Лицевые счета работников в ЗУП 3.1: от карточки до отчёта Т-54

Отдельного справочника «Лицевые счета» в 1С ЗУП 8.3 нет. Лицевой счет сотрудника складывается сам: из данных карточки в Кадры → Сотрудники, из проведённых документов начисления, удержания и выплаты. Распечатать его можно отчётами «Лицевой счет (Т-54)» и «Лицевой счет (Т-54а)» в разделе Зарплата → Отчеты по зарплате.

Есть и второе значение. В зарплатном проекте «лицевой счет» — это номер карточного счёта работника в банке. Его вводят отдельным документом, и без него ведомость в банк не заполнится. Ниже разобраны оба смысла, потому что на практике путаница между ними — первая причина вопросов «где в ЗУП лицевой счет».

Что настроить в программе до первого сотрудника

Лицевой счет показывает ровно то, что программа умеет считать. Поэтому начинают не с карточки, а с настроек.

Раздел Настройка содержит две ключевые формы:

• 🏢 Настройка → Кадровый учет — ведётся ли штатное расписание, используются ли подработки, разрешены ли совмещения. От этого зависит, какие строки появятся в лицевом счёте.
• 💰 Настройка → Расчет зарплаты — какие виды расчёта включены: больничные, отпуска, премии, удержания по исполнительным листам, займы, доходы в натуральной форме.
• 🏦 Настройка → Организации — реквизиты работодателя, ответственные лица (руководитель, бухгалтер). Они попадут в подписи печатной формы Т-54.

Отдельно проверьте справочник Настройка → Начисления. Каждое начисление должно иметь правильный код дохода НДФЛ и вид дохода для страховых взносов. Ошибка здесь не видна в карточке сотрудника, но проявится в лицевом счёте неверной базой налога.

Как внести реквизиты сотрудника в 1С 8.3 ЗУП

Карточка сотрудника — основа лицевого счета. Всё, что указано в шапке формы Т-54 (ФИО, табельный номер, ИНН, СНИЛС, должность, дата приёма), берётся отсюда.

Создание карточки

1. Откройте Кадры → Сотрудники и нажмите Создать.
2. Введите ФИО полностью. Программа предложит связать сотрудника с физическим лицом: если человек уже работал в организации или числится в другой организации базы, выберите существующее физлицо, а не создавайте дубль.
3. Укажите организацию. Табельный номер присвоится автоматически, его можно изменить.
4. Заполните дату рождения, пол, ИНН и СНИЛС. Программа проверяет контрольное число СНИЛС и ИНН и подсвечивает неверные значения.
5. Запишите карточку.

Личные данные и документы

После записи в карточке становятся доступны ссылки на разделы. Через них вносят:

• 🪪 документ, удостоверяющий личность: вид, серия, номер, дата выдачи, кем выдан, код подразделения;
• 🏠 адреса (по прописке и фактический) и телефоны;
• 👨‍👩‍👧 сведения о детях — нужны для стандартных вычетов по НДФЛ;
• 🎓 образование, воинский учёт, стаж — для кадровых отчётов и расчёта больничных.

Паспорт хранится с историей. Если работник сменил паспорт, введите новый документ, а не исправляйте старый. Тогда в отчётах за прошлые периоды останутся прежние данные.

Приём на работу

Карточка без кадрового документа — просто запись в справочнике. Лицевой счет «оживает» после документа Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Прием на работу. В нём указывают подразделение, должность, дату, график работы и плановые начисления (оклад, надбавки). Эти данные определяют, что будет начислено в каждом месяце.

Номер лицевого счета для зарплатного проекта

Если зарплату перечисляют на карты по договору с банком, в ЗУП 3.1 нужно включить использование зарплатных проектов в настройках выплат и создать зарплатный проект в разделе Выплаты. В карточке зарплатного проекта указывают банк и договор.

Дальше каждому работнику привязывают номер его счёта в этом банке. Порядок такой:

1. Если карты ещё не выпущены, оформите заявку на открытие счетов. В ЗУП это делается из рабочего места обмена с банком: программа формирует файл, банк возвращает файл с номерами.
2. Загрузите ответ банка. Номера счетов запишутся сотрудникам автоматически.
3. Если номера уже известны (банк прислал реестр в Excel или письмом), введите их документом «Ввод лицевых счетов сотрудников по зарплатным проектам». Найти его проще всего в разделе Выплаты через строку поиска по названию документа.
4. Проверьте в карточке сотрудника способ выплаты зарплаты: там должен отображаться зарплатный проект и номер счёта.

Номер счёта действует с даты, указанной в документе. Если работник перевыпустил карту с новым счётом, введите новый документ с новой датой. Старые ведомости останутся с прежним номером.

