Учёт авансов от покупателей в 1С:Бухгалтерии 8.3

Аванс от покупателя в 1С:Бухгалтерии 8.3 заводят документом оплаты — банковской выпиской или приходным кассовым ордером — с видом операции Оплата от покупателя. Деньги ложатся на счёт 62.02, а программа сама определяет, что это предоплата, если отгрузки по договору ещё не было.

Дальше по авансу нужно сделать ещё два дела: начислить НДС с полученной предоплаты (если вы на ОСНО) и при отгрузке зачесть аванс в счёт реализации. Разберём весь путь — от прихода денег до возврата предоплаты, если сделка сорвалась.

Когда оплата считается авансом

Для 1С аванс — это деньги, пришедшие раньше отгрузки. Программа смотрит на остаток расчётов с покупателем в момент проведения оплаты:

• есть долг покупателя на 62.01 → оплата сначала гасит его;
• долга нет или оплата больше долга → разница ложится на 62.02 как аванс.

Чтобы разбивка работала правильно, нужны два условия в карточке договора (Справочники → Договоры или прямо из документа оплаты).

Вид договора — С покупателем. Если ошибочно стоит С поставщиком, аванс уйдёт не на тот счёт и не попадёт в авансовые счета-фактуры.

Способ зачёта аванса. В договоре и в документах можно задать, как закрывать предоплату:

Поступление предоплаты на расчётный счёт

Самый частый случай — деньги пришли на банковский счёт.

1. Откройте Банк и касса → Банковские выписки.
2. Загрузите выписку из клиент-банка или добавьте строку Поступление вручную.
3. Вид операции — Оплата от покупателя.
4. Заполните контрагента, договор, сумму и счёт учёта расчётов.

Ключевое поле — счёт расчётов и счёт авансов. По умолчанию это 62.01 (расчёты) и 62.02 (авансы). Программа сама разложит сумму: если долга за покупателем нет, вся сумма уйдёт на 62.02 как аванс.

Проводка при проведении выписки:

Заполните статью движения денежных средств (например, «Оплата от покупателей») — без неё строка не попадёт в отчёт о движении денег. При загрузке выписки из клиент-банка 1С подбирает контрагента по ИНН из платёжного поручения, а договор — по назначению платежа. Если контрагент новый, программа предложит создать карточку прямо из выписки.

Если вы работаете с договором в валюте или у.е., счёт аванса будет 62.22 — суть та же, просто другой разрез учёта.

Аванс наличными через кассу

Когда предоплату вносят в кассу, вместо выписки оформляют приходный кассовый ордер .

1. Зайдите в Банк и касса → Кассовые документы.
2. Нажмите Поступление (ПКО).
3. Вид операции — Оплата от покупателя.
4. Укажите контрагента, договор, сумму, статью движения денежных средств.

Проводка аналогична банковской, только дебетуется касса:

Лимит расчётов наличными между юрлицами и ИП по одному договору — 100 000 ₽. На расчёты с физлицами он не распространяется.

Счёт-фактура на аванс и НДС с предоплаты

Если организация на общей системе, с полученного аванса нужно начислить НДС по расчётной ставке — 20/120 или 10/110. Это требование НК РФ: налоговая база возникает в день получения предоплаты.

Сначала проверьте настройку. Главное → Налоги и отчёты → НДС → Порядок регистрации счетов-фактур на аванс. Здесь пять вариантов, выберите под свою практику:

После этого авансовые счета-фактуры удобно выписывать пачкой:

1. Банк и касса → Счета-фактуры на аванс.
2. Задайте период.
3. Нажмите Заполнить — программа подберёт все незакрытые авансы по правилу из настройки.
4. Нажмите Выполнить — счета-фактуры создадутся и проведутся.

Проводка по начислению НДС с аванса:

Счёт 76.АВ — это «НДС по авансам полученным». Он висит как бы в долг до момента отгрузки, когда налог примут к вычету.

