Ввод документов в 1С:Бухгалтерии: от журнала до проведения

Чтобы ввести новый документ, зайдите в нужный раздел (Продажи, Покупки, Банк и касса), откройте журнал, нажмите Создать и выберите вид документа. Дальше — шапка с контрагентом и договором, табличная часть с номенклатурой, кнопка Провести.

Главная развилка — какой именно документ создавать. Продали товар — Реализация, купили — Поступление, выставили счёт на оплату — Счёт покупателю, оказали услугу — Реализация с видом операции Услуги или Акт. От правильного выбора зависят и проводки, и печатная форма, поэтому начнём с него.

С чего начать: находим журнал нужного документа

Все документы в 1С сгруппированы по разделам в левой панели. Логика простая: раздел отвечает за участок учёта, а внутри лежат журналы однотипных документов.

• 🛒 Продажи покупателям — раздел Продажи: реализации, счета, акты, возвраты от покупателей.
• 📦 Закупки у поставщиков — раздел Покупки: поступления, авансовые отчёты, возвраты поставщику.
• 💳 Деньги — раздел Банк и касса: платёжные поручения, поступления и списания с расчётного счёта, ПКО и РКО.
• 🏭 Склад и производство — разделы Склад и Производство: перемещения, оприходования, выпуск продукции.
• 🧾 Ручные операции и расчёты — раздел Операции: операции, введённые вручную, закрытие месяца , регламентные документы.

Открыли раздел — в правой части появляются ссылки на журналы. Например, Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) открывает список всех реализаций.

Журнал документов — это таблица со списком уже введённых записей. Сверху командная панель с кнопкой Создать, полем отбора и сортировкой по колонкам. Проведённые документы помечены зелёной галочкой, непроведённые — серой, помеченные на удаление — перечёркнуты.

Создаём документ и заполняем шапку

В журнале нажмите Создать. Для некоторых журналов 1С сначала спросит вид операции — например, у реализации это «Товары», «Услуги» или «Товары, услуги, комиссия». Выбор определяет набор закладок и состав проводок, так что отнеситесь к нему внимательно.

Открылась форма документа. Верхняя часть — шапка — это реквизиты, общие для всего документа.

Заполняйте по порядку:

1. Дата и номер. Номер 1С присвоит сама при записи, его трогать не нужно. Дату поставьте фактическую — именно она определяет, в каком периоде пройдут движения.
2. Организация. Если в базе одна организация, поле подставится автоматически. Если несколько — выберите ту, от имени которой оформляете операцию.
3. Контрагент. Начните вводить название или ИНН — 1С отфильтрует справочник. Нет нужного — создайте прямо из поля: откроется карточка контрагента , где можно заполнить реквизиты вручную или подтянуть их по ИНН.
4. Договор. Подставляется автоматически, если у контрагента он один. Проверьте вид договора: «С покупателем» для продажи, «С поставщиком» для закупки — от этого зависят счета учёта расчётов.
5. Склад. В документах с товарами укажите склад, с которого идёт отгрузка или на который приходуется поступление.

Поля счётов учёта (например, счёт расчётов 62.01 или 60.01) 1С заполняет сама по настройкам. Менять их вручную стоит только тогда, когда вы точно понимаете, зачем.

Табличная часть: номенклатура, количество и цены

Нижняя часть формы — табличная. Здесь перечисляют товары, услуги или материалы, из которых складывается сумма документа.

Есть два способа наполнить таблицу:

• Построчно. Кнопка Добавить создаёт пустую строку. В колонке «Номенклатура» выбираете позицию из справочника, вводите количество и цену.
• Подбором. Кнопка Подбор открывает отдельное окно со справочником номенклатуры. Удобно, когда позиций много: отмечаете нужные, задаёте количество, и все строки переносятся в документ разом.

На что смотреть в строках:

• Цена подтянется из типа цен, заданного в договоре или настройках, либо вводится вручную.
• Ставка НДС берётся из карточки номенклатуры. Проверьте её, особенно если работаете одновременно с разными ставками.
• Счета учёта (колонки «Счёт учёта», «Счёт доходов», «Счёт расходов») заполняются по правилам из регистра счетов учёта номенклатуры. Если колонок не видно — включите их через Ещё → Изменить форму или кнопку настройки колонок.

