Ввод приходной накладной в 1С:Розница 8.3

Приходную накладную в 1С:Розница вводят документом «Поступление товаров »: раздел Закупки → Поступления товаров, кнопка «Создать». В шапке указывают организацию, поставщика и склад (магазин), в табличную часть переносят товары с ценами закупки. После проведения остаток на складе вырастает, а у поставщика появляется задолженность.

Розничные цены этот документ не меняет — их задают отдельно, документом «Установка цен номенклатуры». Накладная отвечает только за приход количества и за себестоимость партии.

Ниже — порядок от выбора вида документа до проверки движений по регистрам, плюс разбор типичных ошибок и загрузка накладной напрямую от поставщика через ЭДО.

Каким документом оформляют приход товара

Для прихода в 1С:Розница используют один основной документ — «Поступление товаров». Он фиксирует, что товар физически пришёл на склад магазина, и формирует закупочную стоимость.

Смежные документы решают другие задачи:

• 📦 Заказ поставщику — предварительная заявка. Оформляют до прихода, затем создают поступление на его основании. На остатки не влияет.
• ↩️ Возврат товаров поставщику — обратная операция, когда товар отгружают обратно.
• 🧾 Поступление товаров — собственно накладная, по которой считают остаток и себестоимость.

Для возвратного или комиссионного учёта в карточке договора с поставщиком выбирают соответствующий вид взаиморасчётов — это меняет не документ, а то, как система трактует задолженность.

Создаём накладную и выбираем поставщика

Откройте Закупки → Поступления товаров и нажмите «Создать». Дальше заполняете шапку.

1. Организация — подставляется, если она в базе одна. Для нескольких юрлиц выберите ту, на которую приходуете товар.
2. Склад — магазин или склад-получатель. От него зависит, где вырастут остатки.
3. Поставщик — контрагент из справочника. Если его ещё нет, заведите карточку прямо из поля выбора: кнопка «Создать» в форме списка контрагентов.
4. Договор — подтягивается по поставщику. В нём заданы валюта и вид взаиморасчётов.
5. Дата — фактическая дата прихода. Задним числом проводить можно, но тогда пересчитаются остатки на все последующие дни.

Дата документа определяет, на какой момент товар появится на складе. Если поставить её позже реальной продажи, касса не найдёт остаток и не даст пробить чек .

Поле «Номер входящего» и его дату заполняют по накладной поставщика (ТОРГ-12 или УПД) — это нужно для сверки и для корректного отражения в бухгалтерии при синхронизации.

Заполняем товары, количество и цены закупки

Табличная часть — это и есть содержание накладной. Три основных поля: номенклатура, количество, цена закупки.

Способы заполнения:

• Построчно — кнопка «Добавить», выбор товара из справочника. Подходит для 3–5 позиций.
• Подбор — команда «Подбор» открывает справочник номенклатуры с остатками и ценами, позиции отмечают и переносят пачкой. Удобно для десятков строк.
• По штрихкоду — если к рабочему месту подключён сканер, товары добавляют считыванием кода. Новый штрихкод система предложит привязать к карточке.
• Загрузкой из файла — поступление можно заполнить из таблицы Excel или из электронного документа ЭДО.

Для каждой строки проверьте:

Итог по документу внизу должен совпасть с суммой накладной поставщика до копейки. Расхождение — повод искать пропущенную строку или ошибку в цене.

Пара нюансов по заполнению:

• 🧾 НДС на спецрежиме. Если организация на УСН или патенте, ставьте «Без НДС» — налог в себестоимость не выделяется. На ОСНО ставку берут из документа поставщика.
• 🌍 Импортный товар. Для ввезённого товара в карточке строки указывают страну происхождения и номер таможенной декларации — эти данные потом попадут в счёт-фактуру.
• 💱 Валютный приход. Если договор в валюте, цены в накладной тоже в валюте, а сумма пересчитывается по курсу на дату документа.

Цена закупки, себестоимость и установка розничных цен

Цена в накладной — это закупочная стоимость. Из неё формируется себестоимость партии: по ней позже рассчитают валовую прибыль при продаже.

Розничную цену накладная не трогает. Чтобы товар продавался на кассе по новой цене, оформляют отдельный документ «Установка цен номенклатуры» (раздел Маркетинг).

Самый быстрый путь — создать установку цен прямо из проведённой накладной:

1. Откройте проведённое поступление.
2. Команда «Создать на основании» → «Установка цен номенклатуры».
3. Система перенесёт товары и предложит цены по заданному правилу (например, закупка + наценка по виду цен).
4. Проверьте цены, при необходимости поправьте вручную и проведите документ.