Посчитать сумму налога с конкретного аванса можно здесь:

Авансовый счёт-фактура автоматически попадает в книгу продаж с кодом вида операции 02. Нумерация идёт в общем потоке с отгрузочными счетами-фактурами — отдельный префикс для авансовых по правилам не требуется, хотя многие бухгалтеры добавляют к номеру букву А для наглядности через настройку нумерации.

В графе «Наименование товара» 1С подставляет обобщённую формулировку из договора или назначение платежа — например, «предварительная оплата». Если номенклатура в договоре не задана, проверьте, чтобы формулировка была осмысленной: пустое наименование в авансовом счёте-фактуре — повод для претензий на проверке.

Зачёт аванса при реализации товаров и услуг

Когда вы отгружаете товар или оказываете услугу, аванс нужно зачесть в счёт оплаты.

Оформите отгрузку обычным документом: Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). В строке Расчёты (ссылка внизу формы) проверьте, что способ зачёта аванса стоит Автоматически.

При проведении 1С сформирует сразу несколько проводок:

Параллельно нужно принять к вычету НДС, который вы начислили с аванса. Это делает документ Формирование записей книги покупок в помощнике по НДС (Операции → Помощник по учёту НДС или Отчёты → НДС). Он даёт проводку:

Не пропускайте формирование записей книги покупок в конце квартала — иначе НДС с аванса останется начисленным дважды: и с предоплаты, и с реализации.

Если отгрузка меньше аванса, остаток так и остаётся на 62.02 до следующей поставки. Если больше — разница повиснет долгом покупателя на 62.01.

Проверить, что зачёт прошёл, проще всего по самой реализации: нажмите Дт/Кт в панели документа и найдите строку 62.02 → 62.01. Если её нет, а аванс по этому покупателю был, значит не совпал договор в оплате и в отгрузке — зачёт возможен только внутри одного договора.

Возврат аванса покупателю

Сделка сорвалась, покупатель просит деньги назад. Возврат предоплаты оформляют тем же способом, каким деньги пришли.

Через банк: Банк и касса → Банковские выписки → Списание, вид операции Возврат покупателю.

Через кассу: расходный кассовый ордер (РКО), вид операции Возврат покупателю.

Проводка по возврату:

Если на аванс вы уже начисляли НДС, при возврате его можно принять к вычету — но для этого должен быть расторгнут или изменён договор. Вычет отражается тем же Формированием записей книги покупок:

Иногда вместо возврата аванс переводят на другой договор того же покупателя или засчитывают во встречное обязательство. Тогда денежного движения нет — зачёт оформляют документом Операции → Корректировка долга с видом Зачёт авансов или Перенос задолженности. Проводка пройдёт внутри счёта 62 между субсчетами и договорами, а НДС по авансу в этом случае к вычету не принимается — обязательство не прекращено, а перенесено.

Проверка взаиморасчётов и остатков по авансам

Чтобы убедиться, что авансы разложились правильно, сверьтесь по оборотно-сальдовой ведомости.

• Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту → счёт 62. Разверните по субсчетам и контрагентам. Кредитовое сальдо по 62.02 — это ваши незакрытые авансы.
• Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту → счёт 76.АВ. Остаток показывает НДС по авансам, который ещё не принят к вычету.
• Отчёты → Анализ субконто по контрагенту — видно всю историю расчётов с конкретным покупателем.

Перед сдачей декларации по НДС пройдите Экспресс-проверку ведения учёта (Отчёты → Анализ учёта → Экспресс-проверка). Она ловит авансы без счетов-фактур и расхождения между 76.АВ и книгой продаж.

Для сверки с контрагентом сформируйте Акт сверки взаиморасчётов (Продажи → Акты сверки расчётов или Покупки → Акты сверки). В нём авансы и отгрузки показаны в хронологии, а итоговое сальдо прямо говорит, кто кому должен на дату. Это удобный способ снять разногласия по предоплатам до закрытия периода.

Распространённая причина расхождений — аванс, который лёг на 62.01 вместо 62.02. Так бывает, когда в договоре стоял неверный вид или оплату провели без договора. В оборотке по счёту 62 такой аванс выглядит как «красный» остаток по субсчёту расчётов. Лечится перепроведением документа оплаты после исправления договора.

Частые вопросы