Поступление товаров по накладной в 1С 8.3: от справочников до проводок

Входящую накладную в 1С:Бухгалтерии 3.0 вводят документом «Поступление (акты, накладные, УПД)»: раздел Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), кнопка «Поступление» → «Товары (накладная, УПД)». В шапке указываете номер и дату накладной поставщика, контрагента, договор и склад, в табличной части — товары, количество и цены. После проведения программа делает проводки Дт 41.01 Кт 60.01 на стоимость и Дт 19.03 Кт 60.01 на НДС.

Так же вводится и ТОРГ-12, и УПД со статусом 1 или 2: для 1С это один документ, разница только в регистрации счёта-фактуры. В УТ 11 аналог — документ «Приобретение товаров и услуг».

Что подготовить в справочниках до ввода накладной

Документ поступления опирается на четыре справочника. Если что-то из них пустое или заполнено небрежно, ошибка всплывёт при проведении или, хуже, в отчётах через квартал.

📌 Что проверить:

• Контрагент. Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты. Самый быстрый способ — ввести ИНН и нажать «Заполнить», карточка подтянется из ЕГРЮЛ через интернет -поддержку. Проверьте КПП: у обособленных подразделений он свой.
• Договор. В карточке контрагента, вкладка «Договоры». Вид договора — «С поставщиком». С договором «С покупателем» поступление не проведётся.
• Номенклатура. Справочники → Товары и услуги → Номенклатура. Важны вид номенклатуры (товар, материал, услуга), единица измерения и ставка НДС.
• Склад. Справочники → Товары и услуги → Склады. Если склад один, программа подставит его сама.

Счета учёта номенклатуры

Счёт, на который встанет товар, 1С берёт не из документа, а из регистра «Счета учёта номенклатуры». Открыть его можно из карточки номенклатуры по ссылке «Счета учёта» или из списка номенклатуры.

Создание документа поступления по накладной

Порядок в 1С:Бухгалтерии 3.0:

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите «Поступление» и выберите вид операции. Для обычной товарной накладной — «Товары (накладная, УПД)». Если в одном документе от поставщика и товары, и доставка — «Товары, услуги, комиссия».
3. В поле «Накладная №» и «от» внесите номер и дату из бумаги поставщика. Номер и дата самого документа в 1С заполняются автоматически — это внутренняя нумерация.
4. Поле «Дата» в шапке — дата фактического получения товара. От неё зависит период, в котором товар встанет на учёт.
5. Выберите «Контрагента». Договор подставится сам, если он у поставщика единственный.
6. Проверьте «Склад» и «Организацию» (актуально, если в базе несколько юрлиц).

Вид операции и почему он важен

Вид операции определяет набор вкладок и счета. Ошибётесь — товар уйдёт не на тот счёт или не появится нужная вкладка, и документ придётся переделывать.

Расчёты с поставщиком

Ссылка «Расчёты» в шапке показывает счета 60.01 и 60.02 и способ зачёта аванса. По умолчанию стоит «Автоматически»: если вы платили поставщику раньше, 1С сама зачтёт аванс. Менять это стоит только при нестандартной схеме, например когда аванс по одному договору нельзя зачитывать в счёт другого.

Табличная часть, цены и НДС в накладной

На вкладке «Товары» строки добавляют двумя способами:

• ➕ «Добавить» — по одной строке, удобно для 3–5 позиций;
• 🔎 «Подбор» — открывается список номенклатуры, можно отметить сразу много позиций и указать количество. Выбранное переносится кнопкой «Перенести в документ».

В каждой строке: номенклатура, количество, цена, сумма, ставка НДС, сумма НДС, итог. Сумма считается как количество × цена, НДС — от суммы по ставке. Если в накладной поставщика итог отличается на копейки, исправьте сумму НДС в строке вручную: копейка расхождения со счётом-фактурой даст проблему в книге покупок.

Цена с НДС или без

Гиперссылка в шапке документа (обычно с текстом вроде «НДС сверху» или «НДС в сумме») открывает настройку цен. Там две вещи:

• флажок «Цена включает НДС» — отметьте, если в накладной цены указаны с налогом;
• тип цен — для БП обычно не нужен, но если вы ведёте «Цены номенклатуры поставщиков», цены подставятся из него.

Пример. В накладной 10 шт. по 1 200 ₽ с НДС 20 %, итог 12 000 ₽. При флажке «Цена включает НДС» 1С покажет сумму 12 000 ₽, НДС 2 000 ₽ (12 000 × 20 / 120). Без флажка получится 12 000 ₽ + 2 400 ₽ НДС = 14 400 ₽, и документ разойдётся с бумагой на 2 400 ₽.

Счета в строках

Колонки «Счёт учёта» и «Счёт НДС» заполняются из регистра счетов учёта. Если вы их не видите, включите флажок «Показывать в документах счета учёта» в персональных настройках пользователя (меню с вашим именем в правом верхнем углу). Проверяйте их хотя бы в первые месяцы работы с новым поставщиком.

Проведение накладной и проводки в учёте

Когда всё заполнено, нажмите «Провести» (документ останется открытым) или «Провести и закрыть». Затем откройте результат: кнопка с иконкой «Дт/Кт» — «Показать проводки и другие движения документа».

