Ввод и настройка справочника «Номенклатура» в 1С 8.3

Справочник «Номенклатура» в 1С:Бухгалтерии 8.3 открывается через раздел Справочники → Товары и услуги → Номенклатура, в 1С:Управлении торговлей 11 — через НСИ и администрирование → Номенклатура. Новая позиция создаётся кнопкой Создать, минимум для сохранения — наименование, вид номенклатуры и ставка НДС.

Дальше — где что лежит, какие поля заполнять в каком порядке и как потом не ловить ошибки в проводках и остатках. Разберём ручной ввод одной карточки, настройку единиц измерения, счета учёта и загрузку товаров из Excel списком.

С чего начать: вид номенклатуры и группы

Прежде чем заводить первую карточку, решите два вопроса: какой это объект учёта (товар, услуга, работа, тара) и в какую группу он попадёт. От вида зависят счета учёта и то, попадёт ли позиция в остатки на складе.

Вид задаёт справочник «Виды номенклатуры». Для товара он подставит счёт 41.01, для материала — 10.01, для услуги склад вообще не используется. Если завести услугу с видом «Товар», программа начнёт требовать количество и формировать складские движения там, где их быть не должно.

Группы (папки) — это дерево слева в списке. Делите по смыслу учёта, а не «как красивее»: отдельно товары, отдельно материалы, отдельно услуги. Группа удобна тем, что счёт учёта и ставку НДС можно задать сразу на всю папку, а не на каждую карточку.

Заранее договоритесь о правилах наименования. Если один сотрудник пишет «Болт М8», второй — «Болт м8 оцинк.», третий — «болт M8», в базе появятся три позиции вместо одной. Самый надёжный уникальный признак — артикул: по нему легко искать и сопоставлять при загрузке, а наименование может отличаться написанием.

Перед массовым вводом проверьте, включена ли нужная аналитика — характеристики, серии, учёт по складам. Эти флажки в 1С:Бухгалтерии находятся в разделе Главное → Функциональность, на вкладке «Запасы». Включать их задним числом можно, но тогда у старых позиций аналитика останется пустой.

Как создать новую позицию номенклатуры: пошагово

Порядок ввода одной карточки в 1С:Бухгалтерии 8.3:

1. Откройте Справочники → Номенклатура и нажмите Создать.
2. В поле Вид номенклатуры выберите значение из справочника видов. Это первое, что нужно заполнить, — оно определит остальные поля.
3. Укажите Наименование — короткое, для подбора в документах. При необходимости заполните Полное наименование (оно печатается в счетах и накладных).
4. Заполните Артикул, если ведёте учёт по артикулам. По нему удобно искать позицию при подборе.
5. Выберите Единицу измерения — штука, килограмм, литр, комплект.
6. Задайте % НДС — ставку, с которой товар продаётся по умолчанию.
7. Если позиция ввозная или прослеживаемая, заполните Страну происхождения и Код ТН ВЭД.
8. Нажмите Записать и закрыть.

После записи позиция доступна для подбора в документах поступления, реализации, перемещения.

Когда позиции однотипные, не заводите каждую с нуля. Встаньте на похожую карточку и используйте команду копирования (клавиша F9 или кнопка в командной панели списка) — программа создаст новую позицию с уже заполненными видом, единицей и ставкой НДС, останется поправить наименование и артикул. Это заметно ускоряет ручной ввод десятка-другого похожих товаров.

Поле Номенклатурная группа (в 1С:Бухгалтерии) влияет на аналитику счёта 90 — по нему разворачивается выручка и себестоимость в отчёте о финансовых результатах. Если группа не нужна для анализа, оставьте одну общую.

Единицы измерения и складской учёт

В 1С:Бухгалтерии 8.3 у позиции одна единица измерения — та, в которой ведётся складской учёт. Весь приход и расход считается в ней. Если покупаете в коробках, а списываете поштучно, заводите учётную единицу «штука», а пересчёт делайте при вводе документа.

В 1С:Управлении торговлей 11 единиц несколько: одна базовая (в ней хранятся остатки) и произвольное число упаковок с коэффициентами пересчёта. Например, базовая — «штука», упаковка — «коробка» с коэффициентом 12. Тогда приход двух коробок программа пересчитает в 24 штуки на складе, а в документе можно выбрать, в чём вводить количество. Это удобно, когда товар приходит коробками, а продаётся штуками.

Складской учёт подключается флажком «Вести учёт по складам» в настройках. Пока он выключен, остатки считаются «в целом по организации» без разреза по складам. Включать имеет смысл, если складов действительно несколько и нужно видеть остаток на каждом.

Счета учёта, НДС и характеристики

Счета учёта в карточку руками обычно не вписывают — они подставляются автоматически из регистра «Счета учёта номенклатуры». Открыть его можно из списка номенклатуры командой настройки счетов учёта.

Правило подстановки работает по приоритету: сначала программа ищет настройку для конкретной позиции, затем для её группы, затем общую. Пример: для группы «Товары» задан счёт 41.01, а для одной позиции внутри неё — отдельная строка со счётом 41.11 (для розницы). Тогда вся группа пойдёт на 41.01, а эта позиция — на 41.11. Поэтому достаточно задать счета на уровне группы — все позиции внутри получат их автоматически:

• 🧾 Счёт учёта — 41.01 для товаров, 10.01 для материалов.
• 💰 Счёт доходов — 90.01.1, счёт расходов — 90.02.1.
• 📊 Счёт НДС — 90.03 для начисленного при реализации.

