Чеки продаж и чеки подотчётников в 1С:Бухгалтерии: куда их заносить и что проверить

Отдельного документа «Кассовый чек» для ручного ввода в 1С:Бухгалтерии 8.3 нет. Чеки продаж за смену вносят одним документом «Отчёт о розничных продажах» (Продажи → Отчёты о розничных продажах), а чек, который принёс сотрудник после покупки, — строкой в авансовом отчёте (Банк и касса → Авансовые отчёты). Каждый чек по отдельности 1С хранит только там, где касса подключена к программе напрямую или данные приходят из товароучётной программы.

Поэтому первый вопрос перед вводом: вы продали или купили? От ответа зависит документ, счета и то, что потом увидит налоговая.

Какой у вас чек и куда его вносить в 1С

Бухгалтеры спрашивают «как вносить чеки в 1С» в пяти разных ситуациях. Сначала найдите свою.

Как вносить чеки продаж в 1С вручную: отчёт за смену

Ручной ввод нужен, когда касса стоит отдельно и с 1С не связана. Чеки за день вы не перебиваете по одному: берёте итог смены из Z-отчёта (отчёта о закрытии смены) и разносите его по товарам.

Что подготовить заранее

• 🏬 Склад нужного типа. В справочнике Справочники → Склады у точки продаж должен быть тип «Розничный магазин» или «Неавтоматизированная торговая точка». На оптовом складе отчёт о розничных продажах не оформить.
• 📦 Остатки товара. Поступление должно быть проведено раньше даты продажи, иначе себестоимость не спишется.
• 🧾 Z-отчёт и список проданного. Сумма наличных, сумма по картам, возвраты за смену.

Пошагово

1. Откройте Продажи → Отчёты о розничных продажах, нажмите «Создать».
2. Укажите дату смены и склад (торговую точку).
3. На вкладке «Товары» добавьте позиции: количество, цену, ставку НДС. Итог должен совпасть с выручкой по Z-отчёту.
4. Если были оплаты картами, перейдите на вкладку с безналичными оплатами и укажите сумму и вид оплаты (договор эквайринга).
5. Проведите документ и откройте проводки кнопкой Дт/Кт.

После проведения программа сформирует:

• Дт 50 Кт 90.01.1 — наличная выручка;
• Дт 57.03 Кт 90.01.1 — выручка картами;
• Дт 90.02.1 Кт 41 — списание себестоимости;
• Дт 90.03 Кт 68.02 — НДС, если организация его платит.

Если торговая точка неавтоматизированная

Для неавтоматизированной точки учёт ведут по продажным ценам. Порядок другой: сначала выручку приходуют приходным кассовым ордером с видом операции «Розничная выручка», затем отчётом о розничных продажах списывают проданные товары. Поэтому на НТТ в отчёте заполняют то, что фактически продано, а не только сумму.

Возврат по чеку

Если покупатель вернул товар в тот же день, а возврат пробит до закрытия смены, достаточно уменьшить количество в отчёте за этот день. Возврат в другой день оформляют отдельным документом возврата от розничного покупателя (ищите его в разделе Продажи по слову «Возврат»). При возврате наличными из кассы нужен ещё расходный кассовый ордер.

Чек подотчётного лица в авансовом отчёте

Вторая частая ситуация: сотрудник купил бумагу, картридж или оплатил парковку и принёс кассовый чек. Такой чек вносят в 1С через авансовый отчёт.

1. Откройте Банк и касса → Авансовые отчёты и создайте документ.
2. Выберите сотрудника (физлицо) и укажите выданный аванс на вкладке «Авансы».
3. Выберите вкладку по виду расхода:
   • «Товары» — материалы и товары, которые надо оприходовать на склад (Дт 10 или 41 Кт 71.01);
   • «Прочее» — услуги и расходы без оприходования: парковка, почта, такси (Дт 20, 26, 44 Кт 71.01);
   • «Оплата» — сотрудник заплатил поставщику за организацию (Дт 60 Кт 71.01).
4. В строке заполните реквизиты подтверждающего документа: вид («Кассовый чек»), номер и дату чека.
5. Укажите сумму и счёт затрат. Проведите документ.

Чек подотчётника проверьте до ввода. С 2017 года онлайн-кассы печатают на чеке QR-код, ИНН продавца и наименование товара. Чек без QR-кода и с надписью «Товар» вместо названия покупки — слабое подтверждение расхода: при проверке такой расход могут снять.

Автоматическая загрузка чеков с кассы

Если продаж много, ручной ввод быстро становится ошибкой. Есть три способа получить чеки в 1С без перебивки.

