Новая должность в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: от карточки до штатной позиции

Чтобы добавить должность в 1С ЗУП 3.1 , откройте Настройка → Должности, нажмите Создать, введите наименование, подберите код ОКПДТР и трудовую функцию, затем Записать и закрыть. Если в программе ведётся штатное расписание, одной карточки мало: должность нужно ещё включить в позицию штатного расписания конкретного подразделения, иначе в приём её не выбрать.

Типичная ситуация: директор подписал приказ о новой ставке «Менеджер по закупкам», завтра выходит человек, а кадровик в документе «Приём на работу» не находит нужной строки. Ниже разобрано, как правильно ввести должность в 1С так, чтобы она сразу попала и в приём, и в отчётность, и в СЗВ-ТД (ЕФС-1).

Где в 1С находится справочник должностей

Справочник называется «Должности» во всех типовых конфигурациях, но открывается по-разному.

💡 Универсальный способ для любой конфигурации: откройте документ «Приём на работу», в поле «Должность» нажмите кнопку выбора и затем Показать все. Откроется полный список справочника, и из него же можно создать новый элемент.

Справочник общий для всех организаций базы. Если вы ведёте три юрлица, должность «Бухгалтер» создаётся один раз, а различаются уже позиции штатного расписания.

Как добавить новую должность: три способа

Способ 1. Через справочник (основной)

1. Откройте список должностей по пути из таблицы выше.
2. Нажмите Создать.
3. В поле «Наименование» введите название так, как оно будет в приказе и трудовом договоре: «Менеджер по закупкам», а не «менеджер закуп.».
4. Заполните код ОКПДТР через подбор из классификатора (подробнее в следующем разделе).
5. Укажите трудовую функцию — она нужна для сведений о трудовой деятельности.
6. Нажмите Записать и закрыть.

Способ 2. Прямо из кадрового документа

В документе «Приём на работу» или «Кадровый перевод» начните вводить название в поле «Должность». Если такой должности нет, программа предложит создать её. Откроется та же карточка, что и в способе 1.

Способ быстрый, но опасный: в спешке появляются дубли вроде «Бухгалтер» и «Бухгалтер » с пробелом на конце. Используйте его, только когда штатное расписание не ведётся.

Способ 3. Копированием похожей должности

Выделите в списке близкую должность и нажмите F9 (или команду копирования в панели). Карточка откроется со всеми заполненными реквизитами: категорией, кодом ОКПДТР, сведениями о стаже. Останется поменять наименование и проверить коды.

Это удобно для серий: «Водитель категории B», «Водитель категории C», «Водитель категории D».

Какой способ выбрать

После копирования обязательно откройте сведения о стаже и условиях труда. Если исходная должность была с вредными условиями, а новая — нет, флажок останется, и по сотруднику начнут начисляться взносы по дополнительному тарифу. Обнаруживается это обычно только при сверке взносов за квартал.

Какие реквизиты заполнить в карточке должности

Наименование — только начало. Остальные поля влияют на статистику, стаж и отчёты в СФР (бывший ПФР и ФСС, объединены с 2023 года).

Код ОКПДТР и категория

• 🔹 Код ОКПДТР выбирается из классификатора, встроенного в программу. Если классификатор пуст, при подборе 1С предложит загрузить его.
• 🔹 Категория — руководители, специалисты, служащие, рабочие. По ней распределяется численность в статистических формах о труде.

Трудовая функция

Для сведений о трудовой деятельности (раньше СЗВ-ТД, сейчас подраздел ЕФС-1) нужна трудовая функция с кодом по ОКЗ. В ЗУП 3.1 это отдельный справочник «Трудовые функции», а в карточке должности на него ставится ссылка.

Стаж и особые условия труда

Для должностей с правом на досрочную пенсию (вредные и тяжёлые условия, педагоги, медики) в карточке заполняются сведения об особых условиях и код позиции списка. Тогда стаж корректно попадёт в отчётность, а взносы по дополнительным тарифам начислятся без ручной правки.

Профстандарт

Если для должности есть обязательный профессиональный стандарт, укажите его. Статья 195.3 ТК РФ делает профстандарт обязательным, когда требования к квалификации установлены законом. В остальных случаях это ориентир, но заполненное поле избавит от вопросов при проверке трудинспекции.

Должность и штатное расписание: как связать с подразделением

Здесь возникает больше всего путаницы. В ЗУП 3.1 есть два режима, и от выбора зависит, что вы указываете в кадровых документах.

Проверьте настройку

Откройте Настройка → Кадровый учёт и посмотрите флажок «Ведётся штатное расписание». Рядом есть ещё два:

• ✅ «Автоматически проверять кадровые документы на соответствие штатному расписанию»;
• ✅ «Ведётся история изменения штатного расписания».

Создайте позицию штатного расписания

Позиция — это связка «подразделение + должность» с количеством ставок, графиком работы и окладом (или вилкой окладов).

