Новый контрагент в 1С:Бухгалтерии 3.0: от ИНН до договора и банковского счёта

Чтобы ввести контрагента в 1С:Бухгалтерии 3.0, откройте Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты, нажмите Создать, впишите ИНН в верхнее поле и нажмите Заполнить. Программа подтянет из ЕГРЮЛ или ЕГРИП наименование, КПП, ОГРН и юридический адрес. Останется проверить вид контрагента, добавить договор и банковский счёт.

Ниже пошаговая инструкция для всех случаев: юрлицо, ИП, физлицо, иностранная компания, обособленное подразделение. Плюс нюансы, из-за которых потом ломаются счета-фактуры, книга покупок и акты сверки.

Где найти справочник контрагентов и что подготовить

Справочник «Контрагенты» один на всю базу. В нём живут и покупатели, и поставщики, и банки, и налоговая, и подотчётные сотрудники-физлица, если вы оформляете с ними гражданские договоры. Делить их на отдельные справочники не нужно: роль контрагента определяет договор, а не карточка.

Как попасть в список в БП 3.0:

1. Раздел Справочники → группа Покупки и продажи → Контрагенты.
2. Из любого документа: в поле «Контрагент» начните вводить название или ИНН. Если такого нет, в выпадающем списке будет команда Создать. Карточка откроется сразу, а после записи контрагент подставится в документ.

В 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации логика другая. Там сначала заводят партнёра (клиента или поставщика), а юрлицо-контрагента создают из карточки партнёра. Один партнёр может объединять несколько юрлиц холдинга. Всё, что описано дальше про реквизиты, договоры и счета, по смыслу то же, но пути меню относятся к БП 3.0.

Перед вводом соберите у контрагента данные. Лучше всего попросить карточку предприятия одним файлом.

Как ввести контрагента в 1С: заполнение основных реквизитов

Автоматическое заполнение по ИНН из ЕГРЮЛ

Это самый быстрый и надёжный способ. Сервис 1С:Контрагент берёт данные из государственных реестров, поэтому опечаток в наименовании и КПП не будет.

1. В списке контрагентов нажмите Создать.
2. В верхнем поле «ИНН или наименование» введите ИНН. Можно и название, но по ИНН результат однозначный.
3. Нажмите Заполнить.
4. Программа заполнит вид контрагента, сокращённое и полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, а для компаний часто и руководителя.
5. Проверьте поля и нажмите Записать и закрыть.

Для работы сервиса нужна подключённая интернет-поддержка (логин и пароль портала 1С) и договор сопровождения, в который входит 1С:Контрагент. Подключение и настройки проверяют в разделе Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы.

Ручное заполнение

Если интернет-поддержки нет, карточку заполняют вручную. Поля в БП 3.0:

Полное наименование попадает в счета-фактуры, накладные и акты. Сокращённое видно только вам в списках и отчётах. Поэтому первое должно совпадать с реестром, а второе можно сделать удобным.

Индивидуальный предприниматель и физическое лицо

Для ИП выберите вид «Индивидуальный предприниматель». Поле КПП исчезнет, ИНН станет 12-значным, а ОГРН превратится в ОГРНИП. Наименование обычно пишут «ИП Иванов Иван Иванович».

Вид «Физическое лицо» нужен, когда вы покупаете что-то у гражданина, сдаёте ему имущество или продаёте без статуса ИП. ИНН у физлица заполнять не обязательно, но для отчётности по НДФЛ по договорам ГПХ его лучше иметь.

Иностранный контрагент

В поле «Страна регистрации» выберите страну. Набор полей сменится: российских ИНН и КПП у иностранца нет, вместо них появится поле для налогового или регистрационного номера в стране регистрации. Наименование пишите так, как оно указано в контракте, обычно латиницей.

Для компаний из ЕАЭС с регистрацией в российской налоговой ИНН бывает и российский. Тогда вписывайте его, это важно для НДС при импорте.

Обособленное подразделение покупателя

Если документы идут на филиал, создайте отдельного контрагента с видом «Обособленное подразделение». ИНН у него головной, КПП свой, адрес филиала. В карточке укажите головного контрагента. Так в счёте-фактуре окажется КПП подразделения, как того требует покупатель.

Договор с контрагентом и условия расчётов

Без договора документ поступления или реализации в БП 3.0 не провести: поле «Договор» в них обязательное. Учёт расчётов на счетах 60, 62, 76 ведётся в разрезе договоров, поэтому договор нужен даже тогда, когда бумажного договора нет и вы работаете по счёту.

Как добавить:

1. В карточке контрагента перейдите по ссылке Договоры вверху формы.
2. Нажмите Создать.
3. Выберите вид договора.
4. Заполните номер, дату, организацию (если их в базе несколько) и валюту расчётов.
5. Укажите срок оплаты в днях, если хотите видеть просрочку в отчётах.
6. Запишите. Первый договор станет основным и будет подставляться в документы сам.