Ставка НДС в карточке — значение по умолчанию. В документе её можно переопределить, но если у всей категории товаров ставка одна, задайте её сразу, чтобы не править каждую строку.

Характеристики нужны, когда один товар продаётся в вариантах — размер, цвет, модель. Вместо десятка почти одинаковых карточек заводится одна, а варианты становятся характеристиками. Флажок включается в функциональности (Главное → Функциональность → Запасы). Остатки и себестоимость тогда считаются в разрезе характеристик.

Серии применяют для партий, сроков годности и прослеживаемости по номеру партии. Включать их стоит только если они реально нужны: лишняя аналитика усложняет подбор и инвентаризацию.

Для прослеживаемых и импортных товаров заполните Код ТН ВЭД и Страну происхождения — без них не сформируется отчётность по прослеживаемости и не заполнится графа ГТД в счёте-фактуре.

В торговых конфигурациях (1С:Управление торговлей, 1С:Розница) у карточки есть вкладка со штрихкодами: сюда вносят штрихкод с упаковки товара, после чего позицию можно подбирать сканером в документах и печатать этикетки с ценниками. Один товар может иметь несколько штрихкодов — по одному на каждую упаковку. В 1С:Бухгалтерии складской штрихкодный обмен не предусмотрен, поэтому вкладка штрихкодов там либо отсутствует, либо используется ограниченно.

Цену в карточку номенклатуры не вписывают — она хранится отдельно. В 1С:Бухгалтерии это справочник типов цен и документ установки цен, в 1С:Управлении торговлей — виды цен и документ «Установка цен номенклатуры». Поэтому не ищите поле «цена» в самой карточке: его там нет, и это правильно.

Загрузка номенклатуры из Excel списком

Вводить сотни позиций руками не нужно. Способ загрузки зависит от конфигурации.

В 1С:Управлении торговлей 11 загрузка встроена: в командной панели списка номенклатуры есть команда загрузки из внешнего файла. Порядок такой:

1. Подготовьте таблицу в Excel: по колонке на каждый реквизит — наименование, артикул, единица, ставка НДС. Первую строку оставьте под заголовки колонок, данные — ниже.
2. Запустите загрузку и вставьте данные из буфера или укажите файл.
3. Сопоставьте колонки файла с полями справочника — это ключевой шаг, именно здесь задаётся, что куда ложится. Колонку «Артикул» из файла свяжите с полем «Артикул», «Ед.» — с единицей измерения и так далее.
4. Проверьте предварительный результат и подтвердите создание позиций.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 встроенной массовой загрузки прямо в справочник нет. Варианты:

• 📥 Универсальная обработка загрузки данных из табличного документа — читает Excel и создаёт элементы справочника.
• 📋 Ввод через документ: в табличную часть поступления можно вставить строки из Excel копированием, новые позиции программа предложит создать на лету.
• 🔄 Синхронизация или перенос из другой базы, где справочник уже заполнен.

Главный риск любой загрузки — дубли. Если в файле наименования записаны иначе, чем в базе, программа создаст новые позиции вместо того, чтобы найти существующие. Поэтому перед загрузкой сверьте написание и по возможности сопоставляйте по артикулу, а не по наименованию.

Где номенклатура используется после ввода

Заведённая позиция сразу доступна в документах. В строке табличной части документа поступления или реализации её подбирают по наименованию или артикулу — программа отфильтрует список по мере ввода. Если включён подбор сканером и заполнены штрихкоды, позиция добавляется считыванием кода.

Чтобы убедиться, что номенклатура ведёт себя правильно, после первых документов посмотрите остатки и обороты:

• 📦 Остатки на складах — показывают количество по каждой позиции и складу. Если услуга ошибочно попала в остатки, значит, у неё неверный вид.
• 📈 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 — разворачивает товары по номенклатуре и количеству. Удобно для сверки с фактическим наличием.
• 🧮 Карточка счёта по позиции — вся история движений конкретного товара: приходы, расходы, остаток.

Если в отчётах видите дубли или «зависшие» остатки на позиции, с которой давно не работают, — это сигнал проверить справочник до закрытия периода, а не после.

Типичные ошибки при вводе номенклатуры

Ошибки, из-за которых потом «не сходятся» остатки и проводки:

• Неверный вид номенклатуры. Услуга заведена как товар — программа ждёт количество и строит складские движения. Проверяется видом в карточке.
• Пустые счета учёта. Если регистр «Счета учёта номенклатуры» не заполнен ни для позиции, ни для группы, при проведении документа появится ошибка о незаполненном счёте. Задайте счета на уровне группы.
• Дубли карточек. Одна и та же номенклатура заведена дважды — остатки размазываются по двум позициям. Лечится поиском и заменой дублей штатной обработкой, вручную объединять нельзя.
• Смена единицы после движений. Меняете единицу у позиции с остатками — количество считается в разных единицах. Единицу у «работающей» позиции не трогают.
• Не заполнена ставка НДС. В документе придётся проставлять ставку в каждой строке руками.

Частые вопросы