Графики работы в 1С: создание, заполнение и назначение сотрудникам

График работы сотрудника создаётся в справочнике «Графики работы сотрудников»: в 1С:ЗУП 3.1 — раздел Настройка → Графики работы сотрудников, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Графики работы. Перед заполнением графика нужен производственный календарь на нужный год — из него программа берёт праздники и переносы выходных.

Сам график описывает, как чередуются рабочие и выходные дни и сколько часов длится смена. От этого зависит норма времени, табель и начисление оклада. Ниже — как выбрать тип графика, заполнить его по циклам или по неделям и назначить сотрудникам поштучно или списком. Отдельно разберём сменный и суммированный учёт — здесь чаще всего возникают ошибки.

Что проверить до создания графика

График опирается на производственный календарь. Если календарь на нужный год не заполнен или в нём нет праздников, норма времени посчитается неверно, а в табеле вместо праздников будут обычные рабочие дни.

Перед вводом графика проверьте три вещи:

• 📅 Производственный календарь на год заполнен. Он открывается в Настройка → Производственные календари (ЗУП). Должны стоять государственные праздники и перенесённые выходные.
• ⏱️ Выбран способ учёта времени. Для обычной пятидневки подойдёт недельный график, для сменной работы «сутки через трое» — цикл произвольной длины.
• 👤 Понятно, кому назначается график. Одному сотруднику — через кадровый документ, целому подразделению — документом списком.

Настройка производственного календаря

Производственный календарь — основа для расчёта нормы времени во всех графиках. Один календарь используется для всех сотрудников, если нет региональных праздников.

1. Откройте Настройка → Производственные календари.
2. Выберите календарь «Российская Федерация» (или создайте региональный, если есть праздники субъекта).
3. Проверьте, что заполнен нужный год. Если года нет — нажмите «Заполнить по умолчанию»: программа расставит выходные по субботам и воскресеньям.
4. Вручную отметьте государственные праздники и переносы — их Правительство утверждает ежегодно отдельным постановлением. Красный день — праздник, предпраздничный день сокращается на час автоматически.

Без актуального календаря норма времени и оплата праздников считаются с ошибкой. Календарь на новый год заполняйте заранее, в декабре, когда выйдет постановление о переносах.

Региональный календарь создают, когда в субъекте есть свой нерабочий праздничный день. Тогда в карточке подразделения или организации указывают именно его.

Создание графика работы: пятидневка и шестидневка

Самый частый случай — стандартная пятидневка 40 часов. Порядок создания:

1. Откройте Настройка → Графики работы сотрудников и нажмите «Создать».
2. Укажите наименование, например «Пятидневка 40 часов».
3. В поле «Способ заполнения» выберите «По неделям».
4. Задайте расписание: Пн–Пт по 8 часов, Сб–Вс — выходные. Для сокращённой недели поставьте меньше часов.
5. Включите флажок «При подсчёте нормы времени учитывать праздники как рабочие дни» — его оставляют снятым для обычного режима, чтобы праздники не входили в норму.
6. Нажмите «Заполнить» — программа раскидает часы по дням выбранного года с учётом календаря.
7. Запишите и закройте график кнопкой «Записать и закрыть».

Шестидневка настраивается так же, только рабочими делают Пн–Сб. Суббота при 40-часовой неделе обычно сокращённая — проставьте в ней меньше часов, чтобы в сумме вышло 40. Для сорокачасовой шестидневки это обычно пять дней по 7 часов и один по 5.

При заполнении часов по дням доступна детализация по видам времени: явка, вечерние часы, ночные часы. Если доплат за вечер и ночь нет, оставьте один вид «Явка» — так проще, и расчёт не усложняется лишними начислениями.

Для неполного рабочего времени (0,5 ставки, сокращённый день) в графике ставят меньше часов в день или меньше рабочих дней. Отдельно включать режим неполного времени в графике не требуется — достаточно задать фактические часы. Например, для 0,5 ставки при пятидневке ставят по 4 часа в день — годовая норма выйдет вдвое меньше полной.

Сменные графики и суммированный учёт времени

Сменный график — «два через два», «сутки через трое», скользящие смены — заполняется не по неделям, а циклом.

1. При создании графика выберите «Способ заполнения» → «По циклам произвольной длины».
2. Укажите длину цикла в днях. Для «сутки через трое» это 4 дня: 1 рабочий + 3 выходных.
3. Проставьте часы по дням цикла (например, 24 часа в рабочий день смены, если учёт ведётся по фактическим суткам, либо распределите по видам времени «день/ночь»).
4. Укажите дату начала цикла — с какого дня отсчитывать чередование.
5. Нажмите «Заполнить».