Какой вид договора выбрать:

Один и тот же контрагент бывает и поставщиком, и покупателем. Это нормально: создайте ему два договора разных видов. Новую карточку для второй роли не заводите.

Если договор выбран в документе неверно, расчёты разъедутся: аванс повиснет по одному договору, долг по другому. Сальдо по контрагенту будет нулевым, а по договорам нет. Это видно в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 60 или 62 с разворотом по договорам.

Банковский счёт и контактная информация контрагента

Банковский счёт

1. В карточке перейдите по ссылке Банковские счета и нажмите Создать.
2. Введите БИК. Наименование банка, город и корреспондентский счёт подставятся из классификатора банков.
3. Введите номер расчётного счёта, 20 цифр.
4. Проверьте валюту: для рублёвого счёта это рубль.
5. Запишите. Первый счёт станет основным и пойдёт в платёжные поручения.

Если БИК не находится, классификатор банков в базе устарел. При подключённой интернет-поддержке он обновляется сам. Без неё банк можно внести вручную в справочнике банков, но лучше обновить классификатор : банки сливаются и меняют реквизиты.

Контактная информация

Адреса и телефоны лежат в блоке «Адрес и телефон» или на отдельной вкладке, в зависимости от релиза. Основные поля:

• 🏢 Юридический адрес — заполняется из ЕГРЮЛ при автозаполнении, идёт в счета-фактуры.
• 📦 Фактический адрес — куда везти товар. Если совпадает с юридическим, отметьте это флажком рядом с полем.
• ✉️ Почтовый адрес — для бумажных оригиналов.
• 📞 Телефон и e-mail — e-mail подставляется при отправке счёта из 1С по почте.

Контактных лиц (бухгалтер, менеджер, директор) добавляют по ссылке Контактные лица. Основное контактное лицо можно выбрать прямо в карточке. Подписанта со стороны контрагента иногда указывают в договоре, если его нужно выводить в печатных формах.

Группы контрагентов и анализ в отчётах

Справочник иерархический: в нём можно создавать папки. Нажмите в списке Создать группу, назовите её, например «Покупатели», «Поставщики», «Госорганы», «Физлица по ГПХ». Существующих контрагентов перетаскивают в группу мышью или меняют поле «Группа» в карточке.

Как удобнее группировать:

• 📁 По роли — покупатели, поставщики, прочие. Самый частый вариант.
• 🗺️ По регионам — если важна логистика или работа с филиалами.
• 👤 По менеджерам — для контроля дебиторки по ответственным.

Один контрагент лежит только в одной группе. Если он и покупатель, и поставщик, выберите основную роль или заведите группу «Покупатели и поставщики».

Зачем группы в анализе. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 или 62 разворачивается по контрагентам, и в отчёте можно отобрать или сгруппировать данные по папке справочника. Так быстро видно, сколько должны все покупатели одной группы. Для расшифровки по конкретному контрагенту удобна карточка счёта или акт сверки взаиморасчётов из раздела Покупки или Продажи.

Проверка контрагента по базе ФНС

Сервис проверки контрагентов сверяет ИНН и КПП с данными налоговой. Включается он в Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы, в блоке работы с контрагентами. После включения карточка покажет предупреждение, если контрагент не найден в реестре, ликвидирован или прекратил деятельность.

Результат проверки виден и в документах: недействующий контрагент подсвечивается в счетах-фактурах и книге покупок. Это повод разобраться до того, как налоговая откажет в вычете НДС.

Красное предупреждение не всегда значит, что контрагент плохой. Типовые причины:

• 🔁 Компания сменила адрес в другой регион, и у неё новый КПП. В карточке остался старый.
• 🆕 Организацию зарегистрировали несколько дней назад, данные ещё не попали в сервис.
• ✏️ Опечатка в одной цифре КПП при ручном вводе.

Ошибки при вводе контрагента и как их исправить

Ещё несколько ошибок, которые программа не подсветит:

• ✂️ Наименование с ошибкой при ручном вводе. Полное наименование уходит в счета-фактуры. Расхождение с ЕГРЮЛ не критично для вычета, если ИНН и КПП верны, но лучше исправить сразу.
• 📅 Устаревшие данные после смены адреса. Если у компании сменился КПП, не создавайте новую карточку. Исправьте КПП в существующей, а старые документы останутся со старым значением: в БП 3.0 история КПП и наименования хранится в карточке, и печатные формы прошлых периодов используют прежние данные.
• 🗑️ Удаление вместо пометки. Ненужного контрагента помечают на удаление. Удалить окончательно получится, только если на него нет ссылок в документах.

Частые вопросы