем, кто её обслуживает.

1. Запустите Конфигуратор, откройте Конфигурация → Расширения конфигурации и создайте расширение.
2. Добавьте в него нужный документ и его макет печатной формы.
3. Откройте макет. Поставьте курсор в ячейку у подписи руководителя и вставьте картинку: Таблица → Рисунки → Картинка….
4. В свойствах рисунка задайте имя, например ФаксимилеПечать, и пропорциональный режим размера, чтобы оттиск не сплющило.
5. Если печать должна браться из карточки организации, в модуле печати заполните картинку программно: найдите рисунок в области макета по имени и присвойте ему Новый Картинка(ДвоичныеДанные) из файла, привязанного к организации.
6. Обновите конфигурацию базы данных (F7) и проверьте печать в пользовательском режиме.

Программный вариант нужен, когда в базе несколько организаций. Тогда каждая форма выводит свою печать. Здесь потребуется программист: точные имена реквизитов с файлами и процедуры печати различаются по конфигурациям и релизам.

Внешняя печатная форма

Третий путь — внешняя печатная форма (файл .epf), подключаемая через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Её удобно отдавать подрядчику: она не трогает конфигурацию совсем. Но внешнюю форму после обновлений иногда приходится править.

Почему печать не видна или выглядит плохо

Большая часть проблем решается без Конфигуратора. Пройдитесь по симптомам.

Настройки принтера и страницы

1С печатает через принтер Windows. Её собственных драйверов нет. Поэтому:

1. Перед печатью откройте предпросмотр и проверьте, где стоит оттиск.
2. В параметрах страницы табличного документа выставьте масштаб «По ширине страницы». Без этого форма может сжаться, и печать сместится относительно строки подписи.
3. В свойствах принтера Windows отключите экономию тонера и режим черновика.
4. Для цветной печати проверьте, что в драйвере не включены оттенки серого.

Если вы отправляете документы в PDF, печатайте через встроенное сохранение 1С, а не через виртуальный принтер. Встроенное сохранение сохраняет прозрачность PNG, а некоторые виртуальные принтеры её теряют.

Юридическая сила факсимиле и электронная подпись

Картинка печати — это не подпись. Её сила зависит от вида документа.

С 2015 года хозяйственные общества не обязаны иметь печать. Если её нет, оттиск не нужен вовсе, а наличие или отсутствие печати определяет устав.

По Гражданскому кодексу факсимиле допустимо, когда это предусмотрено законом или соглашением сторон. Отсюда практические правила:

Если документам нужна юридическая сила без бумаги, используйте электронный документооборот. Счёт-фактуру в электронном виде подписывают квалифицированной электронной подписью. Первичку по соглашению сторон можно подписывать и неквалифицированной подписью. В 1С это делается через подключённый сервис ЭДО, а печать на картинке там не нужна вовсе.

Защита файлов с подписью

Скан подписи директора в базе — это риск. Любой, у кого есть права на печать, выведет счёт или письмо с этой подписью.

• 🔒 Ограничьте права на изменение карточки организации.
• 👤 Не давайте права на печать «с подписями» тем, кому они не нужны.
• 🗂️ Не храните исходные сканы в общей папке.
• 🔁 При смене руководителя загрузите новую подпись сразу, а старую удалите из карточки.

Частые вопросы