Начисления, удержания и выплаты: что попадает в лицевой счет

Лицевой счет — это хронология документов. Каждый проведённый документ добавляет строки.

Порядок месяца обычно такой:

1. Аванс — ведомость с суммой аванса из плановых начислений или расчётом за первую половину месяца.
2. Межрасчётные документы — больничные, отпуска, разовые премии. При необходимости выплачивают сразу.
3. «Начисление зарплаты и взносов» в конце месяца — пересчитывает всё с учётом табеля.
4. Ведомость на выплату зарплаты за месяц.
5. Отражение зарплаты в бухучёте — для передачи проводок в бухгалтерскую программу.

Если пропустить ведомость и выплатить деньги «мимо» программы, лицевой счет покажет долг перед работником. Это частая причина расхождений между ЗУП и банком.

Отчёты: лицевой счет Т-54, Т-54а и расчётный листок

В ЗУП 3.1 несколько отчётов показывают данные лицевого счета под разным углом.

Лицевой счет (Т-54) и (Т-54а)

Оба отчёта — в списке Зарплата → Отчеты по зарплате.

• 📄 Т-54 — классическая форма. Подходит для небольших организаций и для выдачи по запросу работника.
• 📊 Т-54а — вариант для машинной обработки: начисления и удержания по видам в табличной форме за год. Удобен для сдачи в архив.

Как сформировать:

1. Откройте отчёт, выберите организацию и год.
2. В отборе укажите сотрудника или подразделение. Без отбора отчёт построится по всем, на большой базе это займёт время.
3. Нажмите Сформировать. Печатная форма откроется на экране, её можно сохранить в PDF или Excel.

Унифицированные формы с 2013 года не обязательны, работодатель вправе утвердить свою. Но лицевые счета хранят долго: по ним потом подтверждают стаж и заработок для пенсии. Многие организации печатают их раз в год и сдают в архив.

Расчётный листок

Зарплата → Отчеты по зарплате → Расчетный листок. Работодатель обязан извещать работника о составных частях зарплаты (статья 136 ТК РФ). Расчётный листок показывает начисления, удержания, выплаты и долг на начало и конец месяца — по сути, это лицевой счет за один месяц.

Для сверки

• «Свод начислений, удержаний и выплат» — итоги по организации или подразделению.
• «Анализ зарплаты по сотрудникам» — помесячная раскладка, удобна, когда нужно найти месяц с ошибкой.

Исправление ошибок: перерасчёт, «Исправить» и «Сторнировать»

Документы закрытого месяца удалять и перепроводить нельзя: изменится лицевой счет, а отчётность в ФНС и СФР уже сдана. В ЗУП 3.1 для этого есть штатные механизмы.

Когда что использовать

Как работает перерасчёт

Если провести кадровый документ прошлым числом (например, оформить надбавку с 1-го числа прошлого месяца), программа зарегистрирует перерасчёт. Список ожидающих перерасчётов виден в Зарплата → Перерасчеты. При следующем «Начислении зарплаты и взносов» суммы доначислятся автоматически.

Пример. Оклад 60 000 ₽, в сентябре работнику задним числом назначили надбавку 6 000 ₽ за август. В октябрьском начислении появится строка перерасчёта за август: +6 000 ₽, НДФЛ с неё 780 ₽ (13%). В лицевом счёте за август сумма не изменится, доначисление отразится в октябре с указанием периода.

Не отменяйте проведение документов за месяцы, по которым уже сданы отчёты. Это меняет данные лицевого счета задним числом и создаёт расхождения с отчётностью.

После обновления ЗУП: что проверить в лицевых счетах

Обновление конфигурации не меняет уже проведённые документы. Но после него могут измениться формы отчётов, справочник кодов доходов и правила расчёта.

После каждого обновления полезно:

1. Сформировать расчётный листок за последний закрытый месяц и сравнить с сохранённым до обновления. Суммы должны совпасть.
2. Открыть Настройка → Начисления и посмотреть, не появились ли новые коды доходов. Когда ФНС меняет справочник кодов, в обновлении приходят исправленные настройки, но для своих начислений их надо проверить вручную.
3. Запустить отчёт Т-54 за текущий год — убедиться, что форма открывается без ошибок.

Если базу переводили с ЗУП 2.5 на 3.1, данные за прошлые годы переносятся в сжатом виде: итоги по месяцам и видам начислений. Полный лицевой счет по документам за эти годы остаётся в старой базе. Её не удаляют, а хранят в архиве, чтобы при запросе можно было распечатать Т-54 за любой год.

Частые вопросы