Для типичной товарной накладной на 12 000 ₽ с НДС:

Дт 41.01  Кт 60.01   10 000,00   — стоимость товара
Дт 19.03  Кт 60.01    2 000,00   — входящий НДС

Если был аванс поставщику и он зачтён:

Дт 60.01  Кт 60.02   12 000,00   — зачёт аванса

Кроме проводок, документ пишет движения в регистры накопления: остатки на складе, партии (при методе ФИФО), НДС предъявленный. Именно поэтому ручная правка проводок через флажок «Ручная корректировка» опасна: проводки поменяются, а регистры — нет, и закрытие месяца даст расхождения.

Регистрация счёта-фактуры

Внизу формы — поле «Счёт-фактура». Чтобы принять НДС к вычету, введите номер и дату счёта-фактуры поставщика и нажмите «Зарегистрировать». 1С создаст документ «Счёт-фактура полученный».

• Для ТОРГ-12 номер и дата счёта-фактуры обычно отличаются от накладной — вносите их отдельно.
• Для УПД со статусом 1 счёт-фактура и накладная — один документ, номер совпадает.
• Для УПД со статусом 2 счёт-фактуры нет, регистрировать нечего, вычет не положен.

В счёте-фактуре полученном есть флажок «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения». С ним проводка Дт 68.02 Кт 19.03 сформируется сразу. Без него вычет оформляют в конце квартала обработкой «Формирование записей книги покупок» — так делают, когда вычет нужно перенести на другой период (п. 1.1 ст. 172 НК РФ разрешает заявить его в течение трёх лет).

Ввод накладной на основании других документов

Набирать поступление с нуля приходится реже, чем кажется. Если в базе уже есть связанный документ, создайте накладную из него: шапка и табличная часть перенесутся.

📎 Откуда вводить на основании в БП 3.0:

1. Счёт от поставщика (Покупки → Счета от поставщиков). Открыть счёт → «Создать на основании» → «Поступление (акты, накладные, УПД)». Перенесутся товары, цены, договор.
2. Списание с расчётного счёта. Если оплатили до поставки, из платежа можно создать поступление — подтянутся контрагент, договор и сумма, товары придётся добавить.
3. Копирование прошлого поступления от того же поставщика (кнопка «Скопировать» в списке). Подходит для регулярных поставок одного и того же ассортимента — останется поменять количество и номер накладной.

В обратную сторону из поступления создают «Возврат товаров поставщику», «Корректировку поступления» (при исправленном или корректировочном документе) и счёт-фактуру.

Пути в разных конфигурациях

В УТ 11 при включённых ордерных складах проведение приобретения ещё не оприходует товар физически: нужен «Приходный ордер на товары». Если остатков по складу нет, а документ проведён — проверьте настройку склада.

Загрузка накладных из Excel, XML и ЭДО

Ручной ввод накладной на 200 строк — час работы и гарантированная опечатка. Есть три способа загрузить данные.

Из таблицы Excel

В табличной части «Товары» есть кнопка «Загрузить» (в некоторых релизах — в меню «Ещё»). Порядок:

1. Нажмите «Загрузить» — откроется окно с пустой таблицей.
2. Скопируйте из Excel колонки «Наименование», «Количество», «Цена» и вставьте в это окно через Ctrl+V.
3. Нажмите «Далее». 1С сопоставит строки с номенклатурой по наименованию или артикулу.
4. Строки, которые не нашлись, покажет отдельно: их можно сопоставить вручную или создать новую номенклатуру.

Из файла электронного документа

Если поставщик прислал УПД в формате ФНС (XML) по почте, его можно загрузить без оператора ЭДО: в списке поступлений найдите команду загрузки из файла в группе ЭДО или в меню «Ещё». 1С прочитает реквизиты, предложит сопоставить контрагента и номенклатуру и создаст документ.

Через 1С-ЭДО или другого оператора

При подключённом ЭДО входящие документы появляются в рабочем месте «Текущие дела ЭДО». Открываете входящий УПД, сопоставляете номенклатуру поставщика со своей (один раз — дальше 1С запомнит), нажимаете создание документа учёта. Поступление создаётся уже заполненным.

Типовые ошибки при вводе накладной в 1С

Часть проблем 1С ловит при проведении, часть — нет. Вторые опаснее.

Ошибки, которые не видны сразу

• 🔁 Двойной ввод. Одну накладную внесли два человека, или сначала вручную, потом из ЭДО. Найти дубли помогает отбор списка поступлений по номеру входящего документа.
• 📅 Дата получения и дата накладной. Поставщик отгрузил 30 сентября, товар пришёл 2 октября. Поле «Дата» — 2 октября, «от» — 30 сентября. Перепутаете — товар встанет на учёт в сентябре, а с ним и вычет НДС.
• 🏷 Услуга вместо товара. Доставку из той же накладной ввели как товар на 41.01. Она попадёт в остатки склада. Доставку вводят строкой на вкладке «Услуги» или отдельным документом «Поступление доп. расходов», если её нужно включить в стоимость товара.
• ✍️ Изменение проведённого документа в закрытом периоде. Если месяц закрыт, а вы поправили накладную, перепроведите закрытие месяца. При установленной дате запрета изменения 1С не даст сохранить документ — это защита, а не сбой.

Частые вопросы