1. Откройте Кадры → Штатное расписание.
2. Если ведётся история, создайте документ изменения штатного расписания с датой, с которой вводится ставка. Без истории можно создать позицию прямо в списке.
3. Добавьте строку: подразделение «Отдел снабжения», должность «Менеджер по закупкам», количество ставок 2, график «Пятидневка 40 часов».
4. Заполните начисления позиции: например, оклад 75 000 руб.
5. Проведите документ (или запишите позицию).

После этого в приёме на работу в поле «Позиция» появится строка «Менеджер по закупкам (Отдел снабжения)». Должность и подразделение подставятся сами.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

Если зарплата ведётся прямо в Бухгалтерии, связка проще. По умолчанию в приёме выбираются подразделение и должность независимо. Упрощённое штатное расписание включается в настройках зарплаты (Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты, раздел кадрового учёта). Детальных механизмов ЗУП — истории, вилок окладов, проверки ставок по датам — в Бухгалтерии нет.

Связь с другими справочниками и обменами

Должность в 1С редко живёт одна. Её подхватывают несколько объектов.

• 📌 Сотрудники. Текущая должность в карточке сотрудника — не поле для ручного ввода, а результат последнего кадрового документа. Поменять её можно только переводом.
• 📌 Графики работы. График задаётся в позиции штатного расписания и переходит в приём по умолчанию.
• 📌 Начисления. Плановые начисления позиции (оклад, надбавки) подставляются в приём и перевод. Измените позицию — новые приёмы пойдут уже с новыми суммами.
• 📌 Обмен ЗУП ↔ Бухгалтерия. При синхронизации из ЗУП в Бухгалтерию переносятся сотрудники и итоги зарплаты. Справочник должностей в Бухгалтерии отдельно заполнять не нужно, если обмен настроен.
• 📌 Печатные формы. Т-1, Т-2, Т-3 и трудовой договор берут наименование прямо из справочника.

Переименование должности в карточке меняет название во всех документах, включая уже распечатанные приказы прошлых лет при повторной печати. Если название меняется по приказу с конкретной даты, создайте новую должность и переведите сотрудников документом «Кадровый перевод» (или введите изменение штатного расписания). Так история сохранится.

Как ускорить работу с должностями

Когда должностей десятки, ручной ввод утомляет. Что помогает:

1. Копирование (F9) для серий похожих должностей, о нём выше.
2. Групповое изменение реквизитов. Обработка находится в Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных. Она меняет один реквизит у всех выделенных элементов: например, проставляет категорию «Специалисты» тридцати должностям сразу.
3. Списочные кадровые документы. «Приём на работу списком» и «Кадровый перевод списком» экономят время, когда новая должность вводится сразу для нескольких человек.
4. Перенос из другой базы. Если открывается новая организация в отдельной базе, справочник можно перенести выгрузкой через универсальный обмен в формате XML. Перед этим сделайте резервную копию базы -приёмника: обмен создаёт элементы без отмены.

Как проверить, что должность введена правильно

После создания пройдитесь по короткой проверке.

Для сверки подойдут стандартные отчёты ЗУП 3.1 из раздела Кадры → Кадровые отчёты:

• 📊 «Штатное расписание» и печатная форма Т-3 — видно, в каком подразделении есть позиция и сколько ставок утверждено;
• 📊 «Штатная расстановка» — сколько ставок занято и сколько свободно;
• 📊 «Списки сотрудников» — кто работает на должности с отбором по ней.

Если в штатной расстановке у позиции 0 свободных ставок, а приём всё равно нужен, сначала увеличьте количество ставок в позиции, а потом проводите приём.

Ошибки при вводе должности и как их избежать

Дубли в справочнике. «Бухгалтер», «бухгалтер», «Бухгалтер.» — три разных элемента для программы. В отчётах сотрудники одной должности разъедутся по трём строкам. Найти дубли проще всего сортировкой списка по наименованию. Лишний элемент не удаляйте сразу: сначала переведите сотрудников на правильную должность, затем пометьте дубль на удаление.

Должность есть, а в приёме её нет. Почти всегда причина в штатном расписании: позиция не создана, создана в другом подразделении или вводится с более поздней даты, чем дата приёма.

Название с разрядом и подразделением. «Кладовщик 3 разряда склада №2» — плохая должность. Разряд задаётся в позиции или в начислениях, подразделение — в позиции. В справочнике остаётся просто «Кладовщик».

Название не по квалификационному справочнику. Статья 57 ТК РФ требует, чтобы при льготах, компенсациях или ограничениях наименование должности соответствовало квалификационному справочнику или профстандарту. Ошибка в одно слово может стоить сотруднику досрочной пенсии.

Удаление используемой должности. Если на должность есть ссылки в документах, удалить её не получится: проверка ссылок остановит удаление. Должность, которая больше не нужна, просто закройте в штатном расписании.

Частые вопросы