Сведения об образовании сотрудника в 1С: где хранить и как заполнить для Т-2

Образование сотрудника в 1С:ЗУП 3.1 вводят в карточке: Кадры → Сотрудники → откройте сотрудника → ссылка «Образование, квалификация» на панели навигации карточки. Там добавляют строку, выбирают вид образования, учебное заведение, специальность и квалификацию, указывают документ об образовании и год окончания. Эти данные попадают в личную карточку Т-2.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 отдельного места для образования нет: там хранится минимум кадровых данных для расчёта зарплаты и отчётов. Если нужна Т-2 и полноценный кадровый учёт, данные ведут в ЗУП или в «Зарплате и кадрах государственного учреждения».

Какие сведения об образовании собирать у сотрудника

Набор полей в 1С повторяет раздел 1 личной карточки Т-2. Поэтому ориентир простой: всё, что требует Т-2, должно быть в базе.

📄 Что взять из документа об образовании:

• 🎓 вид (уровень) образования — общее или профессиональное;
• 🏫 полное наименование учебного заведения;
• 📜 наименование документа, серию, номер и дату выдачи;
• 📅 год окончания;
• 🧭 специальность или направление подготовки по документу;
• 🏅 квалификацию по документу.

Отдельно в Т-2 есть послевузовское образование (аспирантура, адъюнктура, докторантура), профессиональная переподготовка и повышение квалификации. Их тоже стоит собрать сразу, чтобы не возвращаться к сотруднику второй раз.

Когда документ об образовании обязателен

По статье 65 ТК РФ документ об образовании или квалификации предъявляют при приёме, если работа требует специальных знаний или подготовки. Для остальных должностей сведения вносят со слов сотрудника или по копии, которую он принёс добровольно.

Справочники, которые нужно подготовить

Перед массовым вводом проверьте три справочника. Пустой справочник — главная причина, почему кадровик «застревает» на первом сотруднике.

Виды образования в ЗУП загружаются из встроенного классификатора: в форме выбора вида нажмите «Подобрать из классификатора» и отметьте нужные строки. Вручную коды ОКИН набирать не нужно.

Как ввести образование в 1С:ЗУП 3.1 по шагам

Порядок одинаков для нового сотрудника и для того, кто уже работает. Новому сотруднику данные можно заполнить до проведения документа «Приём на работу» — карточка уже существует.

Шаг 1. Откройте карточку

1. Перейдите в Кадры → Сотрудники.
2. Найдите сотрудника поиском по фамилии и откройте карточку двойным щелчком.
3. На панели навигации слева нажмите «Образование, квалификация».

Сведения об образовании хранятся у физического лица, а не у сотрудника. Если человек работает по основному месту и по совместительству, вносить данные дважды не нужно: они общие для обеих карточек.

Шаг 2. Добавьте строку образования

1. В таблице образования нажмите «Добавить».
2. В поле вида образования выберите значение из справочника (например, «Высшее образование — бакалавриат» или «Среднее профессиональное образование»).
3. Укажите учебное заведение. Если его нет в списке, создайте прямо из поля выбора кнопкой «Создать».
4. Заполните специальность и квалификацию — так, как написано в документе.
5. Введите реквизиты документа: наименование (диплом, аттестат, свидетельство), серию, номер, дату.
6. Укажите год окончания.
7. Нажмите «Записать и закрыть».

Шаг 3. Учёная степень, языки, профессии

В той же форме есть дополнительные блоки. Их заполняют, если сведения нужны для Т-2 или для надбавок:

• 🧪 учёная степень и учёное звание — с датой присуждения и реквизитами документа;
• 🌐 знание иностранных языков — язык и степень владения;
• 🛠 профессии — основная и другие, если они подтверждены.

Учёная степень в ЗУП может влиять на расчёт надбавки, если показатель настроен в виде начисления. Сам факт записи степени надбавку не начисляет.

Шаг 4. Проверьте личную карточку Т-2

1. Вернитесь в список Кадры → Сотрудники.
2. Выделите сотрудника и нажмите «Печать» → «Личная карточка (Т-2)».
3. Проверьте раздел 1: строки образования, коды ОКИН, документ, год окончания.

Если строка образования в Т-2 пустая — значит, не выбран вид образования. Без него программа не понимает, в какую строку формы выводить данные.

Ввод образования в «Зарплате и кадрах государственного учреждения» и в старых версиях

ЗКГУ 3

В 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3 карточка сотрудника построена так же, как в ЗУП 3.1. Путь Кадры → Сотрудники, ссылка «Образование, квалификация», те же справочники.

Для бюджетников образование важнее, чем в коммерции: от него часто зависят квалификационная категория, стаж для надбавок и соответствие профессиональному стандарту. Поэтому в ЗКГУ имеет смысл заполнять квалификацию и переподготовку аккуратно — их проверяют при аттестации.