Касса подключена к 1С

Фискальный регистратор подключают в Администрирование → Подключаемое оборудование: включите флажок использования оборудования, добавьте экземпляр, выберите драйвер производителя и выполните тест связи. После этого чек пробивается прямо из документа оплаты: в форме ПКО или операции по платёжной карте появляется команда печати чека.

В БП 3.0 этот режим подходит для разовых продаж и приёма оплат. Для потока розничных покупателей в торговом зале он неудобен.

Чеки идут из УТ 11 или Розницы

В торговых конфигурациях кассир работает в рабочем месте кассира (РМК), и каждый чек хранится отдельным документом. При закрытии кассовой смены программа сама собирает чеки в отчёт о розничных продажах. В Бухгалтерию по синхронизации уходят именно отчёты о розничных продажах, а не сами чеки.

Кассовая программа другого разработчика

Кассовые программы и облачные кассы часто умеют выгружать продажи в 1С через свою обработку или обмен. Результат почти всегда тот же — отчёт о розничных продажах за смену. Перед первым запуском загрузите один день в копию базы и сверьте сумму с Z-отчётом.

Чеки по банковским картам и эквайринг

Покупатель заплатил картой — деньги придут на расчётный счёт через 1–3 дня, за вычетом комиссии банка. Пока их нет, долг банка висит на счёте 57.03.

Порядок для розницы:

1. Выручка картами попадает в отчёт о розничных продажах: Дт 57.03 Кт 90.01.1.
2. Когда банк перечислил деньги, загрузите выписку. Поступление с видом операции для продаж по платёжным картам спишет долг банка: Дт 51 Кт 57.03.
3. Комиссию банка укажите в том же документе поступления. Она уходит на прочие расходы (Дт 91.02 Кт 57.03), если в настройках не выбран другой счёт.

Если картой заплатила организация или ИП, оформляют документ «Операция по платёжной карте» (Банк и касса) с видом «Оплата от покупателя». Тогда проводка Дт 57.03 Кт 62.01, а реализацию оформляют своим документом.

Пример. Выручка картами за 15 марта — 48 000 руб., комиссия банка 1,8%. На счёт 17 марта придёт 47 136 руб. (48 000 − 864). В поступлении: сумма 47 136 руб., комиссия 864 руб. Остаток по 57.03 должен стать нулевым.

Маркированные товары в кассовом чеке

С маркировкой правило жёсткое: продажу маркированного товара фиксирует сам чек. При продаже кассир сканирует код маркировки, ККТ передаёт его в ОФД, а оттуда сведения о выбытии уходят в «Честный знак».

Что из этого следует для ввода чеков в 1С:

• 🔒 Задним числом не «ввести». Если чек пробит без кода маркировки, ручной ввод в 1С это не исправит. Исправляют чеком коррекции на кассе.
• 📟 Касса должна работать с ФФД 1.2. Старые форматы фискальных данных не передают код маркировки в нужном виде.
• 🔁 Не дублируйте выбытие. Товар продан через кассу — выбытие уже отправлено через ОФД. Повторно выводить его из оборота документом в 1С не нужно.
• ✅ Разрешительный режим. Для ряда товарных групп касса перед продажей проверяет код в системе маркировки. Отказ в продаже — повод проверить статус кода, а не пробить товар без него.

Для учёта в БП 3.0 маркированный товар в рознице проходит тем же отчётом о розничных продажах. Если продажи идут из УТ 11 или Розницы, коды маркировки остаются в чеках торговой программы, в Бухгалтерию уходит сумма.

Что налоговая видит по вашим чекам

С переходом на онлайн-кассы ФНС получает каждый чек через ОФД почти сразу после продажи. Инспектор сравнивает:

• выручку по ККТ с доходами в декларации (НДС, УСН, налог на прибыль);
• суммы по ККТ с выручкой в книге продаж;
• наличную выручку с оприходованием в кассу и сдачей в банк;
• оплаты картами с поступлениями от банка-эквайрера.

Расхождение по любой строке — повод для требования пояснений. Поэтому отчёт о розничных продажах за каждый день должен совпадать с суммой смены в личном кабинете ОФД.

Штрафы за неприменение ККТ по ст. 14.5 КоАП РФ: для организаций — от 75 до 100% суммы расчёта мимо кассы, но не меньше 30 000 руб.; для должностных лиц — от 25 до 50%, но не меньше 10 000 руб. Ошибку, найденную до налоговой, исправляют чеком коррекции; добровольное исправление с уведомлением инспекции позволяет избежать штрафа по правилам примечания к этой статье.

Ошибки при вводе чеков в 1С

Частые вопросы