НДФЛ в 1С:ЗУП — от настройки ставок до отчёта 6-НДФЛ

НДФЛ в 1С:ЗУП 3.1 вручную не «вводят» суммой — программа считает его сама в документе Начисление зарплаты и взносов (вкладка «НДФЛ»), а удерживает в ведомости на выплату. Ваша задача — правильно заполнить исходные данные: статус налогоплательщика, вычеты, регистрацию в налоговом органе и даты выплат.

Частое заблуждение — что налог появляется сразу при начислении. Нет: начисление даёт исчисленный налог, а удержанным он становится только после проведения ведомости. Если ведомость не проведена, в 6-НДФЛ удержанного налога не будет.

1. Что настроить перед расчётом НДФЛ

Сначала проверьте организацию. Откройте Настройка → Организации, карточку своей организации.

• 🏢 Регистрация в налоговом органе. На основной вкладке должна быть указана ИФНС с кодом и ОКТМО. Без неё 6-НДФЛ не заполнится, а у обособленных подразделений налог «уедет» не на тот ОКТМО.
• 📑 Учётная политика. Ссылка Учетная политика и другие настройки → Учетная политика. Здесь задаётся порядок применения стандартных вычетов: нарастающим итогом с начала года или в пределах дохода месяца.
• 🧾 Обособленные подразделения. Если у подразделения своя регистрация, укажите её в карточке подразделения. Тогда налог по его сотрудникам попадёт в отдельный отчёт.

Ставки вручную не задают. С 2025 года действует прогрессивная шкала из пяти ступеней, и ЗУП применяет её автоматически по сумме дохода с начала года. Ваша задача — вовремя обновить релиз , иначе шкала не сработает.

Для нерезидентов основная ставка — 30%. Для дивидендов действует своя шкала: 13% и 15% с суммы свыше 2,4 млн ₽.

2. Статус сотрудника, доходы и вычеты по НДФЛ

Откройте Кадры → Сотрудники, карточку работника и ссылку «Налог на доходы». Здесь три вещи.

Статус налогоплательщика

По умолчанию стоит «Резидент». Меняйте статус с той даты, когда он фактически изменился. Типичные статусы:

• 🇷🇺 резидент — 13–22% по шкале;
• 🌍 нерезидент — 30%;
• 🛂 высококвалифицированный специалист, граждане ЕАЭС, беженцы — по ставкам для резидентов.

ЗУП пересчитывает налог с начала года, если статус поменялся. Поэтому статус нерезидента в июле приведёт к доначислению за прошлые месяцы — это нормально, но такие суммы стоит проверить.

Стандартные вычеты на детей

Вычеты вводят на основании заявления сотрудника, указывая детей и период. Суммы с 2025 года:

Вычет действует, пока доход с начала года не превысит 450 000 ₽. Программа отслеживает лимит сама.

Имущественный и социальный вычеты

Их работодатель даёт только по уведомлению из налоговой. Уведомление регистрируют в разделе Налоги и взносы: введите номер, дату, код инспекции и сумму. С месяца получения уведомления налог считается с учётом вычета.

Необлагаемые доходы

Коды доходов и вычетов привязаны к видам начислений. Материальная помощь, подарки, компенсации получают нужный код в настройках вида начисления. Например, по матпомощи до 4 000 ₽ в год программа сама даст вычет с кодом 503, если в начислении стоит соответствующий код дохода.

Проверить можно так: откройте вид начисления в Настройка → Начисления и посмотрите блок про НДФЛ.

3. Как начисляется и исчисляется НДФЛ в ЗУП

Основной расчёт идёт в документе Зарплата → Начисление зарплаты и взносов. Порядок такой:

1. Создайте документ за месяц, выберите организацию.
2. Нажмите «Заполнить» — программа подтянет начисления по всем сотрудникам.
3. Перейдите на вкладку «НДФЛ». Там видны исчисленный налог, код дохода и применённые вычеты.
4. Проверьте строку по одному-двум сотрудникам вручную.
5. Проведите документ.

Пример. Оклад 60 000 ₽, двое детей. Вычеты: 1 400 + 2 800 = 4 200 ₽. База: 60 000 − 4 200 = 55 800 ₽. НДФЛ: 55 800 × 13% = 7 254 ₽. На руки: 60 000 − 7 254 = 52 746 ₽.