ЗУП 2.5 и «1С:Кадры»

Редакция ЗУП 2.5 снята с поддержки и работает в старом интерфейсе. Образование там тоже хранится в данных физического лица, но меню и формы отличаются от «Такси».

Если база ещё на 2.5, правильнее перенести данные в ЗУП 3.1, а не настраивать ввод в старой редакции. Как перенос влияет на образование — ниже, в разделе про загрузку.

Образование сотрудника в 1С:Бухгалтерии 3.0

В БП 3.0 карточка сотрудника (Зарплата и кадры → Сотрудники) содержит данные для расчёта зарплаты и отчётности: ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС, гражданство, документ, адрес. Т-2 и блока образования в ней нет.

Варианты для бухгалтерии, которая ведёт кадры в БП:

Как добавить дополнительный реквизит

1. Включите флаг в Администрирование → Общие настройки → «Дополнительные реквизиты и сведения».
2. Перейдите по ссылке «Дополнительные реквизиты», выберите в списке объект, к которому относится сотрудник или физическое лицо, если он там есть.
3. Создайте реквизит, например «Образование» (тип — строка) и «Год окончания» (тип — число).
4. Новые поля появятся в карточке сотрудника на отдельной группе.

Загрузка и перенос сведений об образовании

Вручную 10 сотрудников вносятся за час. Для 300 человек нужен перенос или загрузка.

Перенос из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1

При первоначальном заполнении ЗУП 3.1 из редакции 2.5 встроенным переносом данных кадровые сведения физических лиц переходят вместе с сотрудниками. После переноса откройте 5–10 карточек выборочно и проверьте:

• ✅ вид образования заполнен, а не пустой;
• ✅ учебное заведение не задвоилось (одно и то же название с разной записью);
• ✅ год окончания и номер документа на месте.

Задвоения справочника «Учебные заведения» — самый частый результат переноса: «МГУ», «МГУ им. Ломоносова» и полное название оказываются тремя разными элементами. Их объединяют вручную, иначе отчёты по образованию будут распыляться.

Загрузка из таблицы Excel

Если сведения лежат в Excel (анкеты, выгрузка из другой системы), есть два пути:

1. Справочники — учебные заведения и специальности удобно загрузить из таблицы целиком. В списках многих справочников есть команда загрузки из файла или вставки из таблицы; если её нет — используйте обработку загрузки данных из табличного документа.
2. Строки образования по сотрудникам — стандартной кнопки массовой загрузки для них нет. Это делают внешней обработкой: программист сопоставляет сотрудника по ФИО и дате рождения (или СНИЛС) и записывает строки образования.

Как подготовить файл для загрузки

Чем чище файл, тем меньше ручной правки после. Минимальный набор колонок:

СНИЛС надёжнее ФИО: однофамильцы и смена фамилии после брака ломают сопоставление по имени.

Обмен данными об образовании с другими системами

Сведения об образовании редко живут только в кадрах. Их запрашивают HR-системы, порталы для сотрудников, системы обучения.

Синхронизация ЗУП и БП. Стандартный обмен передаёт в Бухгалтерию физических лиц, сотрудников и результаты расчёта зарплаты. Образование в БП не передаётся — там для него нет полей.

Внешние системы. Для чтения кадровых данных из ЗУП сторонней системой обычно используют стандартный интерфейс OData или веб-сервис, который пишет программист. Настройка OData находится в Администрирование → Синхронизация данных. Доступ к персональным данным через внешний интерфейс открывайте отдельному пользователю с минимальными правами.

Отчёты для выгрузки. Если интеграция разовая, проще собрать список в отчёте: в Кадры → Кадровые отчёты откройте отчёт с личными данными сотрудников, в настройках добавьте поля образования и сохраните в Excel.

Уровни образования сейчас и что это значит для 1С

Классификатор ОКИН, по которому кодируют образование в Т-2, составлен до действующего закона об образовании. Закон № 273-ФЗ установил другие уровни:

Что из этого следует для кадровика:

• 📌 у сотрудников с дипломами до 2013 года вид образования записывайте по документу — «начальное профессиональное» не переводите в новую систему самостоятельно;
• 📌 у выпускников последних лет вид выбирайте по новым уровням;
• 📌 если нужного значения нет в справочнике, подберите его из классификатора, а не создавайте вручную — так сохранится код для Т-2.

Актуальные значения видов образования приходят с обновлениями программы. Если в справочнике нет новых уровней, сначала обновите конфигурацию до актуального релиза, а уже потом заполняйте данные.

Ошибки при вводе образования, которые всплывают позже

Большинство ошибок не мешает сохранить карточку. Они проявляются через месяцы — при проверке инспекцией, аттестации или выгрузке.

Ещё одна частая ситуация — сотрудник получил второе образование, а кадровик исправил старую строку вместо добавления новой. История теряется, в Т-2 остаётся только последний диплом. Новое образование — всегда новая строка.

Частые вопросы про образование в карточке