Начисления в 1С от справочника до проводок: оклад, премии, разовые суммы и перерасчёты

Начисления в 1С вводят в два этапа: сначала настраивают вид начисления в справочнике Начисления, затем начисляют суммы документом. В ЗУП 3.1 ежемесячную зарплату считает документ Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата), премии и разовые выплаты — отдельные документы «Премия» и «Разовое начисление». В Бухгалтерии 3.0 почти всё проходит через один документ «Начисление зарплаты» в журнале Зарплата и кадры → Все начисления.

Выбор простой. Если в штате больше 10–15 человек, есть сдельщина, сложные премии или перерасчёты — пошагово вести расчёт удобнее в ЗУП, а в бухгалтерию передавать только проводки. Если сотрудников несколько и у всех оклад, хватит встроенного блока зарплаты в Бухгалтерии.

1. Подготовка: включаем нужные начисления и настраиваем их виды

Пустой справочник — главная причина, по которой «документ не видит премию». Начать стоит с настроек.

В ЗУП 3.1

1. Откройте Настройка → Расчет зарплаты и перейдите по ссылке Настройка состава начислений и удержаний.
2. На вкладках отметьте то, что реально используется: почасовая оплата, ночные, сверхурочные, премии, сдельный заработок и т. д. После этого программа сама создаёт типовые виды начислений.
3. Перейдите в справочник Настройка → Начисления. Здесь каждый вид — отдельная карточка.

В карточке начисления проверьте четыре блока:

• 🎯 Назначение — оклад, премия, оплата праздничных, материальная помощь. От него зависит, в каком документе начисление доступно.
• 📅 Когда выполняется — ежемесячно, в отдельные месяцы, только при введённом значении показателя или отдельным документом.
• 🧮 Формула расчёта — из каких показателей складывается сумма.
• 🧾 Налоги, взносы, учёт — код дохода НДФЛ, вид дохода для страховых взносов, способ отражения в бухучёте.

В Бухгалтерии 3.0

Справочник находится в Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Начисления. Карточка короче, чем в ЗУП, но налоговые поля те же. Создайте новый вид кнопкой Создать, задайте наименование, способ расчёта и строку «Отражение в бухучете» — счёт затрат и аналитику.

Коды, которые чаще всего путают

2. Пошагово: как ввести начисления документом «Начисление зарплаты»

В ЗУП 3.1

Плановые начисления (оклад, постоянные надбавки) уже должны быть назначены сотрудникам кадровыми документами — «Прием на работу», «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда». Документ начисления берёт их оттуда, вручную оклад в него не вписывают.

1. Перед расчётом введите табель или отклонения: отпуска, больничные, командировки. Иначе оклад начислится за полный месяц.
2. Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов и нажмите Создать.
3. Укажите месяц начисления, организацию и, при необходимости, подразделение.
4. Нажмите Заполнить. Программа подставит всех сотрудников, начислит плановые суммы, рассчитает НДФЛ, удержания и взносы.
5. Проверьте вкладки документа: начисления, удержания, НДФЛ, взносы. Двойной клик по строке открывает расшифровку: время, норма, показатели, результат.
6. Если нужно добавить начисление одному человеку, используйте Добавить на вкладке начислений. Ручная правка суммы в строке помечает её как исправленную, и при повторном заполнении она сохраняется.
7. Нажмите Провести и закрыть.

После проведения создайте документ Отражение зарплаты в бухучете — он формирует данные для проводок, которые потом переносятся в бухгалтерскую программу синхронизацией или выгрузкой.

В Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Зарплата и кадры → Все начисления.
2. Нажмите Создать → Начисление зарплаты.
3. Укажите месяц и подразделение, нажмите Заполнить.
4. Проверьте суммы, при необходимости добавьте строку с нужным видом начисления и суммой.
5. Проведите документ.

Проводки в Бухгалтерии формируются сразу:

3. Премии, бонусы и разовые суммы

Премию можно ввести тремя способами. Какой выбрать — зависит от периодичности и от того, в какой день её платят.