Если результат в документе другой, проверьте три вещи по порядку:

• 👶 действует ли заявление на вычет в этом месяце;
• 📈 не превысил ли доход с начала года 450 000 ₽ — тогда вычетов уже нет;
• 🧮 нет ли перерасчёта за прошлые месяцы — он попадает в налог текущего месяца отдельной строкой.

Межрасчётные начисления

Отпуск, больничный, премия вне зарплаты, увольнение — у каждого свой документ. НДФЛ исчисляется прямо в нём, на вкладке с налогом. Отдельно его вводить не нужно.

Для отпускных и больничных датой дохода считается день выплаты. Поэтому важно, чтобы планируемая дата выплаты в документе совпадала с реальной.

Аванс

С аванса за первую половину месяца налог обычно не удерживают: доход в виде зарплаты признаётся последним днём месяца. Налог за весь месяц считается в итоговом начислении. Исключение — когда аванс выплачен в последний день месяца: тогда это уже выплата дохода, и налог удерживается.

4. Удержание НДФЛ при выплате через ведомость

Удержанным налог становится в момент выплаты. В ЗУП это ведомости в разделе Выплаты:

• 🏦 «Ведомость в банк» — для зарплатного проекта;
• 💳 «Ведомость на счета» — перечисление на карты без проекта;
• 💵 «Ведомость в кассу» — наличными;
• 👤 «Ведомость через раздатчика».

В табличной части ведомости есть колонка с НДФЛ к перечислению. Дата ведомости — это дата удержания и дата фактического получения дохода.

Ведомость должна быть датирована днём реальной выплаты. Если провести её «на всякий случай» раньше или позже, налог попадёт не в тот период уплаты и не в ту строку 6-НДФЛ.

5. Уплата НДФЛ и сверка с бюджетом

С 2023 года НДФЛ платят единым налоговым платежом. Сам платёж в ЗУП не проводят — его делают из банка или бухгалтерской программы. Задача ЗУП — дать верные суммы для уведомлений.

Сроки зависят от даты удержания:

Особые правила для января и декабря: в январе один период — с 1 по 22 число, а налог, удержанный с 23 по 31 декабря, платят не позднее последнего рабочего дня года.

Для сверки используйте отчёты из раздела Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам:

• 📊 «Анализ НДФЛ по месяцам» — исчислено, удержано, перечислено помесячно;
• 📒 «Регистр налогового учета по НДФЛ» — карточка налога по каждому сотруднику;
• ⏰ «Контроль сроков уплаты НДФЛ» — суммы к уплате, сгруппированные по срокам.

Суммы в уведомлении должны совпадать с удержанным налогом за период. Расхождение почти всегда означает ведомость с неправильной датой или непроведённую выплату.

6. Ошибки в НДФЛ и как их исправить

Сначала найдите источник расхождения в «Регистре налогового учета по НДФЛ» по конкретному сотруднику. Дальше — по ситуации.

Документы для исправления

• 🔁 Перерасчёт НДФЛ (Налоги и взносы) — пересчитывает налог за прошлые периоды, например после ввода вычета задним числом.
• ✍️ Операция учёта по НДФЛ — ручная корректировка регистров. Применяйте, когда автоматически исправить нельзя, и всегда оставляйте комментарий, что и почему правили.
• 💸 Возврат НДФЛ — отражает возврат излишне удержанного налога сотруднику.

Излишне удержанный налог по закону возвращают в течение трёх месяцев после заявления сотрудника, а о факте переплаты работодатель сообщает работнику в течение 10 дней.

7. Отчёт 6-НДФЛ в 1С:ЗУП

Отчёт создают в Отчетность, справки → 1С-Отчетность: кнопка «Создать», вид «6-НДФЛ».

1. Выберите организацию и период — квартал, полугодие, девять месяцев или год.
2. Если есть обособленные подразделения, укажите налоговый орган — отчёт сдаётся по каждому коду ОКТМО.
3. Нажмите «Заполнить».
4. Запустите проверку контрольных соотношений и исправьте всё, что подсветилось.
5. Выгрузите или отправьте отчёт через сервис сдачи отчётности.

Сроки: за квартал, полугодие и девять месяцев — не позднее 25 числа месяца, следующего за периодом. Годовой — не позднее 25 февраля следующего года. В годовой отчёт входят справки о доходах по каждому сотруднику.

В разделе 1 налог распределяется по срокам перечисления: с 1 по 22 число и с 23 по конец месяца. Если цифры там не совпадают с уведомлениями, ищите ведомость с ошибочной датой.

Частые вопросы про НДФЛ в ЗУП