После проведения установки цен новые цены уедут на кассы при очередной выгрузке или сразу, если магазин работает в режиме онлайн-обмена с кассовым узлом.

Себестоимость считается методом, выбранным в учётной политике (чаще всего по средней). Пока по товару нет остатка, себестоимость берётся из первой накладной.

Разделение ролей здесь принципиальное: закупочная цена из накладной — это то, за сколько товар достался магазину, а розничная цена из «Установки цен» — то, по чему его продадут на кассе. Разница между ними и есть торговая наценка. Если перепутать поля и вбить в накладную розничную цену вместо закупочной, валовая прибыль по товару обнулится, а отчёт покажет нулевую рентабельность.

Проведение накладной и движения по регистрам

Кнопка «Провести» (или «Провести и закрыть») запускает движения. В 1С:Розница нет бухгалтерских проводок Дт/Кт — вместо них документ пишет в оперативные регистры:

• Товары на складах — остаток на складе вырастает на количество из накладной.
• Себестоимость — создаётся партия с закупочной стоимостью.
• Взаиморасчёты с поставщиком — появляется кредиторская задолженность на сумму документа.

Полные бухгалтерские проводки формируются уже в 1С:Бухгалтерии после синхронизации — Розница передаёт туда факт поступления, а регламентированный учёт ведёт БП.

Проверить движения можно по кнопке с иконкой отчёта в командной панели документа («Движения документа» / «Отчёт по движениям») — откроется список регистров и записей, которые записала накладная.

Что сверить после проведения:

• остаток товара в отчёте по складу увеличился ровно на принятое количество;
• задолженность перед поставщиком равна сумме накладной;
• себестоимость партии соответствует цене закупки.

Если накладную нужно поправить после проведения, её открывают, меняют данные и проводят заново — движения перезапишутся. Чтобы временно убрать приход из учёта, не удаляя документ, используют «Отмену проведения»: записи из регистров снимаются, сам документ остаётся.

Частые ошибки при вводе накладной

Самые распространённые ситуации и что с ними делать:

Отдельная частая причина расхождений — разные единицы измерения в приходе и продаже. Это лечится настройкой упаковок в карточке товара, а не правкой каждой накладной.

Загрузка накладной через ЭДО и автоматизация

Если поставщик работает в 1С-ЭДО, накладную не набивают руками. Он присылает электронный УПД, вы его принимаете — и поступление создаётся из документа автоматически, со всеми товарами, количествами и ценами.

Порядок приёмки входящего документа:

1. Откройте рабочее место ЭДО (раздел Администрирование или Закупки, команда работы с электронными документами).
2. Найдите входящий УПД от поставщика в списке «К получению».
3. Сопоставьте номенклатуру: товары поставщика привязывают к вашим карточкам. Первый раз это делают вручную, дальше сопоставление запоминается.
4. Нажмите «Создать документ » — система сформирует «Поступление товаров».
5. Подпишите входящий документ усиленной квалифицированной подписью (КЭП) — для счёта-фактуры в составе УПД она обязательна.
6. Проверьте и проведите созданное поступление.

Чем ещё ускоряют работу с приходом:

• Заказ поставщику → поступление на основании: не переписываете состав заявки заново.
• Загрузка из Excel , если поставщик присылает прайс-накладную файлом.
• Правила наценки в видах цен, чтобы розничные цены считались сами.
• Автоматическое сопоставление номенклатуры по штрихкоду или коду товара при загрузке.

Отдельно держите в порядке справочник номенклатуры. Если один и тот же товар заведён дважды разными карточками, приход ляжет на одну, а продажи пойдут с другой — остаток и себестоимость разъедутся. Перед крупной приёмкой стоит пройтись по дублям и объединить их.

Перед массовым приёмом проверьте готовность по короткому списку:

Приёмка маркированного товара

Отдельный случай — товар с обязательной маркировкой: табак, обувь, духи, шины, фотоаппараты, товары лёгкой промышленности, молочная продукция, упакованная вода, пиво. Их нельзя просто оприходовать количеством — нужно принять коды маркировки Data Matrix и отразить их в системе «Честный знак» (ГИС МТ).

Схема приёмки:

1. Поставщик передаёт коды маркировки в составе электронного УПД через ЭДО.
2. При приёме накладной коды подтягиваются в документ поступления.
3. Фактические коробки и пачки сверяют сканированием — коды из накладной должны совпасть с тем, что физически пришло.
4. После подтверждения приёмки товар переходит на ваш баланс в ГИС МТ.

Прямая приёмка без ЭДО (коды сканируют вручную с упаковок) тоже возможна, но это дольше и выше риск расхождений. Для маркированных групп обмен через ЭДО — рабочий стандарт.

Частые вопросы