Ежемесячная премия процентом

1. В справочнике Начисления создайте вид с назначением «Премия» и формулой «процент от расчётной базы».
2. В расчётную базу включите оклад и надбавки, которые по положению о премировании участвуют в расчёте.
3. Назначьте премию сотрудникам документом «Изменение оплаты труда» и укажите процент.

Дальше она попадёт в каждое ежемесячное начисление сама.

Квартальная и годовая премия

В ЗУП создайте документ «Премия», выберите вид премии и период, за который она начисляется. Базу программа соберёт за указанные месяцы.

Документ «Премия» удобен ещё и тем, что её можно выплатить отдельно, в межрасчётный период. Для премии из прибыли (код 2003) это важно: доход признаётся на дату выплаты, а не в последний день месяца.

Разовые начисления

Если выплата не связана с оплатой труда — подарок сверх лимита, компенсация, материальная помощь — используйте документ «Разовое начисление» или строку в «Начислении зарплаты» с нужным видом. Главное — правильные код дохода и признак обложения взносами в карточке вида.

4. Перерасчёт начислений за прошлые периоды

Ошибки за прошлый месяц всплывают постоянно: поздно сдали больничный, задним числом подписали перевод, забыли надбавку.

Как это работает в ЗУП 3.1

ЗУП отслеживает изменения сам. Если ввести документ задним числом — например, кадровый перевод с прошлого месяца, — программа регистрирует необходимость перерасчёта. При заполнении следующего «Начисления зарплаты и взносов» разница попадёт в документ строками за прошлый период.

Порядок такой:

1. Введите документ, который меняет исходные данные, с правильной датой.
2. Откройте новое начисление за текущий месяц и нажмите Заполнить.
3. Найдите строки перерасчёта. В них виден период, к которому относится разница, — доплата или сторно.
4. Проверьте расшифровку и проведите документ.

Если исправить нужно сам документ прошлого периода — откройте его и воспользуйтесь командой Исправить. Программа создаст исправляющий документ, а исходный останется без изменений, для аудиторского следа.

Как это делают в Бухгалтерии 3.0

Автоматических перерасчётов в Бухгалтерии нет. Варианты:

• ✏️ Если месяц не закрыт и отчётность не сдана — отменить проведение старого документа, исправить и провести заново.
• ➕ Если отчёты уже сданы — ввести доначисление или сторно (отрицательную сумму) в текущем месяце отдельной строкой.

5. Формулы и показатели: автоматизация расчёта

Формулы — то, ради чего стоит один раз потратить вечер на настройку. Потом начисления считаются по кнопке Заполнить.

Из чего собирается формула в ЗУП

В карточке вида начисления есть поле формулы с кнопкой редактирования. Формула складывается из показателей:

• 📌 Тарифная ставка — оклад или часовая ставка сотрудника.
• ⏱ Время — отработанные дни или часы по табелю.
• 📆 Норма — дни или часы по графику работы за месяц.
• 📊 Расчётная база — сумма других начислений, например для премии в процентах.
• ✍️ Собственные показатели — выработка, сумма продаж, процент премии.

Пример логики для оклада: тарифная ставка × отработанные дни ÷ норма дней. Оклад 60 000 ₽, отработано 15 дней из 20 по графику: 60 000 × 15 ÷ 20 = 45 000 ₽.

Свои показатели и ввод данных

Нестандартные показатели создают в справочнике Настройка → Показатели расчета зарплаты. Например, «Сумма продаж менеджера» — денежный, вводится ежемесячно.

Значения вносят документом «Данные для расчета зарплаты». Чтобы бухгалтер не заполнял каждый раз пустую форму, настройте шаблон ввода исходных данных: какие показатели и по каким сотрудникам вводить. Шаблон можно загрузить из таблицы Excel через кнопку загрузки в форме документа.

Пример бонуса с продаж: показатель «Сумма продаж» × 3 %. Менеджер продал на 850 000 ₽ — бонус 25 500 ₽.

Что настроить один раз

6. Почему начисления считаются неправильно

Эти ситуации не видны из пошаговой инструкции, но регулярно ломают расчёт.

7. Частые вопросы