Для сменной работы почти всегда нужен суммированный учёт. По статье 104 ТК РФ он применяется, когда ежедневную или еженедельную норму соблюсти нельзя. Норма тогда считается не за неделю, а за учётный период.

Чтобы включить суммированный учёт, в графике поставьте флажок «Суммированный учёт рабочего времени» и выберите учётный период: месяц, квартал, полугодие или год. Переработки сверх нормы за период оплачиваются как сверхурочные.

Чем длиннее учётный период, тем позже выявляется переработка. При учётном периоде «год» недоработку одного месяца можно закрыть переработкой другого, и сверхурочные начислятся только по итогам года. При периоде «месяц» переработка видна сразу. Выбор периода фиксируют в правилах внутреннего трудового распорядка.

Ночные часы (с 22:00 до 06:00) в сменном графике выделяют отдельным видом времени «Ночные часы» — тогда доплата за ночную работу (не менее 20% часовой ставки) начислится автоматически. Если смена «сутки», часть её попадёт в ночные, часть в дневные: при заполнении цикла распределите часы по видам времени вручную, иначе вся смена уйдёт в явку без ночной доплаты.

Для скользящего графика без фиксированных смен (например, у продавцов по индивидуальному расписанию) удобнее не плодить графики, а вести учёт вводом фактически отработанного времени документом учёта времени за месяц. Тогда график задаёт только норму, а факт вносится отдельно.

Назначение графика сотрудникам

Созданный график сам по себе ни на что не влияет — его нужно назначить. Способ зависит от того, одному сотруднику или группе.

Одному сотруднику при приёме. В документе Кадры → Приёмы на работу в поле «График работы» выберите нужный график. Он начнёт действовать с даты приёма.

При смене режима у работающего сотрудника. Создайте документ Кадры → Кадровые переводы и в нём укажите новый график. С даты перевода сменится норма.

Сразу группе сотрудников. Используйте документ Кадры → Изменение графика работы списком (в ЗУП). В шапке выберите новый график и дату, в таблице подберите сотрудников. Так переводят на новый график целое подразделение одним документом.

В 1С:Бухгалтерии кадровые документы находятся в разделе Зарплата и кадры. Если в организации один типовой режим, график можно задать по умолчанию в настройках учёта и не указывать его в каждом приёме.

В 1С:Бухгалтерии кадровый и зарплатный учёт доступен, только если в настройках выбран учёт зарплаты «в этой программе» и численность до 60 человек. В 1С:Рознице и базовой УТ 11 без модуля зарплаты графиков работы для расчёта нет.

Если у сотрудника режим не совпадает ни с одним типовым графиком (разъездной характер, плавающие выходные), для него создают индивидуальный график — отдельную запись в том же справочнике только под этого человека. Назначается он так же, через приём или перевод. Плодить индивидуальные графики без необходимости не стоит: чем их больше, тем сложнее сверять норму.

Проверка графика перед расчётом зарплаты

Прежде чем считать зарплату , убедитесь, что график заполнен и норма времени верная.

• Откройте сам график и проверьте, что год заполнен до конца. Внизу формы видна годовая норма часов — сравните её с нормой по производственному календарю.
• Сформируйте отчёт «Табель учёта рабочего времени» (Т-13): в нём видно, как график разложился по дням — рабочие, выходные, праздники.
• Для сменных графиков посмотрите отчёт по графику за месяц: совпадает ли чередование смен с фактическим.

Если норма в графике расходится с календарём, чаще всего причина — незаполненный год или неверный флажок учёта праздников. Перезаполните график кнопкой «Заполнить» после исправления календаря.

Проверка на конкретном примере: для стандартной пятидневки 40 часов в неделю годовая норма — около 1970–1990 часов (точное число зависит от праздников и переносов в конкретном году). Если график показывает заметно больше, значит в норму попали праздники; заметно меньше — год заполнен не полностью. Помесячную норму удобно сверять по тому же производственному календарю: в нём для каждого месяца указано количество рабочих часов при 40-часовой неделе.

Что делать, если график не заполняется

Иногда кнопка «Заполнить» не раскладывает часы по дням. Типичные причины:

• 📅 производственный календарь на выбранный год пустой — сначала заполните его;
• 🔁 для графика по циклам не указана дата начала цикла — без неё отсчёт чередования невозможен;
• ⏳ в расписании не проставлены часы ни в одном дне — программе нечего распределять.

Устраните причину и нажмите «Заполнить» повторно. Данные графика за уже рассчитанные месяцы при этом не пропадут, но начисления этих месяцев нужно перепровести.

Частые ошибки при вводе графиков

Эти ситуации всплывают уже при расчёте зарплаты, когда исправлять поздно.

Частые вопросы