Сумма по строке и итог по документу пересчитываются автоматически. Поле «Всего» внизу показывает сумму с НДС и отдельно сам налог — сверьте с первичкой поставщика или с тем, что выставляете сами.

Проведение документа и движения по регистрам

Записать и провести — разные действия. Записать только сохраняет документ в базе, движений он пока не делает. Провести формирует проводки и записи в регистрах. На панели для этого есть кнопка Провести (сохранить и остаться в форме) и Провести и закрыть (сохранить и вернуться в журнал).

После проведения проверьте, что именно документ записал. Нажмите кнопку Дт/Кт на командной панели — откроется окно «Движения документа». Там несколько закладок:

• Бухгалтерский и налоговый учёт — собственно проводки Дт/Кт с суммами.
• Регистры накопления — движения по НДС, по себестоимости, по взаиморасчётам. Для реализации, например, это списание товаров и начисление НДС продаж.

Что должно сформироваться у типовых документов:

Если проводок нет совсем — скорее всего, документ только записан, но не проведён. Если проводки есть, но не те, проверьте вид операции, договор и счета учёта в строках.

Регистров, которые затрагивает документ, обычно больше, чем видно на первой закладке. Реализация, помимо проводок, пишет в регистры «НДС продажи» и «Товары на складах», поступление — в «НДС предъявленный». Если налоговая отчётность не сходится, а проводки верные, расхождение чаще всего именно в регистрах НДС — их видно на тех же закладках окна Дт/Кт.

Как вводить документы быстрее

Вручную с нуля документы набивают редко. В типовых конфигурациях есть три приёма, которые экономят время и снижают число ошибок.

1. Ввод на основании. В открытом документе кнопка Создать на основании переносит реквизиты в новый документ связанного вида. Из счёта покупателю рождается реализация, из реализации — счёт-фактура и возврат, из поступления — платёжное поручение. Строки, контрагент и договор подтянутся сами.
2. Копирование. В журнале выделите похожий документ и нажмите Создать копированием (клавиша F9). 1С создаст новый документ с теми же строками — останется поправить дату и количество. Удобно для регулярных операций с одним контрагентом.
3. Загрузка из файла. В документах поступления и реализации есть кнопка Загрузить — табличную часть можно подтянуть из Excel или из электронного документа поставщика, не вводя строки руками.

Ещё один помощник — отбор в журнале. Поле поиска над списком фильтрует документы по контрагенту, сумме или комментарию. Это быстрее, чем листать длинный журнал в поисках нужной записи, чтобы ввести следующую по аналогии.

Частые ошибки при вводе документов

Эти ситуации всплывают чаще других — проверьте их в первую очередь, если результат не сходится.

Отдельно про удаление. Кнопка Удалить (или Ещё → Пометить на удаление) только помечает документ красным крестиком. Физически из базы он уходит через Администрирование → Удаление помеченных объектов, где 1С проверяет, не ссылаются ли на него другие документы.

Печать и выгрузка документа

После проведения документ можно распечатать или передать контрагенту в электронном виде.

Печать. Кнопка Печать на командной панели открывает список доступных форм для этого документа — товарная накладная ТОРГ-12, счёт-фактура, УПД, акт, счёт на оплату. Выберите нужную, 1С сформирует печатную форму, которую можно отправить на принтер или сохранить.

Сохранение в файл. Из открытой печатной формы доступно сохранение через Ещё → Сохранить в форматах PDF, Excel и других. Удобно, когда документ нужно отправить по почте.

Отправка по ЭДО. Если подключён электронный документооборот, кнопка ЭДО → Создать электронный документ сформирует файл по формату ФНС и отправит контрагенту через оператора. Счета-фактуры и УПД со статусом счёта-фактуры подписываются только квалифицированной электронной подписью.

Вид печатной формы зависит от вида операции документа. Если в списке печати нет нужной формы (например, счёта-фактуры), проверьте, выставлен ли счёт-фактура: по реализации его создают по ссылке Выписать счёт-фактуру внизу документа.

Перед печатью бумажного экземпляра убедитесь, что документ проведён: по непроведённому документу форма сформируется, но данные в учёте под ней ещё не стоят, и контрагент получит бумагу, которой нет в вашей базе. Если печатаете пакетом из журнала, 1С выведет формы в том порядке, в котором документы идут в списке, — отсортируйте журнал по дате или номеру заранее.

Частые вопросы